A gestão financeira é uma das áreas mais importantes de uma empresa. É essencial que os administradores tenham conhecimento completo e constante das despesas que ocorrem em seu negócio, de modo a saber o quanto podem investir em um período determinado, pensando na sustentabilidade futura.
Hoje, o fluxo de informações que existe em uma empresa é enorme e cada vez mais frequente. Consequentemente, é essencial que as empresas incluam algumas das soluções tecnológicas existentes, adequadas às especificidades de cada negócio, para obterem uma potencialização em seus resultados.
A falta de atualização pode gerar vários prejuízos para um negócio, principalmente quando consideramos a perda de tempo associada a retrabalhos, informações incorretas ou mesmo imprecisas.
Investir em tecnologia para a otimização dos processos é fundamental para que a rotina de uma empresa funcione de forma fluída e independente, além de trazer benefícios e facilidades para o empreendedor.
A tecnologia como aliada nas estratégias de segurança
Muitos recursos disponíveis no mercado trazem meios de proteger dados importantes de transações financeiras ou, ainda, informações particulares de um negócio. Isso é um fator determinante para as ações e os bastidores de uma empresa.
A tecnologia está mudando a maneira como as empresas operam e entregam produtos aos consumidores em muitos setores.
Temos a aferição de equipamentos de medição que possibilitam a correta detecção de substâncias tóxicas em nosso ar, equipamentos médicos que podem identificar condições de risco de vida antes que se tornem um problema ou um software de computador mais inteligente para tornar o controle de equipamentos vitais mais fácil do que nunca.
Nesse sentido, investir em tecnologia proporciona segurança nos mais diversos tipos de setores, no maior número de atividades possíveis, contribuindo para melhor atuação dos profissionais.
O Cenário anterior X Cenário atual da gestão financeira
Uma administração financeira de qualidade sempre incluiu excessos de tabelas orçamentárias, abundância de livros-caixa e de arquivos, emissão de notas fiscais em talões, entre outras séries de recursos que eram grandes aliados em tempos anteriores.
O armazenamento desse volume de informações demandava um bom espaço físico em uma empresa, já que a lei estabelece que os arquivos de um estabelecimento devem ser conservados por um período de cinco anos.
Porém, com a tecnologia cada vez mais avançada e a facilidade de acesso aos mais diversos recursos, é possível manter todas essas informações acessíveis a poucos cliques, obtendo assim um controle abrangente sobre o setor financeiro de um negócio.
O gerenciamento de um negócio inclui vários elementos, tais como:
- Gestão de inventário e pedidos;
- Contabilidade;
- Recursos humanos;
- Administração de relacionamento com clientes.
Justamente pensando em unificar toda essa rotina, surgiram diversos recursos tecnológicos que permitem um gerenciamento mais abrangente e otimizado.
Os serviços bancários são um grande exemplo de como a tecnologia evoluiu a gestão financeira de um negócio.
Anteriormente, só era possível realizar os trâmites de pagamentos ou transferências de valores através das agências bancárias, de modo que era sempre exigido a presença física do administrador no estabelecimento, demandando tempo e deslocamento.
Hoje, basicamente todos os movimentos financeiros podem ser feitos via aplicativos ou páginas online, otimizando esses processos.
Consultoria de gestão financeira
Os gerentes financeiros são responsáveis pela manutenção das finanças de uma organização. Produção de relatórios, atividades de investimento direto e desenvolvimento de estratégias e planos para as metas financeiras de curto ou longo prazo de um negócio são suas principais atribuições.
Uma consultoria financeira pode mudar os rumos de uma empresa, colaborando para que os resultados e lucros sejam maximizados. Por isso, pode trazer diferentes formas de organização e promover a adaptação de processos fundamentais para o bom funcionamento do setor, tais como:
- Confecção de demonstrações, relatórios de atividades e previsões;
- Monitoramento financeiro garantindo o cumprimento de requisitos legais;
- Supervisionar os funcionários responsáveis por relatórios financeiros e orçamento;
- Análise de relatórios financeiros e alternativas de redução de custos;
- Análise de tendências do mercado para expansão;
- Implementação de tecnologias para gestão financeira;
- Auxílio na tomada de decisões financeiras.
A consultoria financeira auxilia empresas nos mais diversos segmentos, tais como as de projeto luminotécnico ou as de produção de alimentos. Um consultor de gestão financeira pode trazer inúmeros benefícios.
Após a realização de reuniões que o tornem capaz de obter as informações mais minuciosas sobre um negócio, chega o momento de elaborar um plano financeiro ideal, para que a empresa possa colocar em prática suas responsabilidades e metas futuras relativas à área financeira.
Desse modo, um dos pontos mais urgentes é a implementação de tecnologias que facilitem a rotina de uma empresa, como a de tanque de inox, por exemplo, ou de outros produtos. Da mesma forma, o uso de softwares que agregam diferentes funcionalidades.
Outro ponto importante é a qualificação técnica dos funcionários, que aumenta a capacidade de produção e os tipos de produtos ou serviços oferecidos por uma empresa.
Construir um plano financeiro pode ajudar a preencher a lacuna entre o que a empresa deseja realizar e o que ela tornará realidade.
Um plano financeiro descreve os passos necessários para atingir os objetivos de um negócio, transformando o desejado em atingível.
Planejamento de recursos de uma empresa (ERP)
O principal e mais conhecido meio de unificar a gestão financeira de uma empresa de modo eficiente é o uso de um ERP (ERP é uma sigla para Enterprise Resource Planning, que significa “Planejamento dos recursos da empresa”).
Os ERPs são softwares que integram todos os dados e processos de uma organização em um único sistema.
Esse sistema é uma plataforma de software que integra os mais diversos departamentos de uma empresa, possibilitando automação e armazenamento de todas as informações de um negócio. Nesse sentido, o ERP fornece um fluxo ágil de informações.
Composto por módulos integrados entre si, a partir de uma base de dados, cada módulo contempla uma área da empresa e sua integração permite entender todos os processos que envolvem a operacionalidade do negócio, servindo de apoio à tomada de decisões de todos os setores.
Os ERPs são desenvolvidos de acordo com a necessidade de cada empresa, seja ela de caixas de papelão personalizadas, ou seja, ela de outros segmentos, sendo personalizados para atender a demanda de um negócio.
Automação da gestão financeira e aumento de produtividade
Além dos ERPs, outros tipos de tecnologias permitem um rápido acesso aos relatórios ou documentos importantes, aumentando a produtividade e automatizando processos.
A nuvem é uma dessas tecnologias. Funciona como um banco de dados em que se pode armazenar os mais variados tipos de arquivos e uma das suas principais vantagens é o acesso rápido em qualquer terminal com acesso à internet.
Seja em um notebook ou em um smartphone, é possível abrir um documento ou mesmo alterá-lo, conforme a necessidade.
Os aplicativos bancários também são ótimos exemplos de aumento de produtividade, permitindo que os pagamentos e outras transações financeiras sejam feitas nos mais diversos dispositivos portáteis.
Temos ainda os aplicativos de comunicação, ferramentas que ajudam na comunicação interna e externa de uma empresa, conectando funcionários durante reuniões de negócios ou mesmo promovendo maior contato com os clientes.
Esses aplicativos também são grandes responsáveis por reduzir custos com telefonia, ao mesmo tempo que oferecem maior produtividade na execução de ações de marketing de empresas de mezanino metálico ou de outros setores, e de divulgação de informações importantes entre colaboradores.
Capacitação de funcionários
Para que todas essas tecnologias e processos tornem a gestão financeira mais eficiente, é necessário investir na capacitação dos colaboradores, com palestras e treinamentos específicos, atualizando o conhecimento de atividades práticas e proporcionando maior habilidade na execução de suas competências.
Comumente, em fábricas ou indústrias, a implementação de maquinários mais específicos para elaboração de produtos, como um selo mecânico, pede um investimento em especialização para o operador do equipamento, garantindo uma produção de qualidade e sem desperdícios de materiais.
Sempre foi indiscutível que, quanto maior a capacitação de uma pessoa, maiores resultados e benefícios ela pode oferecer para um negócio.
Por isso, é fundamental que um planejamento de ações voltadas a aumentar o conhecimento dos funcionários seja realizado periodicamente, de modo a aumentar gradativamente a eficiência e os lucros de um negócio.
Tecnologia e finanças: maiores lucros e resultados
O mundo das finanças é repleto de riscos e cada pequeno erro pode custar caro para uma empresa. Além disso, os gestores financeiros estão sempre sob pressão, tanto em termos éticos quanto como em entregas de resultados.
O uso de tecnologias melhora o desempenho e pode oferecer grandes efeitos em curtos períodos. Assim, não apenas os gestores, mas as empresas na totalidade podem ser beneficiadas com os investimentos tecnológicos.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
