Uma gestão financeira de qualidade é a força fundamental de uma organização que deseja, além da lucratividade, ter um controle de gastos preciso. Para evitar o uso de recursos de forma desnecessária ou desenfreada, é importante o uso de uma ferramenta que ajuda os responsáveis do setor: o controle de alçadas.

Ele possibilita uma melhor organização das finanças da empresa, ajuda a evitar gastos sem necessidade ou que ultrapassem o limite dos recursos disponíveis e a manter o equilíbrio das contas com um gerenciamento efetivo.

Neste artigo, explicamos o conceito de controle de alçadas, a importância e os benefícios de utilizar essa ferramenta na organização e como usá-la no sistema ERP para otimizar as atividades da empresa. Confira!

O que é controle de alçadas?

O controle de alçadas é uma ferramenta estratégica que ajuda a empresa a evitar gastos excessivos e desnecessários na organização. O gestor responsável determina os limites financeiros a serem usados, garantindo organização na gestão de compras e cuidado com as finanças.

Em resumo, a alçada de aprovação controla os gastos corporativos, garantindo que os recursos sejam usados de acordo com o que está no planejamento e nas estratégias da empresa, fazendo uma ação preventiva de limites das despesas.

Alçada, que significa limite, pode vir acompanhada de outras palavras como controle de alçadas ou alçada de aprovação. Ambas focam na gestão de gastos de capital em qualquer situação empresarial.

O controle de alçadas também ajuda os gestores nas tomadas de decisões específicas de seus setores, evitando problemas e erros com a gestão financeira de cada área da empresa. 

 “Cuidado com as pequenas despesas. Um pequeno vazamento afundará um grande navio”, essa frase do pensador norte-americano Benjamin Franklin (1706 – 1790) diz muito sobre como uma empresa controla suas finanças. Por isso, é importante uma regulamentação das despesas corporativas através de uma ferramenta adequada.

Segundo pesquisa realizada pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), a chamada taxa de sobrevivência de uma organização vai diminuindo com o tempo. Antes mesmo de todo o caos empresarial devido à pandemia, o número de empresas que não sobreviveram até completarem uma década era grande: 80%.

Essa alta porcentagem diz muito sobre a saúde financeira dos negócios e como ela é conduzida pelos gestores. É sempre interessante que exista um profissional geral (do setor financeiro), além dos gestores de cada setor, para participar da aprovação ou não dos recursos.

Esse profissional deve ser capacitado para entender de todo o controle sobre o ativo da empresa e, dessa forma, ter propriedade para avaliar se os gastos são ou não possíveis. Bem implementado, esse controle garante um excelente gerenciamento das finanças tanto por setores quanto em geral.

Por que é importante fazer o controle de alçadas?

O controle de alçadas ajuda a gerenciar os recursos disponíveis para gastos na empresa, mantendo a organização financeira dos negócios e, consequentemente, o aumento e a melhoria dos lucros.

O alinhamento financeiro é uma das estratégias mais necessárias para manter o equilíbrio de uma organização. Se ocorrer de forma desordenada e errada, as chances de prejuízos em orçamentos com limites extrapolados e compras indevidas são grandes. 

A alçada de aprovação faz parte de um planejamento eficaz para a gestão financeira: melhora a qualidade e a produtividade na execução das atividades burocráticas e gerencia os recursos de maneira correta.

Outro ponto importante no controle de alçadas é a análise que os gestores responsáveis conseguem fazer de cada setor em específico, tendo informações de como cada um está, usando os recursos e mantendo a estratégia organizacional sem ultrapassar limites.

O controle de alçadas é positivo para a política interna e externa da organização e principalmente para o desenvolvimento dela. Com a alçada de aprovação estruturada, é possível: 

  • Reduzir riscos com erros e falhas nos valores de pagamentos;
  • Facilitar todas as situações que envolvam a gestão financeira da empresa;
  • Evitar que grandes quantias de dinheiro sejam gastas indevidamente;
  • Diminuir erros em qualquer atividade burocrática com o uso de softwares como aliados na gestão financeira (dados disponibilizados corretamente).

Para montar um controle de alçadas eficiente, existem alguns processos necessários para que essa ferramenta de gestão financeira atenda as especificidades da empresa:

  • Elaborar um fluxograma; 
  • Construir um workflow;
  • Planejar a composição da equipe com base na quantidade de demandas;
  • Seguir o compliance em todos os setores e momentos dos negócios;
  • Investir em tecnologia de qualidade como aliada nos processos.

Quais são os benefícios de controlar alçada?

Um controle de alçadas bem estruturado oferece grandes diferenciais à organização, como destaque no mercado a partir de uma gestão financeira de qualidade. 

Bem aplicada, a alçada de aprovação gera uma maior qualidade tanto na produção quanto em toda a administração da empresa, satisfação do cliente, lucratividade e outros inúmeros benefícios. Confira alguns a seguir.

Melhora a eficiência nas atividades

Com o controle de alçadas, cada gestor saberá exatamente o que pode fazer com as finanças do setor e, assim, utilizar de forma correta os recursos com melhores tomadas de decisões. Isso ajuda a diminuir as chances de más escolhas e processos falhos.

O uso de um sistema que facilite os processos otimiza a execução das atividades e, dessa forma, gera mais eficiência nos processos rotineiros que, manualmente, são mais demorados e correm mais riscos de erros.

Controla gastos

Toda empresa precisa de um controle na gestão financeira para evitar ultrapassar os limites. Com a alçada de aprovação, os gestores responsáveis conseguem ter um norte de qual é o orçamento previsto e, assim, avaliar de qual forma é melhor usar os recursos.

Prejuízos financeiros acontecem e, por isso, o controle de alçadas é essencial para evitar impactos negativos e manter os números sempre positivos e alinhados com os planejamentos propostos.

Previne fraudes

Fraudes podem ser muito comuns em uma organização se não existir um controle financeiro rigoroso. Com a alçada de aprovação, os gestores responsáveis conseguem de forma precisa obter todos os dados das finanças da empresa, além de identificar irregularidades e preveni-las.

Essa ferramenta ajuda a evitar os gastos que estão fora da política interna da empresa e detectar fraudes de forma prática e rápida. Uma superfaturação em compras, por exemplo, é identificada com facilidade.

Otimiza processos 

A tecnologia é uma grande aliada das organizações que desejam otimizar as atividades, principalmente as que dispõem de muitas informações. Com um software de qualidade, é possível ter uma alçada de aprovação precisa e com informações em tempo real.

Erros que são comuns quando feitos de forma manual, como compras com valores errados ou aprovação de gastos indevidos, são minimizados com o uso de um sistema especializado.

Como funciona o controle de alçadas no ERP?

No ERP Sankhya, o controle de alçadas possibilita uma gestão mais precisa e completa dos recursos para os gestores responsáveis. O sistema possibilita configurar as alçadas de liberações em qualquer operação executada.

Para um controle seguro do sistema, o responsável pode ativar notificações para ser informado sempre que uma solicitação for feita. Essa notificação aparece na tela da central de compras e o gestor pode ou não liberar. É uma forma prática e segura de controlar a gestão de compras da organização e todas as outras atividades financeiras.

O controle de alçadas do ERP Sankhya fornece todas as informações necessárias sobre os pedidos de compras. Quando são liberados pelos gestores, os processos seguintes são feitos de forma dinâmica e segura, como:

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