O fechamento contábil e fiscal é um processo que garante a precisão e a organização das informações financeiras de uma empresa.
Realizado periodicamente, geralmente ao final de cada mês, trimestre ou ano, esse procedimento envolve a consolidação de dados contábeis, a análise de receitas, despesas, ativos e passivos, e a preparação de relatórios financeiros.
Para que o fechamento contábil e fiscal seja eficiente, é necessário seguir etapas bem definidas e contar com ferramentas e processos que minimizem erros e otimizem a execução.
Neste artigo, entenda o conceito de fechamento contábil e fiscal, seus principais desafios e como fazer de maneira assertiva no seu negócio. Confira!
O que é fechamento contábil?
O fechamento contábil é o processo de organizar, revisar e consolidar todas as informações financeiras de uma empresa em um período específico, geralmente mensal, trimestral ou anual.
Esse procedimento inclui a análise de receitas, despesas, ativos, passivos e contas patrimoniais para que os registros estejam corretos e completos.
Além disso, o fechamento contábil é necessário para atender às exigências fiscais e regulatórias, evitar inconsistências e embasar decisões estratégicas.
O que é fechamento fiscal?
O fechamento fiscal é o processo de consolidação e verificação de todas as informações tributárias de uma empresa em um período determinado, geralmente mensal ou anual, para garantir que os dados sejam corretos e em conformidade com a legislação vigente.
Esse processo envolve apuração de tributos, como Imposto de Renda, PIS, Cofins, ICMS e ISS, e o envio das obrigações acessórias, como SPED Fiscal, EFD Contribuições e DCTF.
O objetivo é garantir que a empresa cumpra todas as suas obrigações fiscais, evitando inconsistências que possam levar a multas ou prejuízos.
Além de ser uma obrigação legal, o fechamento fiscal apoia a saúde financeira da empresa, pois evita surpresas com tributos em atraso ou inconsistências em declarações. Empresas que realizam esse processo de forma eficiente reduzem riscos fiscais e mantêm uma boa negociação com os órgãos reguladores.
Quais são os objetivos do fechamento contábil e fiscal?
O fechamento contábil e fiscal tem como principais objetivos manter a integridade e a precisão das informações financeiras de uma corporação, oferecendo uma visão realista de sua situação econômica.
Esse processo identifica possíveis inconsistências ou erros nos registros, assegurando a conformidade com as exigências fiscais e regulatórias.
Além disso, o fechamento contábil e fiscal auxilia na elaboração de relatórios financeiros confiáveis, como balanços e demonstrações de resultados, que servem de base para decisões estratégicas e gerenciais.
Ele também facilita o acompanhamento do desempenho financeiro ao longo do tempo e ajuda a evitar problemas relacionados à gestão tributária ou à auditoria.
Qual é a importância do fechamento contábil e fiscal?
O fechamento contábil e fiscal mantém a transparência e a confiabilidade das informações financeiras de uma organização.
Ele permite que os gestores tenham acesso a dados sobre receitas, despesas e resultados, fundamentais para o planejamento estratégico e a tomada de decisões.
Além disso, assegura o cumprimento das obrigações fiscais e regulatórias, reduzindo riscos de penalidades por inconsistências ou atrasos.
A partir do fechamento contábil e fiscal, é possível avaliar a saúde financeira da organização, identificar oportunidades de melhorias e preparar relatórios que reforçam a credibilidade da empresa perante investidores, parceiros e demais stakeholders.
Os principais desafios do fechamento contábil e fiscal
O fechamento contábil e fiscal é um processo importante, pois a complexidade das operações, o cumprimento de prazos e a necessidade de organização demandam atenção e planejamento. A seguir, conheça os principais desafios desse processo.
Conciliação de dados inconsistentes
Um dos maiores desafios é lidar com informações divergentes entre diferentes sistemas ou departamentos. A falta de integração dificulta a conciliação e exige tempo adicional para identificar e corrigir erros, atrasando o fechamento.
Cumprimento de prazos rigorosos
O fechamento contábil e fiscal possui datas definidas que devem ser respeitadas. O acúmulo de tarefas, combinado com operações manuais, pode tornar o cumprimento dos prazos um desafio, afetando a rotina da equipe.
Gestão de mudanças regulatórias
As normas contábeis e fiscais estão em constante atualização, exigindo adaptação rápida. A dificuldade em acompanhar e aplicar essas mudanças pode gerar erros e até penalidades para a corporação.
Falta de automação e processos manuais
Empresas que dependem de planilhas e controles manuais estão mais suscetíveis a falhas humanas e retrabalho, o que compromete a eficiência do processo. A ausência de ferramentas automatizadas impacta a agilidade e a precisão das entregas, além de dificultar a identificação de inconsistências em tempo hábil.
Como fazer o fechamento contábil e fiscal da sua empresa?
O fechamento contábil e fiscal mantém as finanças da empresa bem organizadas e alinhadas com as exigências legais. Esse processo exige atenção aos detalhes e cumprimento de etapas que assegurem a precisão das informações contábeis e fiscais. Confira como realizá-lo:
1. Organize e revise os documentos financeiros
O primeiro passo no fechamento contábil e fiscal é organizar todos os documentos financeiros da empresa, como notas fiscais, recibos, contratos e extratos bancários. Verifique se esses documentos estão atualizados, legíveis e devidamente classificados.
Essa etapa garante que todas as informações necessárias estejam disponíveis e corretas. Revisar os dados mantém uma base sólida para as próximas fases, reduzindo o risco de erros e inconsistências.
2. Registre as transações pendentes
Após a revisão, é preciso identificar e registrar todas as transações financeiras que ainda não foram contabilizadas no sistema. Isso inclui despesas e receitas que possam ter ocorrido perto do fechamento ou que não foram registradas anteriormente.
Com isso, nenhuma movimentação relevante fique de fora, refletindo corretamente a realidade financeira do negócio. Registros ajudam a evitar lacunas nas demonstrações contábeis e contribuem para um relatório final completo e confiável.
3. Concilie contas bancárias e financeiras
A conciliação bancária verifica se os saldos registrados no sistema contábil estão alinhados com os extratos bancários corporativos. Analise cada movimentação para descobrir possíveis discrepâncias, como lançamentos duplicados ou ausentes. Resolva esses erros antes de avançar.
Essa etapa aumenta a precisão dos dados contábeis, mas também ajuda a detectar problemas financeiros, como cobranças indevidas ou entradas de receita não registradas.
4. Realize ajustes contábeis necessários
Com as informações conciliadas, é hora de aplicar os ajustes contábeis, como depreciações, amortizações e provisões. Eles são importantes para alinhar as informações às normas contábeis e refletir com precisão a situação patrimonial e financeira.
Esse cuidado assegura que os demonstrativos financeiros sejam úteis para a tomada de decisão e estejam em conformidade com as exigências legais e regulatórias aplicáveis ao setor.
5. Gere os demonstrativos financeiros
Esta é a fase da elaboração dos demonstrativos financeiros, como o balanço patrimonial e a demonstração de resultados do exercício (DRE).
Com todos os ajustes realizados e as informações organizadas, prepare relatórios que ofereçam uma visão completa da saúde financeira organizacional. Esses documentos auxiliam na análise interna e na apresentação a investidores, auditorias ou órgãos reguladores.
6. Revise e valide os dados
Antes de encerrar o fechamento contábil e fiscal, revise cuidadosamente todos os registros, ajustes e demonstrativos financeiros gerados. Certifique-se de que não há erros ou informações incompletas que possam comprometer a análise.
Valide os dados com a equipe responsável, assegurando um fechamento contábil e fiscal robusto e confiável.
Dicas de especialista
Gustavo Augusto é Group Product Manager da Sankhya e traz dicas extras para fazer o fechamento contábil e fiscal da sua empresa da melhor forma.
1. Fechamento do SPED Contábil e Fiscal
O SPED Contábil (ECD) e o SPED Fiscal (EFD ICMS/IPI e EFD-Contribuições) demandam integração precisa entre informações fiscais e contábeis.
Ponto de atenção: Revise a consistência dos dados lançados ao longo do ano para evitar divergências.
Ação recomendada: Antecipe a validação dos arquivos e utilize ferramentas de auditoria digital, como a Plataforma Kolossus, para identificar e corrigir inconsistências.
2. Apuração do lucro real e presumido
As empresas enquadradas nesses regimes precisam consolidar os dados de apuração para encerrar o exercício fiscal.
Ponto de atenção: Garantir o correto cálculo de impostos como IRPJ e CSLL.
Ação recomendada: Ajuste os valores com base em eventuais compensações fiscais e aproveite incentivos tributários vigentes.
3. Encerramento de obrigações acessórias
Obrigações como DCTF, PER/DCOMP e DIRF possuem cronogramas específicos que precisam ser seguidos rigorosamente.
Ponto de atenção: Omissões ou atrasos podem gerar multas consideráveis.
Ação recomendada: Tenha um checklist atualizado e centralize o controle dos prazos em uma ferramenta de gestão fiscal.
4. Ajustes de estoques e inventário físico
O inventário físico deve ser compatível com os registros contábeis e fiscais para evitar penalidades e ajustes tributários inesperados.
Ponto de atenção: Divergências entre estoque físico e contábil/fiscal podem impactar diretamente a apuração de impostos.
Ação recomendada: Realize um levantamento preciso e reconcilie os dados antes do fechamento.
5. Gestão e atualização de cadastros fiscais
A base cadastral fiscal, incluindo dados de clientes, fornecedores e produtos, é crucial para a precisão das apurações tributárias e para evitar erros operacionais.
Ponto de atenção: Cadastros desatualizados podem gerar inconsistências fiscais, erros em documentos eletrônicos (NF-e, CT-e) e comprometer a apuração correta de impostos.
Ação recomendada: Realize uma revisão completa dos cadastros, garantindo que códigos fiscais (NCM, CST, CFOP, entre outros) estejam atualizados e alinhados à legislação vigente. Utilize ferramentas de automação, como o Kolossus, para validar e corrigir dados de maneira ágil e confiável.
Como o ERP Sankhya facilita o fechamento contábil e fiscal?
A integração entre os sistemas ERP Sankhya e ASIS pode simplificar significativamente o fechamento contábil e fiscal, proporcionando maior agilidade e precisão no processo. Ao conectar essas plataformas, é possível automatizar a transferência de dados financeiros e fiscais.
Além disso, a integração facilita o acompanhamento em tempo real das informações, como apurações tributárias e balanços, garantindo confiabilidade aos relatórios contábeis e fiscais, permitindo um fechamento mais eficiente e seguro.
A integração completa entre os módulos fiscal e contábil permite que todas as operações sejam realizadas com base em parametrizações predefinidas, minimizando erros e inconsistências nos registros. Isso resulta em dados mais confiáveis e análises financeiras precisas.
Um dos grandes diferenciais da integração dessas soluções é a automação na avaliação de impostos sobre notas de entrada, agilizando um dos aspectos mais críticos do fechamento contábil e fiscal.
Além disso, facilita a emissão das obrigações acessórias para que as organizações estejam sempre em conformidade com as exigências fiscais.
Para negócios que utilizam contabilidade externa, a integração simplificada e automática com softwares contábeis e de escrituração fiscal assegura uma troca de informações rápida e segura.
Com esses recursos, a empresa economiza tempo e tem maior controle sobre as finanças, podendo dar maior foco a decisões estratégicas enquanto garante um fechamento contábil e fiscal eficaz e livre de complicações.
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