Como fazer o controle de alçadas no ERP

Garantir o controle de alçadas de aprovação no ERP é essencial no dia a dia das organizações. E é inacreditável (e até desesperador às vezes) que muitas empresas grandes ainda façam controle de alçadas de forma arcaica, por e-mail, na base da confiança e até mesmo no papel, o que não é nada seguro nem funcional.

A indignação é porque existem métodos muito simples para fazer com que o controle de alçadas seja um processo inteligente, rápido, transparente, mobile e rastreável. Dessa forma, é possível inclusive evitar fraudes dentro da empresa. Então, vamos falar sobre como fazer esse controle de alçadas? Acompanhe este artigo para ficar por dentro.

Antes de tudo, o que é controle de alçadas?

O controle de alçadas é um mecanismo fundamental em sistemas empresariais, como o ERP, que visa gerenciar e regular o acesso hierárquico às funcionalidades e às informações dentro de uma organização.

Ele estabelece níveis de autorização, determinando quem tem permissão para realizar ações específicas ou acessar certos dados. Essa prática contribui para garantir a segurança da informação, prevenindo o uso não autorizado e protegendo dados críticos.

Isso é essencial para manter a integridade das operações e a conformidade com políticas internas e regulamentações externas. Ao atribuir responsabilidades de forma estruturada, o controle de alçadas evita a concentração excessiva de poder, promove a transparência nas tomadas de decisão e mitiga riscos relacionados à má utilização de dados.

Por que o controle de alçadas é tão importante?

O controle de alçadas contribui para a eficiência operacional ao delinear responsabilidades de acordo com a estrutura organizacional.

Ao distribuir de forma adequada as permissões de acesso, evita-se a sobrecarga de decisões em um único ponto, promovendo uma tomada de decisão ágil e alinhada com as políticas estabelecidas.

Dessa forma, a importância do controle de alçadas vai além da segurança da informação, estendendo-se à promoção de práticas organizacionais eficazes e ao fortalecimento da governança corporativa.

Como fazer o controle de alçadas no ERP?

Garantir um controle eficaz de alçadas no ERP é essencial para a gestão segura e eficiente das operações. Para fazer com sucesso, é importante ter atenção em alguns pontos que listamos a seguir.

Dashboards

Os dashboards no ERP permitem que os administradores visualizem e ajustem facilmente as configurações de autorização, oferecendo uma visão ampla das permissões de cada usuário.

A partir do dashboard, é possível atribuir e modificar níveis de acesso, garantindo que cada colaborador tenha apenas as autorizações necessárias para desempenhar suas funções específicas.

A interface viabiliza uma análise rápida e eficiente das configurações de alçadas, facilitando auditorias internas e assegurando a conformidade com políticas internas e regulamentações externas.

Ao utilizar dashboards de maneira estratégica, as organizações podem aprimorar a eficácia do controle de alçadas no ERP, simplificando a administração e promovendo uma gestão mais ágil e responsiva.

Baseado em processos

Implantar o controle de alçadas no ERP baseado em processos implica alinhar as autorizações de acesso aos fluxos de trabalho e às responsabilidades organizacionais. É fundamental analisar, compreender e identificar os pontos importantes em que decisões e acesso a informações são indispensáveis.

A configuração do ERP pode ser ajustada para espelhar esses processos, associando distintos níveis de alçadas a cada fase, de acordo com as funções e as responsabilidades dos colaboradores.

Ao integrar diretamente o controle de alçadas aos processos, as organizações conseguem personalizar de forma mais precisa as permissões, garantindo que cada usuário esteja autorizado a realizar apenas as ações pertinentes às suas responsabilidades.

Aprovação ou reprovação instantânea

Nesse modelo, as decisões de aprovar ou reprovar são tomadas em tempo real, geralmente por meio de fluxos de trabalho automatizados. Isso permite que as organizações estabeleçam regras claras e predefinidas, vinculadas a diferentes níveis de alçadas, de modo a agilizar o processo decisório.

A aprovação ou reprovação instantânea no ERP não apenas reduz o tempo necessário para obtenção de autorizações, mas também promove a transparência e a rastreabilidade nas operações. Os usuários podem acompanhar o status das suas solicitações enquanto os gestores têm visibilidade imediata sobre as decisões tomadas.

Mobile

Com a integração de funcionalidades específicas para dispositivos móveis no ERP, os usuários podem acessar e gerenciar as alçadas de forma remota, a qualquer momento e em qualquer lugar.

Isso não apenas agiliza o processo de aprovação, mas também permite que gestores e colaboradores tomem decisões em tempo real, contribuindo para a eficiência operacional. Além disso, a abordagem móvel para o controle de alçadas no ERP oferece uma experiência intuitiva e simplificada.

Interfaces adaptadas para dispositivos móveis proporcionam uma navegação prática, facilitando a visualização e a aprovação de solicitações de autorização.

Essa acessibilidade atende à crescente demanda por mobilidade no ambiente de trabalho e aprimora a capacidade de resposta, garantindo que as decisões relacionadas às alçadas possam ser tomadas de maneira eficaz, independentemente da localização física.

Online

Ao adotar uma abordagem online, os usuários podem acessar o sistema ERP por meio de navegadores da web, independentemente da localização física, desde que tenham uma conexão à internet.

Isso viabiliza a aprovação ou reprovação de solicitações de alçadas de maneira rápida e eficiente, contribuindo para a agilidade nas operações empresariais.

A interface online no ERP simplifica o processo de gerenciamento de autorizações, mas também permite que os colaboradores visualizem e monitorem o status das suas solicitações em tempo real.

Quer conferir exemplos de como fazer na prática o controle de alçadas no ERP? Confira o vídeo que gravei sobre o assunto para o nosso canal do YouTube, Mestre do ERP.

ERP Sankhya para Controle de Alçadas

O ERP Sankhya oferece uma gestão mais precisa e abrangente dos recursos por meio do controle de alçadas, possibilitando aos gestores configurar níveis de autorização para diversas operações.

Essa flexibilidade permite a personalização das alçadas de liberações conforme as necessidades específicas da empresa.

Para assegurar um controle ainda mais seguro do sistema, os responsáveis podem ativar notificações que informam sobre cada solicitação realizada. Essas notificações são exibidas na tela da central de compras, permitindo que o gestor analise e decida se deve ou não conceder a autorização. Essa prática facilita não apenas o controle da gestão de compras, mas abrange todas as demais atividades financeiras da organização.

O controle de alçadas do ERP Sankhya fornece todas as informações necessárias sobre os pedidos de compras. Quando são liberados pelos gestores, os processos seguintes são feitos de forma dinâmica e segura, como: