Desde janeiro de 2023, empresas brasileiras que não se adequaram às regras e aos encargos do eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) estão sendo penalizadas. 

As penalidades são impostas pelo Governo Federal e as multas podem variar de R$ 400,00 a R$ R$ 181.284,63. 

O Decreto eSocial (8373/2014) instituiu que os empregadores do país devem comunicar ao Governo, de forma unificada, por meio de sistema eletrônico, todas as informações pertinentes aos trabalhadores. 

No sistema do eSocial, devem ser inseridos informes como:

  • Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS);
  • Contribuições previdenciárias;
  • Vínculos empregatícios; folha de pagamento;
  • Aviso prévio; comunicações de acidente de trabalho;
  • Escriturações fiscais;
  • Entre outros. 

Para evitar problemas trabalhistas e multas, é importante saber quais encargos do eSocial e como estar em dia com as regras e as normas definidas pelo Governo Federal. 

Saiba mais sobre o que é eSocial, porque ele foi criado, o que é o DAE e como um sistema de ERP pode ajudar na conferência dos encargos do eSocial.

O que é eSocial?

Conforme dito anteriormente, o encargo eSocial é uma obrigatoriedade estipulada pelo Governo Federal e é estabelecida pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho (SEPRT) nas portarias:  nº 300, de 13/06/2019 (Portaria do Ministério da Economia) e nº 716, de 04/07/2019 (Portaria da Secretaria Especial de Previdência e Trabalho). 

O eSocial é vinculado ao Ministério da Economia por meio da Secretaria Especial de Previdência e Trabalho, que inclui:

  • Secretaria de Previdência, Secretaria de Trabalho e o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS);
  • Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil (RFB);
  • Secretaria Especial de Produtividade, Emprego e Competitividade (SEPEC);
  • Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital (SGP/SEDGG). 

Simplificando, o eSocial é um programa eletrônico vinculado à Receita Federal, ao Ministério do Trabalho, ao INSS e à Caixa Econômica Federal e que unifica de forma totalmente digital o processo de fechamento de folha.  

A previsão é que o eSocial reúna em um único banco de dados mais de 40 milhões de trabalhadores e mais de 8 milhões de empresas, além de 80 mil escritórios de contabilidade. 

Por que o eSocial foi criado?

O objetivo do encargo eSocial é agilizar e simplificar a prestação de informações relacionadas às obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, reduzindo a burocracia para as empresas e garantindo direitos aos trabalhadores. 

Além disso, o eSocial tem como foco eliminar a repetição de informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas, e aprimorar a qualidade dos dados informados. 

É importante reforçar que o encargo eSocial não muda a legislação, e tem apenas a finalidade de gerar mais controle, transparência e segurança nas informações enviadas ao Governo.

Quem precisa ter o eSocial?

O encargo eSocial é obrigatório para pequenas, médias e grandes empresas brasileiras que possuam empregados. E, para a implantação do sistema, o Ministério da Economia criou  etapas para o cumprimento da obrigação. 

Por meio da Resolução do Comitê Diretivo do eSocial nº 02/2016, publicada no dia 31/08/2016, no Diário Oficial da União, ficou estipulado que:

  • GRUPO 1 – Em 1º de janeiro de 2018, o encargo eSocial passou a ser obrigatório para empregadores e contribuintes com faturamento apurado, em 2016, superior a R$ 78 milhões. 
  • GRUPO 2 – Em 1º de julho de 2018, a obrigatoriedade foi estendida a entidades empresariais com faturamento até R$ 78 milhões e não optantes pelo Simples Nacional.
  • GRUPO 3 – A partir de janeiro de 2019, foram enquadrados empregadores optantes do Simples Nacional (exceto doméstico), produtores rurais, pessoas físicas e entidades sem fins lucrativos. 
  • GRUPO 4 – Em 21 de julho de 2021, órgãos públicos e organizações internacionais tiveram que se adequar ao sistema. 

Uma vez estipulado para todos os empregadores, o encargo eSocial determina ainda que as empresas/contribuintes que não enviarem informações dentro dos prazos definidos ou  apresentarem erros ficarão sujeitas às penalidades previstas na legislação.

Lembrando que o eSocial faz a fiscalização de forma imediata e em tempo real. 

No caso de Microempreendedor Individual (MEI), não há qualquer tipo de mudança prevista e a categoria continuará fazendo uso do SIMEI, um sistema de pagamento de tributos unificado. 

Quais são os encargos do eSocial (DAE)?

Por meio do Documento de Arrecadação do eSocial – DAE, é possível fazer o recolhimento unificado dos tributos e do FGTS referentes à folha de pagamento dos empregadores domésticos.

O DAE é calculado e criado automaticamente pelo Módulo Doméstico do eSocial e é dividido em:

  • Valores de responsabilidade do empregador;
  • Valores retidos do salário do trabalhador;
  • DAE rescisório.

Valores de responsabilidade do empregador

Como o próprio nome diz, são os valores de responsabilidade do empregador e devem seguir a seguinte tabela:

  • 8,0% de contribuição patronal previdenciária;
  • 0,8% de seguro contra acidentes do trabalho (GILRAT);
  • 8,0% de FGTS;
  • 3,2% de indenização compensatória (Multa FGTS).

 Valores retidos do salário do trabalhador

  • 7,5% a 14,0% de contribuição previdenciária;
  • Imposto sobre a Renda Pessoa Física, se incidente.

DAE rescisório

O DAE rescisório é aplicado quando os motivos de desligamento gerarem direito ao saque do FGTS. Então, o empregador deve efetuar os depósitos relativos ao FGTS no prazo do pagamento das verbas rescisórias, o que pode corresponder a 8% do mês da rescisão e aviso prévio indenizado e 3,2% referente à indenização compensatória. 

Se o motivo da rescisão for por término do contrato a termo, será gerado DAE com 8% do FGTS do mês da rescisão e não será incluído o valor de 3,2% referente à indenização compensatória.

Outros tributos como contribuição previdenciária, seguro contra acidente de trabalho e imposto de renda retido na fonte serão incluídos no DAE da folha mensal, com vencimento até o dia 7 do mês subsequente.

Como funciona a conferência de encargos do eSocial no ERP Sankhya?

O sistema eSocial auxilia na hora de registros. Por meio da Consulta Qualificação Cadastral, é possível identificar possíveis divergências associadas aos dados do colaborador. 

Assim que forem informados os dados, o sistema e-Social indica se existe diferença e onde há discrepância de informações e ainda orienta sobre os procedimentos para ajustes. 

Como o sistema eSocial trabalha com prazos, é importante que os departamentos pessoal, administrativo e contábil de uma empresa estejam atentos a datas importantes como: admissão, acidente de trabalho, desligamento e dados cadastrais e contratuais. 

Para agilizar todo o processo da contabilidade, um sistema de gestão contábil e fiscal (ERP contabilidade) potencializa a forma como a empresa cumpre as obrigações do eSocial. 

Isso acontece porque o ERP consegue fazer a automação de tarefas e relatórios, oferece segurança da informação, inteligência de dados, integração de departamentos e, consequentemente, melhoria da tomada de decisões estratégicas. 

Enquanto os sistemas eSocial e ERP automatizam dados e informações, os gestores podem dedicar mais tempo e energia buscando novos profissionais, qualificando mão de obra e, por que não, resolvendo questões de turnover, por exemplo. 

O ERP Sankhya permite que o setor de contabilidade faça a integração das informações por meio de dashboards inteligentes que oferecem a otimização na hora do cumprimento de encargos fiscais. 

O sistema ERP garante mais confiabilidade nos fechamentos contábeis e fiscais e oferece mais controle e eficiência, integrando processos de escrituração fiscal com a Receita Estadual e Federal; SPED Fiscal e Contábil; NF-e/ SAT; eSocial, entre outros. 

Também é possível fazer todo o balanço patrimonial da empresa usando o ERP Sankhya. Para saber mais, entre em contato com nosso time de especialistas e solicite um orçamento personalizado.