Controle patrimonial: o que é e como fazer

O controle patrimonial é essencial para empresas de todos os portes, permitindo um gerenciamento eficiente dos ativos e recursos.

Um levantamento da ANBIMA mostrou que, no primeiro semestre de 2023, o setor de gestão de patrimônio acumulou um volume gerenciado de R$ 460,4 bilhões, registrando um aumento de 8,3% em relação ao final do ano anterior.

Os números apontam a importância da implementação do controle patrimonial para garantir o uso adequado dos recursos financeiros de uma organização.

Este processo é realizado por meio de ferramentas e procedimentos específicos, visando obter precisão e integridade das informações patrimoniais.

Hoje quero conversar com você sobre o conceito de controle patrimonial, a sua importância para a organização, como é feito e os benefícios de usar a tecnologia como aliada. Confira!

O que é controle patrimonial?

Controle patrimonial refere-se ao processo de identificação, registro e monitoramento dos bens e ativos de uma empresa ou entidade.

Isso inclui todos os itens tangíveis, como equipamentos, veículos, imóveis e estoque, bem como ativos intangíveis, como propriedade intelectual e direitos autorais.

Este processo envolve a implementação de políticas, procedimentos e sistemas para acompanhar o fluxo de bens e garantir sua conformidade com as normas contábeis e regulamentações governamentais.

Qual é a importância do controle patrimonial?

O controle patrimonial é de extrema importância para as organizações, pois permite uma gestão eficaz e segura dos ativos e recursos.

Ao manter um registro preciso e atualizado, o controle patrimonial auxilia na tomada de decisões estratégicas, na avaliação da saúde financeira da organização e na identificação de possíveis oportunidades de otimização de recursos.

Além disso, o controle patrimonial contribui para a prevenção de perdas, roubos e fraudes, assegurando a conformidade com as regras contábeis e regulamentações.

Esse processo desempenha um papel fundamental na proteção do patrimônio da empresa e na garantia de sustentabilidade e crescimento a longo prazo.

Como é feito o controle do patrimônio?

Através de procedimentos estruturados e sistemas especializados, o controle do patrimônio permite acompanhar a utilização, valorização e localização dos ativos ao longo do tempo. A seguir, entenda o passo a passo de como esse processo é feito.

Identificação e registro de ativos

O controle do patrimônio começa com a identificação e o registro de todos os ativos da empresa, sejam eles tangíveis (como equipamentos, veículos, imóveis) ou intangíveis (propriedade intelectual, direitos autorais). A cada ativo é atribuído um número de identificação único e registrado em um sistema de gestão patrimonial.

Avaliação e classificação dos ativos

Através de sistemas automatizados e integrados, é possível realizar uma avaliação detalhada dos ativos, atribuindo valores e classificações. Isso facilita o acompanhamento e a gestão ao longo do tempo, além de proporcionar uma base sólida para a tomada de decisões estratégicas.

Os ativos são avaliados quanto ao seu valor e classificados de acordo com sua natureza e finalidade. Isso pode incluir a categorização em ativos fixos, circulantes ou investimentos, bem como a determinação do valor contábil e a depreciação de ativos tangíveis.

Com uma classificação adequada, a empresa pode identificar oportunidades de otimização de recursos e melhorar a alocação de investimentos.

Monitoramento e atualização contínua

Esse processo requer um monitoramento contínuo. Isso envolve a atualização regular dos registros patrimoniais para refletir mudanças, como aquisições, vendas, transferências ou baixas de ativos. Manter os registros atualizados é essencial para garantir a precisão e a integridade das informações.

Auditorias e inventários

Para garantir a eficácia do controle patrimonial, é comum realizar auditorias periódicas e inventários físicos dos ativos. Essas atividades ajudam a verificar a precisão dos registros, as discrepâncias ou problemas e garantir a conformidade com as políticas e regulamentos internos e externos.

Auditorias também proporcionam uma oportunidade para avaliar a eficiência dos processos de controle patrimonial e implementar melhorias quando necessário.

Benefícios do uso da tecnologia para controle patrimonial

O uso da tecnologia no controle patrimonial é essencial para otimizar os processos e aumentar a eficiência. O sistema ERP é um ótimo aliado e oferece inúmeros benefícios. Confira, a seguir, alguns dos principais.

Automação de processos

Ao substituir tarefas manuais por um sistema ERP, a precisão e a agilidade na gestão de ativos são melhoradas. Além disso, a automação reduz a possibilidade de erros humanos e agiliza a atualização e monitoramento contínuo dos registros patrimoniais.

Com isso, as empresas podem economizar tempo e recursos, enquanto garantem um controle mais eficaz e transparente de patrimônio.

Internalização da gestão

Ao assumir a gestão internamente, a organização ganha maior controle sobre seus processos e dados, reduzindo a dependência de terceiros.

Isso permite uma personalização mais assertiva do sistema de controle patrimonial de acordo com as necessidades específicas do negócio, além de aumentar a segurança e confidencialidade das informações.

Ao mesmo tempo, a internalização possibilita uma resposta mais ágil às mudanças e uma maior integração com outros sistemas e processos internos.

Facilidade em gerar DRE

Com sistemas automatizados e integrados, é possível agilizar o processo de coleta de dados financeiros e contábeis necessários para a elaboração da DRE. Isso permite uma geração mais rápida e precisa do relatório, fornecendo uma visão detalhada e atualizada do desempenho financeiro da empresa.

Além disso, a tecnologia facilita a análise e a interpretação dos resultados, ajudando na tomada de decisões estratégicas para o negócio.

Planejamento tributário

Ao automatizar os processos de registro e controle de ativos, torna-se mais fácil e preciso identificar oportunidades de economia fiscal, como o aproveitamento de créditos de ICMS.

Muitas empresas desconhecem ou não aplicam a prática de que a compra de ativos imobilizados gera créditos de ICMS, os quais podem ser abatidos do recolhimento do imposto ao longo de 48 meses e distribuídos em parcelas mensais.

Este benefício é significativo, especialmente para empresas de médio e grande porte, que possuem um patrimônio considerável composto por equipamentos, imóveis, veículos e computadores.

O controle efetivo do ativo imobilizado é essencial para usufruir desse benefício, requerendo o registro de acordo com a legislação e a declaração de um livro fiscal específico, o CIAP – Controle de Crédito do ICMS do Ativo Permanente.

Com um investimento relativamente baixo em um sistema de controle patrimonial, a organização pode automatizar o processo de apuração do crédito de ICMS, gerando economia de recursos e possibilitando um planejamento tributário eficiente.

Essa abordagem permite à empresa um bom retorno financeiro com um investimento inicial modesto, facilitando a gestão patrimonial e otimizando a agilidade operacional.

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