A Internet das Coisas tem influenciado a forma como produzimos e consumimos produtos. Cada vez mais, as empresas vêm buscando otimizar e automatizar processos. O EDI bancário, por exemplo, agiliza a folha de pagamento por meio da integração de dados.
Soluções como o EDI bancário podem gerar mais praticidade e ganho de tempo, já que a ferramenta é capaz de integrar dados internos e externos por meio de um único sistema. Dessa forma, o controle financeiro se torna mais eficiente. Mas afinal, o que é EDI Bancário?
O que é EDI?
O EDI é a sigla referente a “Electronic Data Interchange”, que, na tradução livre para o português, significa “Troca Eletrônica de Dados”, “Intercâmbio Eletrônico de Dados” ou “Conectividade”.
Na prática, o EDI é um instrumento que permite a troca de informações de forma digital e pode ser feita entre várias empresas e instituições.
Isso quer dizer que o EDI faz a ligação entre os arquivos de empresas, fornecedores, clientes e bancos. Tudo para agilizar os processos de compra, venda, pagamento, entre outros.
Existem vários tipos de EDI: EDI bancário, EDI transportes, WEB EDI, EDI TXT, entre outros. Ainda falaremos mais sobre os tipos de conectividade.
Mas, antes, é importante deixar claro que o principal objetivo do EDI é permitir uma comunicação eficiente entre os envolvidos nas operações. Assim, os arquivos são facilmente abertos, enviados, recebidos e preservados com segurança.
A conectividade também evita grande quantidade de papéis, perda de documentos, redigitação e, com isso, acelera o acesso à informação. Saiba agora como funciona o EDI e quais são os tipos.
Como funciona o EDI e quais são os tipos?
Qualquer sistema de conectividade de dados exige pelo menos energia elétrica, internet robusta e smartphones e/ou computadores. É por meio desses instrumentos que os arquivos são enviados. Portanto, é importante que a empresa se atente a essa estrutura básica para o funcionamento do EDI.
Além disso, os responsáveis ou CEOs devem conhecer e escolher as melhores opções de EDI para implantação na companhia. Conforme dito anteriormente, existem vários tipos de EDI.
Em algumas situações, as próprias empresas definem os padrões EDI. Neste caso, são chamados de “EDI homologado”. É bom lembrar que os padrões utilizados devem ser do mesmo modelo dos parceiros com quem a empresa pretende compartilhar arquivos eletronicamente.
Da mesma forma como as empresas podem criar os padrões de EDI, podem também contratar softwares de serviços online que oferecem a implantação de EDIs homologados. Ou seja, mantém o padrão estipulado, mas implanta o EDI da empresa parceira.
No setor logístico, existem dois tipos de padrão de arquivos: o XML e o Proceda. O EDI Proceda é considerado um dos modelos mais utilizados na atualidade. A ferramenta se divide em cinco tipos de mensagens ou arquivos:
- NOTFIS é o arquivo que registra os dados das notas fiscais emitidas pelo contratante.
- OCOREN é o registro das ocorrências e de status de entrega.
- CONEMB é o arquivo que lista os conhecimentos de transporte embarcados.
- DOCCOB é um tipo de documento de cobrança que a contratada apresenta ao contratante para que faça o pagamento dos serviços.
- PREFAT representa uma “pré fatura” emitida e enviada para que a contratante faça o pagamento.
Quais são os principais benefícios do EDI para o processo da empresa?
Um dos principais benefícios da conectividade é a facilitação da comunicação entre setores de uma empresa com os vários stakeholders.
Assim, funcionários, CEOs, diretores e gerentes conseguem um contato otimizado com todos os parceiros, fornecedores, clientes e consumidores, aperfeiçoando relacionamentos e negócios.
Isso acontece porque o intercâmbio eletrônico de dados aumenta a velocidade do tráfego de informações, de forma segura e rastreável.
Ainda permite agilidade nos processos, automação de tarefas, eliminação de erros e economia operacional.
E por falar em economia operacional, o EDI bancário ou financeiro é um dos mais utilizados por empresas que usam troca eletrônica de dados. Veja agora as principais vantagens dos EDIs bancários de folha de pagamento.
Principais vantagens do EDI bancário de folha de pagamento
Mais do que aperfeiçoar a comunicação, o EDI bancário ajuda no dia a dia do departamento financeiro, facilitando processos operacionais.
A ferramenta permite a automatização da área de contas a pagar e receber da empresa, nos arquivos de pagamento, saldo de contas, lançamentos e até agendamentos.
O EDI bancário ainda agiliza envio de boletos de cobrança e de pagamentos, retorno de comprovantes, compartilhamento de arquivos fiscais de transporte, extrato bancário, arrecadação, entre outros.
Por meio dessa conectividade, é possível criar um ambiente mais seguro com menor probabilidade de fraudes e vazamentos de informações.
Gestores que usam o EDI bancário têm a chance de visualizar tudo o que acontece com a saúde financeira da empresa com alguns cliques e, assim, podem direcionar tarefas.
Uma vez que o sistema garante precisão na emissão de documentos fiscais, gera arquivos e relatórios com demonstrativos de entregas mais certeiros e reduz possíveis erros.
Também podemos dizer que uma das principais vantagens do EDI bancário é que as empresas podem trocar arquivos em diversos formatos, já que o sistema tem a capacidade de entregá-los em layouts compatíveis com o destinatário.
Outra vantagem poderosa do EDI bancário é a mobilidade, já que pode ser acessado de qualquer lugar do mundo, sem a limitação física.
Por conectar os processos administrativos das empresas com os bancos, uma das vantagens do EDI bancário é a melhora da transparência de informações entre parceiros, quando ambas têm acesso aos dados de forma imediata e em tempo real.
Dessa forma, registros de extratos, recibos de pagamentos, mensagens enviadas ao banco, folha de pagamento, pagamentos de funcionários e fornecedores, entre outros, ficam registrados no EDI bancário.
Por fim, podemos apontar como vantagens dos EDIs bancários:
- Padronização da comunicação com parceiros;
- Redução do tempo gasto com tarefas operacionais;
- Maior agilidade em processos de grande escala;
- Melhora da qualidade do serviço oferecido;
- Redução de custos administrativos etc.
Em resumo, o EDI bancário tem o benefício de otimizar a rotina das gestões financeira e do departamento pessoal das empresas, acarretando na redução de custos por concentrar todos os procedimentos em um só lugar, economizando tempo dos colaboradores e utilização de outras ferramentas.
Além disso, ele promove a redução de erros nesses departamentos, uma vez que os procedimentos são reduzidos e feitos automaticamente. A falha humana não está presente e as inconsistências são apontadas em tempo real.
Como funcionam o EDI bancário de folha de pagamento no ERP?
A princípio, para que o EDI bancário de folha de pagamento funcione perfeitamente, é preciso que a empresa conecte o sistema operacional com com o do(s) banco(s). A partir daí, pode automatizar as operações.
E todas as vezes que houver necessidade de uma cobrança ou pagamento, por exemplo, o EDI gera automaticamente o documento e envia para o banco.
Depois disso, a empresa consegue monitorar o status de movimentação e recebe os comprovantes referentes às transações.
E não é só isso. Uma vez que o EDI está integrado entre empresa e banco, os gestores podem antecipar processos financeiros e importar os arquivos gerados nesses processos diretamente para o das empresas envolvidas na transação, permitindo que as mesmas conciliem e atualizem os dados da área financeira.
É importante destacar que, mesmo que a empresa contrate um sistema EDI, ele não funcionará perfeitamente sem o uso do ERP (Sistema Integrado de Gestão Empresarial). Isso acontece porque o EDI trabalha “nos bastidores do ERP”.
O EDI bancário é como um transmissor de arquivos automático, enquanto o ERP concilia, sincroniza e atualiza dados e informações da área financeira e de outras áreas.
Veja o vídeo do ERP na Prática como funciona no sistema de gestão da Sankhya:
Atualmente, os principais sistemas de EDI disponíveis no mercado já oferecem o software com a possibilidade de integração com praticamente todos os ERPs. O sistema apenas exige que os ERPs possuam um módulo de importação de dados.
Reforçamos que é importante capacitar os colaboradores para o uso do EDI bancário e, se possível, fechar parcerias com empresas que já usem o mesmo modelo de conectividade, assim reduzindo custos e tempo de implementação.
Além disso, é fundamental conhecer as opções de ERP disponíveis no mercado. O ERP Sankhya é considerado um dos melhores do país e automatiza processos em um único sistema, de forma 100% online.
No ERP Sankhya, ao admitir um colaborador, o gestor informa os dados bancários dele em seu cadastro e, paralelo a isso, no cadastro da empresa também devem estar informados os dados bancários.
Com isso, ao calcular uma folha de pagamento para os colaboradores, o usuário acessa a tela de Geração de Arquivo de Remessa, preenche os filtros necessários, visualiza os dados e valores (em tela ou exporta para Excel).
Após validar, é gerado o arquivo (uma espécie de arquivo.txt) e o usuário sobe via site ou software do banco.
Nesse momento, caso haja alguma inconsistência no layout do arquivo, o banco já retorna o erro. Mas, se estiver tudo certo, ele segue com o processo do banco e o dinheiro é creditado nas contas dos colaboradores.
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