Quando se trata da gestão tributária no regime do Simples Nacional, o PGDAS-D está entre os documentos mais cruciais, e também entre os mais suscetíveis a erros que podem custar caro.
O Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório (PGDAS-D) é responsável pela apuração mensal dos tributos de micro e pequenas empresas optantes pelo Simples. E embora esse processo faça parte da rotina de contadores e profissionais fiscais, a verdade é que muitos ainda enfrentam dúvidas quanto ao preenchimento correto, prazos e penalidades envolvidas.
Neste artigo, vamos esclarecer todos esses pontos de forma estratégica, para que você, profissional da área fiscal ou financeira, possa garantir total conformidade legal, reduzir riscos de sanções e otimizar a rotina tributária da empresa.
O que é o PGDAS-D?
O PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório) é o sistema oficial disponibilizado pelo governo federal para que empresas optantes pelo Simples Nacional realizem a apuração mensal de seus tributos.
Sua principal função é substituir os antigos livros fiscais e centralizar o cálculo dos impostos devidos, com base em informações fundamentais, como:
- Receita bruta segregada por atividade econômica;
- Percentuais aplicáveis conforme os anexos do Simples Nacional;
- Distribuição dos tributos entre União, Estados e Municípios.
Ao final do preenchimento, o sistema gera o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), que corresponde ao boleto para pagamento dos tributos apurados no período.
O correto preenchimento do PGDAS-D é fundamental para evitar autuações, multas e inconsistências fiscais que podem comprometer a regularidade da empresa junto ao Fisco.
Quem é obrigado a declarar o PGDAS-D?
Toda empresa optante pelo regime do Simples Nacional deve entregar mensalmente a declaração por meio do PGDAS-D, mesmo que não tenha havido faturamento no período.
A obrigatoriedade se aplica a:
- Microempresas (ME)
- Empresas de Pequeno Porte (EPP)
- Empresas em início de atividade que já tenham optado pelo Simples Nacional
É importante destacar que, mesmo em meses sem movimentação, a declaração deve ser feita com o valor de receita zerado. A omissão desse envio pode gerar penalidades, multas e até a perda de benefícios fiscais, além de comprometer a regularidade da empresa perante os órgãos de fiscalização.
Como consultar o PGDAS-D?
A consulta ao PGDAS-D pode ser realizada diretamente no Portal do Simples Nacional, utilizando um certificado digital ou código de acesso. O processo é simples e permite verificar todas as declarações transmitidas, receitas informadas e valores apurados.
Siga o passo a passo:
- Acesse o site oficial do Simples Nacional
- Clique na opção “PGDAS-D e Defis”
- Informe os dados de autenticação (certificado digital ou código de acesso)
- No menu, selecione “Consulta” para visualizar o histórico de declarações
Essa funcionalidade é especialmente útil para auditorias internas, revisões periódicas e para garantir o cumprimento das obrigações acessórias. Além disso, é uma ferramenta essencial para equipes de compliance fiscal, que precisam de visibilidade e controle sobre a regularidade tributária da empresa.
Qual o prazo para entrega do PGDAS-D?
A declaração do PGDAS-D deve ser transmitida até o dia 20 de cada mês, sempre referente à receita do mês anterior. Caso essa data caia em fim de semana ou feriado, o prazo é antecipado para o dia útil imediatamente anterior.
Essa é uma das obrigações mais importantes do regime do Simples Nacional. O não envio dentro do prazo pode resultar em:
- Multas automáticas por atraso
- Impedimento para emissão de certidões negativas
- Restrições na participação em licitações e contratações públicas
Por isso, o controle desse cronograma deve fazer parte da rotina fiscal da empresa, especialmente para contadores, gestores e equipes responsáveis pela conformidade tributária.
Qual o valor da multa do PGDAS-D em atraso?
O envio do PGDAS-D fora do prazo gera uma multa automática de R$ 50,00 por declaração, que pode chegar a até 20% do valor dos tributos declarados, limitada a R$ 20 mil. O valor é atualizado pela taxa Selic e cobrado por meio de notificação de lançamento.
Mais do que um custo financeiro, o atraso representa um risco significativo à regularidade da empresa. A falta de envio pode levar à exclusão do Simples Nacional, comprometendo o regime tributário diferenciado e impactando diretamente a competitividade e a sustentabilidade do negócio.
Manter o PGDAS-D em dia é uma medida essencial de prevenção, tanto para evitar penalidades quanto para garantir a continuidade da empresa no regime simplificado.
Como emitir o PGDAS-D: passo a passo
Para garantir o preenchimento correto do PGDAS-D e a geração do DAS, siga este passo a passo:
- Acesse o portal do Simples Nacional
Entre no site oficial e clique em “PGDAS-D e Defis”. Utilize o certificado digital ou código de acesso. - Escolha o período de apuração
Indique o mês e o ano da competência a ser declarada. - Informe as receitas do mês
Detalhe a receita bruta de acordo com a atividade (comércio, indústria ou serviço) e segregue por anexo do Simples, quando necessário. - Preencha os dados de ICMS-ST e ISS retido
Informe valores de substituição tributária e retenções, quando houver. - Verifique os percentuais de repartição tributária
O próprio sistema calcula os tributos devidos com base nas receitas e atividades. - Revise os dados e envie a declaração
Antes de transmitir, valide todas as informações. Isso evita erros e retrabalho. - Gere e imprima o DAS
Após o envio, o sistema permite a emissão do DAS para pagamento.
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O PGDAS-D é apenas uma entre diversas obrigações acessórias que fazem parte da rotina de empresas enquadradas no Simples Nacional. Quando há grande volume de dados, múltiplas filiais ou uma operação complexa, a gestão tributária pode facilmente se tornar um gargalo, especialmente para equipes que precisam garantir agilidade, precisão e conformidade.
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Além disso, a automatização das obrigações acessórias contribui para um planejamento tributário mais estruturado, permitindo identificar oportunidades de economia fiscal e melhorar o controle sobre a carga tributária da empresa.
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