De acordo com um estudo da Deloitte, as empresas que implementam práticas avançadas de gestão de compras podem reduzir seus custos em até 12%, aumentando significativamente sua margem de lucro.
Além disso, a gestão de compras eficaz não só controla custos, mas também melhora a qualidade dos produtos, otimiza processos e fortalece as relações com fornecedores.
A gestão de compras é indispensável para empresas que desejam alcançar o sucesso, conquistar e fidelizar clientes. Por meio de estratégias consolidadas, é possível evitar o risco de haver falta ou excesso de itens comprados, o que prejudica as finanças dos negócios.
Neste artigo, explicamos o conceito de gestão de compras, a importância desse setor na organização e oferecemos dicas práticas para otimizar os processos e entender os benefícios dessa prática essencial para a competitividade empresarial. Confira!
O que é gestão de compras?
Resumidamente, gestão de compras é um processo estratégico dentro de uma organização que envolve a aquisição de bens e serviços necessários para as operações da empresa.
Esse processo vai além da simples compra de produtos, incluindo a gestão de fornecedores, negociação de contratos, controle de custos, avaliação de desempenho dos fornecedores e garantia de que os materiais adquiridos atendam aos padrões de qualidade exigidos.
Em resumo, a gestão de compras é todo o planejamento dos processos de compras que a empresa precisa fazer, utilizando fatores que são importantes e que permitem uma gestão mais eficiente, como:
- Fazer programações de compras para períodos específicos;
- Identificar as reais necessidades de compra;
- Fazer negociações;
- Evitar falta ou excesso de produtos em estoque;
- Comprar apenas a quantidade necessária;
- Ter fornecedores de qualidade como parceiros.
Uma boa gestão de compras faz com que todos os outros setores da empresa que estão ligados às vendas consigam manter equilíbrio e sintonia, funcionando de forma alinhada, sem falhas e com um alto padrão de qualidade.
Qual é a diferença entre compras e suprimentos?
A diferença entre compras e suprimentos reside principalmente nas funções específicas e no escopo das atividades envolvidas em cada área, embora ambas estejam interligadas e sejam importantes para a eficiência operacional de uma organização. Compreenda essas diferenças.
Compras
Refere-se ao processo específico de aquisição de bens e serviços necessários para a operação de uma empresa. Envolve uma série de atividades que incluem:
- Identificação de necessidades: Determinar o que precisa ser comprado, em que quantidade e quando.
- Pesquisa de fornecedores: Localizar e avaliar fornecedores potenciais que possam fornecer os bens ou serviços necessários.
- Solicitação de cotações: Obter propostas e orçamentos de fornecedores para comparar preços e condições.
- Negociação: Discutir e acordar os termos de compra, incluindo preços, prazos de entrega, condições de pagamento e garantias.
- Emissão de pedidos: Formalizar a compra por meio de pedidos de compra ou contratos.
- Recebimento e inspeção: Garantir que os produtos recebidos atendam às especificações e padrões de qualidade estabelecidos.
A gestão de compras, portanto, foca na transação e na obtenção de bens e serviços necessários de maneira eficiente e econômica.
Suprimentos
Por outro lado, os suprimentos tem um escopo mais amplo e abrange toda a cadeia de abastecimento, desde a aquisição até a gestão do estoque e a distribuição dos materiais dentro da empresa. Inclui:
- Planejamento de necessidades: Antecipar e planejar a demanda de materiais com base em previsões de produção e consumo.
- Gestão de inventário: Controlar os níveis de estoque para garantir a disponibilidade de materiais, evitando excessos ou faltas.
- Armazenamento: Garantir que os materiais sejam armazenados de forma adequada, segura e eficiente.
- Distribuição interna: Gerenciar a movimentação dos materiais dentro da empresa para os locais onde são necessários.
- Coordenação com outros departamentos: Trabalhar em estreita colaboração com os departamentos de produção, vendas e logística para garantir um fluxo contínuo de materiais.
Por fim, enquanto compras se concentra nas atividades específicas de aquisição, suprimentos engloba toda a cadeia de abastecimento, desde a previsão de necessidades até a entrega final dos materiais dentro da organização.
Objetivo e responsabilidades da gestão de compras
A função primordial da gestão de compras é administrar todas as etapas da cadeia de suprimentos ligada ao coração dos negócios, ou seja, os produtos. A má gestão desse setor pode acarretar problemas financeiros, de relacionamento com o cliente e, consequentemente, de lucratividade.
Portanto, a gestão de compras é uma função estratégica e essencial dentro de qualquer organização, com o objetivo principal de adquirir bens e serviços necessários para a operação da empresa de forma eficiente e econômica.
Isso significa obter o melhor equilíbrio entre custo, qualidade, quantidade e prazo de entrega, além de manter boas relações com os fornecedores e garantir a continuidade do abastecimento.
Em outras palavras, a gestão de compras visa otimizar os recursos financeiros da empresa ao mesmo tempo que sustenta a produção e as operações diárias.
Além desse objetivo central, a gestão de compras abrange uma série de responsabilidades que garantem a eficácia e a competitividade da empresa no mercado. Entenda quais são.
- Planejamento de compras: Esse planejamento é fundamental para evitar excessos ou faltas de materiais, garantindo uma operação contínua.
- Seleção e avaliação de fornecedores: A gestão de compras deve garantir que os fornecedores sejam capazes de fornecer produtos de alta qualidade, a preços competitivos, e dentro dos prazos estabelecidos.
- Negociação de contratos: Também é papel da gestão de compras assegurar que os contratos sejam vantajosos para a empresa, reduzindo custos e mitigando riscos.
- Gestão de relacionamentos com fornecedores: Manter boas relações com os fornecedores é base para garantir um fornecimento contínuo e de qualidade.
- Controle de custos: Isso é alcançado através da negociação eficaz, da busca por melhores alternativas e da implementação de práticas eficientes de compras.
- Gestão de estoques: A gestão de compras deve trabalhar em conjunto com a gestão de estoques para garantir que os materiais estejam disponíveis quando necessários, sem que haja excesso de inventário.
- Conformidade e qualidade: Assegurar que todos os materiais e serviços adquiridos atendam aos padrões de qualidade e conformidade regulatória é uma responsabilidade crítica.
- Análise e relatórios: A análise de dados e a geração de relatórios são essenciais para monitorar o desempenho das compras.
Cada uma dessas responsabilidades desempenha um papel vital na realização do principal objetivo da gestão de compras. Juntas, elas garantem que a empresa possa operar de maneira eficiente, minimizando custos e maximizando a qualidade e a disponibilidade dos materiais.
Qual é a importância da gestão de compras para as empresas?
Muitas vezes, os setores específicos não fazem uma gestão de compras que atenda exatamente às necessidades da empresa. Gastam além do que é planejado ou investem em insumos ou produtos em excesso, que não têm boa saída, e isso acarreta desperdícios e problemas financeiros.
As compras influenciam diretamente nas vendas e, principalmente, na relação com o cliente final. É através da fidelidade dos consumidores e do destaque no mercado pela qualidade e eficiência no serviço que a empresa consegue o crescimento desejado e os lucros.
Com uma gestão de compras alinhada com os objetivos, a empresa consegue otimizar processos, melhorar a produção e aprimorar a qualidade dos produtos, com tomadas de decisões baseadas na organização do planejamento e que atendam aos requisitos procurados pelos clientes, que estão cada vez mais exigentes.
Conforme dito anteriormente, a gestão de compras não se limita às compras e afeta outras áreas e departamentos. Aqui estão algumas razões que destacam a importância da gestão de compras nas empresas:
- Redução de custos;
- Melhoria da gestão da qualidade;
- Maior eficiência operacional;
- Aperfeiçoamento da gestão de estoques;
- Refinamento da gestão de fornecedores;
- Evolução do gerenciamento de riscos;
- Fomento da sustentabilidade empresarial;
- Avanço da competitividade no mercado, entre outras.
Ao reduzir custos, melhorar a qualidade, assegurar a eficiência operacional, entre outros, a empresa passa a oferecer produtos e serviços superiores a preços competitivos, atraindo mais clientes, fidelizando os existentes, promovendo o crescimento e a sustentabilidade a longo prazo.
10 dicas de como otimizar os processos da gestão de compras
Independentemente do segmento que a organização atua, a tríade compras, estoque e vendas precisa estar em total sintonia para que o planejamento estratégico dos negócios flua.
A gestão de compras exige organização e planejamento preciso. Por isso, é importante estar em dia com vários fatores que estão envolvidos diretamente com as compras.
Integrar informações entre setores na hora de fazer uma gestão de compras facilita as tomadas de decisões e possibilita aos gestores fazerem todas as etapas, até a finalização da compra, de forma efetiva. Algumas dicas são essenciais para que as ações desse setor sejam precisas.
1. Realize análises de dados
Coletar e analisar dados sobre o desempenho dos fornecedores, custos, prazos de entrega e qualidade dos produtos pode identificar áreas de melhoria e oportunidades de economia.
Além disso, previsões de demanda baseadas em dados históricos ajudam a planejar as compras de maneira mais precisa.
2. Desenvolva relacionamentos com fornecedores
Estabeleça parcerias de longo prazo baseadas na confiança mútua e na comunicação aberta. Fornecedores bem-relacionados podem oferecer melhores condições de pagamento, prazos de entrega mais flexíveis e acesso a inovações e novas tecnologias.
3. Negocie de forma estratégica
Ao negociar com fornecedores, busque não apenas o menor preço, mas também condições que agreguem valor, como prazos de pagamento mais vantajosos, garantias de qualidade e suporte técnico.
Utilize dados e análises para fortalecer sua posição de negociação e obter acordos mais favoráveis.
4. Planeje e controle o inventário
Implementar práticas como Just-in-Time (JIT) pode reduzir os custos de armazenagem e minimizar o capital parado em estoque. Realize auditorias regulares de inventário e utilize sistemas de controle de estoque para monitorar os níveis e evitar rupturas ou excessos.
5. Padronize processos e documentação
Desenvolva políticas e procedimentos claros para todas as etapas do processo de compra, desde a solicitação até a recepção e inspeção dos materiais. Isso garante que todos os envolvidos sigam as mesmas diretrizes e reduz a ocorrência de erros.
6. Capacite a equipe
Proporcione treinamentos regulares sobre melhores práticas, novas tecnologias e habilidades de negociação. Uma equipe bem treinada é capaz de tomar decisões mais informadas e contribuir de maneira significativa para a eficiência da gestão de compras.
7. Realize auditorias e avaliações regulares
Realizar auditorias e avaliações regulares dos processos de compras permite identificar áreas de melhoria e garantir a conformidade com as políticas e procedimentos estabelecidos.
Avalie o desempenho dos fornecedores, a eficácia das negociações e a precisão das previsões de demanda. Utilize os resultados dessas auditorias para implementar melhorias contínuas.
8. Implemente indicadores de desempenho
Estabelecer indicadores de desempenho (KPIs) para a gestão de compras ajuda a monitorar e avaliar a eficiência dos processos. KPIs comuns incluem tempo de ciclo de compra, custo por pedido, nível de serviço dos fornecedores e acuracidade das previsões.
Acompanhar esses indicadores permite identificar tendências e tomar medidas corretivas quando necessário.
9. Fomente a colaboração interdepartamental
Promova a comunicação e a cooperação entre as equipes para garantir que as necessidades e restrições de cada área sejam consideradas no processo de compra. Isso ajuda a alinhar as atividades de compras com os objetivos gerais da empresa.
10. Utilize tecnologia e sistemas de automação
Integrar tecnologia nos processos de gestão de compras pode transformar a eficiência e a precisão das operações.
Ferramentas como sistemas de ERP (Enterprise Resource Planning) ajudam a automatizar tarefas repetitivas, como a emissão de pedidos e o acompanhamento de entregas.
Essas tecnologias também facilitam a análise de dados, permitindo uma tomada de decisão mais informada.
Tecnologia para gestão de compras
Reforçamos que a tecnologia desempenha um papel essencial na modernização e otimização da gestão de compras, trazendo eficiência, precisão e controle a todas as etapas do processo de aquisição de bens e serviços.
As rotinas de compra no ERP Sankhya, por exemplo, permitem que os gestores acompanhem todo o processo em uma única tela, monitorando e analisando em tempo real os indicadores, que ajudam a reduzir as margens de erros durante as etapas.
Neste sistema de gestão de compras, é possível acompanhar todas as informações do estoque, que são essenciais para o planejamento estratégico das compras, monitorar o lead time da entrega e obter sugestões de compra com base no giro de estoque.
Depois dos pedidos de compras feitos, os gestores conseguem acompanhar o andamento das entregas, além de notas e arquivos, podendo monitorar todos os desempenhos dos produtos com ferramentas como:
- Ranking de faturamento;
- Giro dos produtos;
- Situação das mercadorias em relação às vendas;
- Comportamento de compras dos produtos;
- Análise da lucratividade dos pedidos realizados, e muito mais.
Conheça mais sobre o sistema de gestão de compras no ERP Sankhya.
Diferenciais do ERP Sankhya
A solução ERP Sankhya destaca-se como uma solução robusta e abrangente para a gestão de compras, proporcionando ferramentas que cobrem todo o ciclo de compras. Conheça os diferenciais da plataforma:
Processo completo de requisição de compras
O ERP Sankhya oferece um processo completo de requisição de compras, facilitando a criação, acompanhamento e aprovação das requisições. Com um fluxo de aprovação configurável, é possível assegurar que todas as requisições sejam revisadas e aprovadas pelos responsáveis antes de seguir para a próxima etapa.
Essa funcionalidade melhora a transparência e o controle interno, garantindo que apenas as necessidades reais da empresa sejam compradas.
Além disso, o sistema permite a gestão da cotação junto a fornecedores, centralizando todas as propostas e facilitando a comparação e seleção da melhor oferta.
Estrutura para compra de serviços e gestão de contratos de serviços
Além de bens materiais, o ERP Sankhya possui uma estrutura completa para a compra de serviços e a gestão de contratos de serviços. Essa funcionalidade é essencial para empresas que dependem de fornecedores externos para a prestação de serviços.
O sistema permite criar e gerenciar contratos de serviços, monitorando prazos, pagamentos e o cumprimento dos termos acordados.
Com isso, a empresa pode assegurar que os serviços contratados sejam entregues conforme o planejado e dentro dos parâmetros de qualidade e custo estabelecidos.
Controle simples e automático para pedidos de compra pendentes
Uma das grandes vantagens do ERP Sankhya é o controle simples e automático para pedidos de compra pendentes. O sistema acompanha todos os pedidos de compra em aberto, enviando alertas e atualizações automáticas para os responsáveis.
Isso evita atrasos e esquecimentos, garantindo que todos os pedidos sejam processados e recebidos dentro do prazo. A automação desse controle reduz a necessidade de intervenção manual, minimiza erros e melhora a eficiência operacional.
Benefícios gerais da tecnologia na gestão de compras
Sistemas como o ERP Sankhya automatizam processos repetitivos, como emissão de pedidos, controle de estoque e acompanhamento de entregas, liberando a equipe para se concentrar em atividades estratégicas.
A tecnologia também proporciona visibilidade em tempo real de todas as etapas do processo de compras, desde a requisição até o pagamento, melhorando a governança e o controle interno.
Ferramentas de análise integradas permitem gerar relatórios detalhados sobre gastos, desempenho de fornecedores e eficiência do processo de compras, facilitando a tomada de decisões baseada em dados.
ERPs integrados permitem a comunicação fluida entre os departamentos de compras, finanças, produção e logística, promovendo uma abordagem holística e colaborativa.
Através da negociação eficiente, controle de estoque e gestão de contratos, a tecnologia ajuda a reduzir os custos operacionais e melhorar a margem de lucro.
Concluindo, a adoção de tecnologias avançadas, como o ERP Sankhya, transforma a gestão de compras, tornando-a mais eficiente, transparente e controlada.
Com funcionalidades específicas para o processo completo de requisição de compras, gestão de cotação, compra de serviços e controle de pedidos pendentes, o ERP Sankhya proporciona uma solução abrangente que atende às diversas necessidades de uma empresa.
A tecnologia na gestão de compras não só melhora a eficiência operacional, mas também fortalece a posição competitiva da empresa no mercado, garantindo um uso mais inteligente e estratégico dos recursos.
