Gerenciar o controle de locação de equipamentos é um desafio para empresas de diversos setores, especialmente aquelas que lidam com projetos intensivos, operações logísticas ou manutenção de máquinas e equipamentos.
E fazer o controle de locação de equipamentos de forma eficiente ajuda a garantir que os recursos certos estejam disponíveis no momento certo, sem exceder prazos ou comprometer o fluxo de caixa.
Isso acontece, porque o controle de locação de equipamentos consegue alinhar objetivos específicos, como: Redução de custos operacionais com manutenção e locação, evitar desperdícios e assegurar a disponibilidade de recursos.
Continue a leitura e descubra como estruturar o controle de locação de equipamentos para alcançar eficiência operacional e financeira em sua empresa.
O que é e como funciona a locação de equipamentos?
A locação de equipamentos é um serviço no qual uma empresa ou pessoa física aluga máquinas, ferramentas, ou dispositivos especializados de outra empresa por um período determinado, em troca de uma taxa ou aluguel.
Esse modelo de negócio é muito utilizado em setores como agricultura, construção civil, eventos, audiovisual, indústrias, entre outros, onde o custo de aquisição de equipamentos pode ser alto ou quando a necessidade de uso é temporária.
O processo de locação geralmente segue etapas claras, tanto para o locador (empresa que fornece os equipamentos) quanto para o locatário (quem aluga).
- Identificação da necessidade;
- Escolha do fornecedor:
- Proposta e contrato;
- Entrega e uso;
- Devolução e avaliação.
Qual é a importância do controle de locação de equipamentos para as empresas?
Conforme dito anteriormente, em um mercado competitivo, o controle de locação de equipamentos adequado é uma necessidade estratégica para assegurar a saúde financeira e operacional do negócio.
Mas não para por aí. O controle de locação de equipamentos também é importante para:
- Redução de perdas financeiras;
- Otimização do uso dos equipamentos;
- Melhoria no atendimento ao cliente;
- Planejamento de manutenção preventiva;
- Análise de desempenho e rentabilidade;
Em resumo, o controle de locação de equipamentos proporciona segurança, organização e insights valiosos para tomadas de decisão, além de melhorar a experiência dos clientes.
Vantagens do controle de locação de equipamentos
O controle de locação de equipamentos garante uma gestão eficiente dos processos e proporciona benefícios que impactam diretamente a produtividade, a satisfação dos clientes e a lucratividade do negócio.
Abaixo, destacamos as principais vantagens dessa gestão eficiente:
- Organização centralizada: Evitando confusões e perdas de dados, facilitando o gerenciamento.
- Redução de perdas e extravios: Reduzindo prejuízos financeiros causados por perdas ou danos não identificados.
- Melhoria na experiência do cliente: Aumentando a confiança e a fidelização.
- Monitoramento em tempo real: Ajudando a identificar rapidamente se um equipamento está disponível, em manutenção, alugado ou aguardando devolução.
- Otimização dos lucros: Equipamentos ociosos podem ser identificados e promovidos para locação, enquanto itens com alta demanda podem ser priorizados para novos investimentos.
- Planejamento de manutenção preventiva: Livrando de falhas inesperadas e garantindo que os itens estejam sempre em boas condições para o cliente.
- Relatórios para tomada de decisão: As informações do controle de locação de equipamentos são valiosas para a tomada de decisões estratégicas, como expansão do estoque ou revisão de preços.
- Redução de erros operacionais: Melhorando a eficiência operacional e reduzindo riscos para o negócio.
10 dicas de como fazer o controle de locação de equipamentos
Reforçamos que um bom controle de locação de equipamentos reduz erros, evita perdas financeiras e melhora a experiência dos clientes. Confira as principais dicas para implementar e otimizar esse processo em sua empresa:
1. Use um sistema de gestão especializado
Uma das maneiras mais eficazes de gerenciar o controle de locação de equipamentos é utilizar um software dedicado. Essas ferramentas ajudam a organizar informações importantes, como contratos, disponibilidade, prazos de devolução e manutenção, além de gerar relatórios automáticos.
Dica: Escolha um sistema que permita integração com outras áreas, como financeiro e logística, para melhorar a eficiência.
2. Registre todos os contratos detalhadamente
Tenha um registro completo de cada locação, incluindo:
- Dados do cliente.
- Equipamentos alugados.
- Condições do contrato (preço, prazo, manutenção).
- Status de pagamento.
Um registro detalhado evita disputas e fornece uma visão clara da operação.
3. Realize inspeções regulares nos equipamentos
Antes e depois de cada locação, faça inspeções para garantir que os equipamentos estejam em boas condições. Registre o estado de cada item para evitar conflitos com os clientes sobre possíveis danos.
Dica: Crie um checklist padronizado para verificar o estado dos equipamentos antes de cada entrega.
4. Controle os prazos de devolução
Acompanhar rigorosamente os prazos de devolução é essencial para evitar atrasos e possíveis perdas. Um sistema automatizado pode enviar lembretes para os clientes próximos ao término do contrato.
Dica: Estabeleça penalidades claras para atrasos no contrato de locação.
5. Monitore o estoque em tempo real
Mantenha um controle atualizado dos equipamentos disponíveis, em uso, em manutenção ou fora de operação. Isso evita erros na hora de aceitar novos pedidos e ajuda no planejamento de manutenção preventiva.
Ferramenta útil: Sistemas de rastreamento ou etiquetas RFID podem ajudar a localizar os equipamentos com mais rapidez.
6. Planeje a manutenção preventiva
A manutenção preventiva é uma prática indispensável no controle de locação de equipamentos. Crie um cronograma para inspecionar e reparar os itens com base no histórico de uso.
Benefício: Equipamentos em boas condições reduzem falhas durante a locação e aumentam a satisfação dos clientes.
7. Treine sua equipe
Certifique-se de que sua equipe esteja bem treinada para gerenciar o controle de locação de equipamentos. Isso inclui habilidades para lidar com contratos, inspeções e atendimento ao cliente.
Dica: Realize treinamentos regulares para acompanhar mudanças no mercado ou introdução de novas tecnologias.
8. Ofereça canais de comunicação eficientes
Garanta que os clientes tenham acesso fácil à sua empresa para esclarecer dúvidas, solicitar informações ou relatar problemas. Isso melhora o atendimento e fortalece o relacionamento com os locatários.
Exemplo: Disponibilize atendimento por e-mail, telefone ou aplicativos de mensagens.
9. Utilize relatórios para análise estratégica
Relatórios detalhados ajudam a identificar tendências de mercado, equipamentos mais demandados e períodos de alta ou baixa procura. Use essas informações para tomar decisões estratégicas, como renovar o estoque ou ajustar preços.
Dica: Estabeleça metas claras e revise periodicamente os dados para acompanhar os resultados.
10. Avalie a satisfação dos clientes
Peça feedback dos clientes após o término da locação. Isso ajuda a identificar pontos de melhoria no serviço e fortalece a relação com os clientes.
Como o ERP Sankhya auxilia na gestão de serviços e locação
O ERP Sankhya é uma solução robusta e flexível que atende às necessidades de empresas que trabalham com a gestão de serviços e locação de equipamentos.
Com funcionalidades integradas e automatizadas, o sistema ajuda a organizar processos, melhorar a eficiência operacional e garantir um atendimento de alta qualidade para os clientes.
Veja como o ERP Sankhya se destaca no controle de locação de equipamentos e na gestão de serviços:
Informações atualizadas de locações por contrato
A solução ERP Sankhya oferece uma visão completa de cada locação de equipamentos, permitindo acompanhar dados como:
- Total de equipamentos alugados.
- Localização exata dos itens.
- Período de locação.
- Outras informações relevantes do contrato.
Esses dados atualizados garantem maior controle e organização, reduzindo erros e possibilitando decisões rápidas e assertivas.
Metodologias de gerenciamento personalizadas
Com o ERP Sankhya, é possível criar modelos personalizados de gerenciamento de projetos, sejam eles internos ou externos.
O sistema permite acompanhar o andamento de cada projeto em tempo real, facilitando a gestão das tarefas e garantindo que os prazos e metas sejam cumpridos.
Benefício: Flexibilidade para adaptar o sistema às necessidades específicas de cada negócio.
Controle detalhado de serviços prestados por contrato
O ERP Sankhya possibilita monitorar todos os serviços prestados, organizados por contrato e pelas equipes envolvidas. É possível registrar:
- Atividades realizadas.
- Horas trabalhadas.
- Status de cada tarefa.
Essa funcionalidade otimiza o controle de locação de equipamentos e a gestão de equipes, garantindo que todos os serviços sejam executados com eficiência.
Acompanhamento de custos e receitas de contratos
O sistema Sankhya permite monitorar de forma integrada e automática a evolução dos custos e receitas de cada contrato. Além disso, o ERP oferece ferramentas para análises de rentabilidade, ajudando a identificar quais contratos são mais lucrativos e quais demandam ajustes.
Dica: Utilize essas análises para melhorar a alocação de recursos e aumentar a lucratividade do negócio.
Indicadores via web para ordens de serviço
Usando o ERP Sankhya, é possível acessar indicadores detalhados sobre os resultados das ordens de serviço e o desempenho dos executantes. Esses dados são acessíveis via web, proporcionando flexibilidade para gerenciar operações de qualquer lugar.
Vantagem: Monitoramento em tempo real, essencial para uma gestão ágil e estratégica.
Garantia de cumprimento de SLA
Por fim, mas não menos importante, o Sankhya ajuda a definir e monitorar os Acordos de Nível de Serviço (SLA), garantindo que os serviços sejam executados dentro do prazo estipulado e conforme contratado pelos clientes. Isso reforça a credibilidade da empresa e aumenta a satisfação dos clientes.
Benefício: Redução de atrasos e aumento da eficiência operacional.
Use a ferramenta ERP Sankhya e:
- Tenha informações atualizadas de locações de produtos por contrato, como: total de equipamentos, localização, período de locação, entre outras informações;
- Crie seus modelos de metodologias de gerenciamento e acompanhe o andamento de todos os projetos, internos ou externos;
- Controle os serviços prestados por contrato e por cada equipe envolvida, incluindo atividades, horas trabalhadas, entre outros;
- Acompanhe a evolução dos custos, e das receitas de cada um dos contratos e faça análises de rentabilidade de forma integrada e automática;
- Obtenha via web indicadores dos resultados das ordens de serviço e de seus executantes;
- Trabalhe com SLA para garantir que a sua equipe execute os serviços em tempo hábil, conforme contratado pelo cliente e muito mais.
Fale com um consultor
Se você chegou até aqui, já entendeu que a chave para o sucesso do controle de locação de equipamentos está em combinar ferramentas tecnológicas, como sistemas de gestão especializados, com boas práticas de organização e planejamento.
Com um controle adequado, sua empresa pode evitar erros, minimizar prejuízos e garantir a disponibilidade dos equipamentos quando necessário.
Além disso, monitorar contratos, prazos e a condição dos itens alugados fortalece a confiança dos clientes e aumenta a competitividade no mercado.
Invista em soluções como o ERP Sankhya que facilita o gerenciamento e assegure que sua equipe esteja preparada para lidar com as demandas do setor.
