Entenda o conceito de gestão de compras, seus objetivos e vantagens, sua importância para as empresas e dicas de como otimizar esses processos.

De acordo com um estudo estudo feito pela Deloitte, as empresas que implementam práticas avançadas de gestão de compras podem reduzir seus custos em até 12%, aumentando significativamente sua margem de lucro. 

Além disso, a gestão de compras eficaz não só controla custos, mas também melhora a qualidade dos produtos, otimiza processos e fortalece as relações com fornecedores. 

A gestão de compras é essencial para empresas que desejam alcançar o sucesso, conquistar e fidelizar clientes. Por meio de estratégias consolidadas, é possível evitar o risco de haver falta ou excesso de itens comprados, o que prejudica as finanças dos negócios.

Neste guia, você aprenderá:

Vamos lá? 

O que é gestão de compras?

Resumidamente, gestão de compras é um processo estratégico dentro de uma organização que envolve a aquisição de bens e serviços necessários para as operações da empresa. 

Esse processo vai além da simples compra de produtos, incluindo a gestão de fornecedores, negociação de contratos, controle de custos, avaliação de desempenho dos fornecedores e garantia de que os materiais adquiridos atendam aos padrões de qualidade exigidos. 

Em resumo, a gestão de compras é todo o planejamento dos processos de compras que a empresa precisa fazer, utilizando fatores que são importantes e que permitem uma gestão mais eficiente, como: 

  • Planejar compras para períodos específicos;
  • Identificar as reais necessidades de compra;
  • Fazer negociações;
  • Evitar falta ou excesso de produtos em estoque;
  • Comprar apenas a quantidade necessária;
  • Ter fornecedores de qualidade como parceiros.

Uma boa gestão de compras faz com que todos os outros setores da empresa que estão ligados às vendas consigam manter equilíbrio e sintonia, funcionando de forma alinhada, sem falhas e com um alto padrão de qualidade.

Gestão de compras x Gestão de suprimentos: qual a diferença?

A diferença entre compras e suprimentos reside principalmente nas funções específicas e no escopo das atividades envolvidas em cada área, embora ambas estejam interligadas e sejam importantes para a eficiência operacional de uma organização. Compreenda essas diferenças.

Compras 

Refere-se ao processo específico de aquisição de bens e serviços necessários para a operação de uma empresa. Envolve uma série de atividades que incluem: 

  • Identificação de necessidades: Determinar o que precisa ser comprado, em que quantidade e quando. 
  • Pesquisa de fornecedores: Localizar e avaliar fornecedores potenciais que possam fornecer os bens ou serviços necessários. 
  • Solicitação de cotações: Obter propostas e orçamentos de fornecedores para comparar preços e condições. 
  • Negociação: Discutir e acordar os termos de compra, incluindo preços, prazos de entrega, condições de pagamento e garantias. 
  • Emissão de pedidos: Formalizar a compra por meio de pedidos de compra ou contratos.
  • Recebimento e inspeção: Garantir que os produtos recebidos atendam às especificações e padrões de qualidade estabelecidos. 

A gestão de compras, portanto, foca na transação e na obtenção de bens e serviços necessários de maneira eficiente e econômica. 

Suprimentos 

Por outro lado, os suprimentos têm um escopo mais amplo e abrange toda a cadeia de abastecimento, desde a aquisição até a gestão do estoque e a distribuição dos materiais dentro da empresa. Inclui: 

  • Planejamento de necessidades: Antecipar e planejar a demanda de materiais com base em previsões de produção e consumo. 
  • Gestão de inventário: Controlar os níveis de estoque para garantir a disponibilidade de materiais, evitando excessos ou faltas. 
  • Armazenamento: Garantir que os materiais sejam armazenados de forma adequada, segura e eficiente. 
  • Distribuição interna: Gerenciar a movimentação dos materiais dentro da empresa para os locais onde são necessários. 
  • Coordenação com outros departamentos: Trabalhar em estreita colaboração com os departamentos de produção, vendas e logística para garantir um fluxo contínuo de materiais. 

Por fim, enquanto compras se concentra nas atividades específicas de aquisição, suprimentos engloba toda a cadeia de abastecimento, desde a previsão de necessidades até a entrega final dos materiais dentro da organização. 

Objetivo e responsabilidades da gestão de compras

A função primordial da gestão de compras é administrar todas as etapas da cadeia de suprimentos ligadas ao coração dos negócios, ou seja, os produtos. A má gestão desse setor pode acarretar problemas financeiros, dificuldades no relacionamento com fornecedores e impactos na lucratividade.

Mas, afinal, o que um gestor de compras faz?

O gestor de compras é responsável por garantir que a empresa adquira os produtos e serviços certos, na quantidade ideal, pelo melhor custo e no momento adequado. Além disso, ele desempenha um papel estratégico na empresa, impactando custos, qualidade dos insumos e relacionamento com fornecedores. Entenda mais sobre:

  • Planejamento de compras: Esse planejamento é fundamental para evitar excessos ou faltas de materiais, garantindo uma operação contínua. 
  • Seleção e avaliação de fornecedores: A gestão de compras deve garantir que os fornecedores sejam capazes de fornecer produtos de alta qualidade, a preços competitivos, e dentro dos prazos estabelecidos. 
  • Negociação de contratos: Também é papel da gestão de compras assegurar que os contratos sejam vantajosos para a empresa, reduzindo custos e mitigando riscos.
  • Gestão de relacionamentos com fornecedores: Manter boas relações com os fornecedores é base para garantir um fornecimento contínuo e de qualidade. 
  • Controle de custos: Isso é alcançado através da negociação eficaz, da busca por melhores alternativas e da implementação de práticas eficientes de compras.
  • Gestão de estoques: A gestão de compras deve trabalhar em conjunto com a gestão de estoques para garantir que os materiais estejam disponíveis quando necessários, sem que haja excesso de inventário.
  • Conformidade e qualidade: Assegurar que todos os materiais e serviços adquiridos atendam aos padrões de qualidade e conformidade regulatória é uma responsabilidade crítica. 
  • Análise e relatórios: A análise de dados e a geração de relatórios são essenciais para monitorar o desempenho das compras. 

Cada uma dessas responsabilidades desempenha um papel vital na realização do principal objetivo da gestão de compras. Juntas, elas garantem que a empresa possa operar de maneira eficiente, minimizando custos e maximizando a qualidade e a disponibilidade dos materiais.

Qual é a importância da gestão de compras para as empresas?

A gestão de compras é um dos pilares centrais da operação empresarial, pois impacta diretamente custos, qualidade, eficiência e competitividade. Quando esse processo não é bem estruturado, as empresas enfrentam desafios como compras desnecessárias, falta de insumos críticos e desperdícios financeiros.

Um dos erros mais comuns ocorre quando setores específicos fazem compras sem um alinhamento estratégico com as necessidades reais do negócio. Isso pode resultar em gastos excessivos, aquisição de produtos sem demanda e problemas na gestão de estoques, afetando a rentabilidade e a eficiência operacional.

Além do impacto interno, a gestão de compras também influencia o relacionamento com os clientes e a percepção de valor da marca. Empresas que garantem uma cadeia de suprimentos bem planejada, com insumos de qualidade e custos controlados, conseguem oferecer produtos e serviços mais competitivos, fidelizando consumidores e fortalecendo sua presença no mercado.

Portanto, uma gestão de compras estratégica não se limita à aquisição de produtos e serviços, mas envolve um planejamento abrangente que impacta diretamente os seguintes aspectos:

Ao adotar uma gestão de compras estruturada e baseada em dados, as empresas fortalecem suas operações, aumentam sua capacidade de inovação e garantem crescimento sustentável no longo prazo.

10 dicas para otimizar a gestão de compras e implementar boas práticas estratégicas no seu negócio

Independentemente do segmento que a sua organização atua, a tríade compras, estoque e vendas precisa estar em total sintonia para que o planejamento estratégico dos negócios flua. 

A gestão de compras exige organização e planejamento preciso. Por isso, é importante estar em dia com vários fatores que estão envolvidos diretamente com as compras.

Integrar informações entre setores na hora de fazer uma gestão de compras facilita as tomadas de decisões e possibilita aos gestores fazerem todas as etapas, até a finalização da compra, de forma efetiva. Confira a seguir 10 Dicas para Otimizar a Gestão de Compras do seu negócio:

1. Realize análises de dados 

Coletar e analisar dados sobre o desempenho dos fornecedores, custos, prazos de entrega e qualidade dos produtos pode identificar áreas de melhoria e oportunidades de economia.

Além disso, previsões de demanda baseadas em dados históricos ajudam a planejar as compras de maneira mais precisa. 

2. Desenvolva relacionamentos com fornecedores 

Estabeleça parcerias de longo prazo baseadas na confiança mútua e na comunicação aberta. Fornecedores bem-relacionados podem oferecer melhores condições de pagamento, prazos de entrega mais flexíveis e acesso a inovações e novas tecnologias. 

3. Negocie de forma estratégica 

Ao negociar com fornecedores, busque não apenas o menor preço, mas também condições que agreguem valor, como prazos de pagamento mais vantajosos, garantias de qualidade e suporte técnico. 

Utilize dados e análises para fortalecer sua posição de negociação e obter acordos mais favoráveis. 

4. Planeje e controle o inventário 

Implementar práticas como Just-in-Time (JIT) pode reduzir os custos de armazenagem e minimizar o capital parado em estoque. Realize auditorias regulares de inventário e utilize sistemas de controle de estoque para monitorar os níveis e evitar rupturas ou excessos. 

5. Padronize processos e documentação

Desenvolva políticas e procedimentos claros para todas as etapas do processo de compra, desde a solicitação até a recepção e inspeção dos materiais. Isso garante que todos os envolvidos sigam as mesmas diretrizes e reduz a ocorrência de erros. 

6. Capacite a equipe 

Proporcione treinamentos regulares sobre melhores práticas, novas tecnologias e habilidades de negociação. Uma equipe bem treinada é capaz de tomar decisões mais informadas e contribuir de maneira significativa para a eficiência da gestão de compras. 

7. Realize auditorias e avaliações regulares

Realizar auditorias e avaliações regulares dos processos de compras permite identificar áreas de melhoria e garantir a conformidade com as políticas e procedimentos estabelecidos. 

Avalie o desempenho dos fornecedores, a eficácia das negociações e a precisão das previsões de demanda. Utilize os resultados dessas auditorias para implementar melhorias contínuas. 

8. Implemente indicadores de desempenho

Estabelecer indicadores de desempenho (KPIs) para a gestão de compras ajuda a monitorar e avaliar a eficiência dos processos. KPIs comuns incluem tempo de ciclo de compra, custo por pedido, nível de serviço dos fornecedores e acuracidade das previsões. 

Acompanhar esses indicadores permite identificar tendências e tomar medidas corretivas quando necessário. 

9. Fomente a colaboração interdepartamental 

Promova a comunicação e a cooperação entre as equipes para garantir que as necessidades e restrições de cada área sejam consideradas no processo de compra. Isso ajuda a alinhar as atividades de compras com os objetivos gerais da empresa. 

10. Utilize tecnologia e sistemas de automação

Integrar tecnologia nos processos de gestão de compras pode transformar a eficiência e a precisão das operações.

Ferramentas como sistemas de ERP (Enterprise Resource Planning) ajudam a automatizar tarefas repetitivas, como a emissão de pedidos e o acompanhamento de entregas. 

Essas tecnologias também facilitam a análise de dados, permitindo uma tomada de decisão mais informada. 

O MRP, por exemplo, é uma ferramenta tecnológica importante para gestão de compras de matéria-prima para a produção.

Tecnologia na gestão de compras: eficiência, precisão e controle 

A adoção de tecnologia tem revolucionado a gestão de compras, tornando os processos mais ágeis, estratégicos e integrados. Soluções como o ERP Sankhya permitem uma visão completa do ciclo de compras, proporcionando controle total sobre pedidos, fornecedores, estoques e custos.

Com automação e análise de dados, os gestores conseguem monitorar cada etapa da aquisição de insumos e serviços, minimizando erros e garantindo decisões mais assertivas.

Com as rotinas de compra no ERP Sankhya, é possível:

  • Acompanhar todo o processo de compras em tempo real em uma única tela;
  • Analisar indicadores estratégicos, reduzindo falhas e otimizando o fluxo de aquisição;
  • Monitorar o estoque, garantindo um planejamento eficiente e evitando desperdícios;
  • Controlar o lead time de entrega, garantindo previsibilidade e abastecimento contínuo;
  • Obter sugestões inteligentes de compras, baseadas no giro de estoque.

Além disso, os gestores podem acompanhar o desempenho dos produtos e fornecedores através de ferramentas analíticas, como:

  • Ranking de faturamento dos produtos adquiridos;
  • Giro de produtos para evitar estoques parados;
  • Análise da lucratividade das compras para identificar oportunidades de economia;
  • Monitoramento de notas e arquivos para maior controle e segurança.

Quer otimizar sua gestão de compras? Descubra como o ERP Sankhya pode transformar seus processos conferindo o vídeo a seguir:

Diferenciais do ERP Sankhya para a gestão de compras

O ERP da Sankhya vai além da simples automação de tarefas. Ele integra e centraliza todas as atividades do setor de compras, proporcionando mais transparência, controle e inteligência estratégica.

Requisição de Compras Automatizada

Com um fluxo de aprovação configurável, todas as requisições passam por análise e validação antes de seguirem para aquisição. Isso garante mais segurança, conformidade e alinhamento com as reais necessidades da empresa.

Além disso, o sistema centraliza as cotações de fornecedores, facilitando a comparação de propostas e negociação das melhores condições.

Gestão Eficiente de Contratos de Serviços

O ERP Sankhya também oferece uma estrutura robusta para a compra e gerenciamento de serviços, garantindo que os contratos sejam cumpridos dentro dos prazos, custos e padrões de qualidade estabelecidos.

Os gestores podem:

  • Criar e acompanhar contratos de prestação de serviços;
  • Monitorar pagamentos e prazos, evitando atrasos e imprevistos;
  • Analisar o cumprimento dos acordos, assegurando o melhor retorno sobre investimento.

Controle Inteligente de Pedidos Pendentes

Um dos grandes desafios da gestão de compras é o acompanhamento de pedidos. No ERP Sankhya, esse processo é automatizado e monitorado em tempo real, com alertas e atualizações automáticas para os responsáveis.

Esse controle reduz:

  • Atrasos nas entregas que podem comprometer a produção;
  • Erros manuais no processamento de pedidos;
  • Falta de previsibilidade no fluxo de compras.

Com isso, a empresa mantém um abastecimento contínuo, sem gargalos ou desperdícios financeiros.

Benefícios da Tecnologia na gestão de compras

A tecnologia transforma a gestão de compras em um processo mais inteligente, eficiente e estratégico. Com um ERP robusto, a empresa:

  • Elimina tarefas manuais e reduz falhas operacionais;
  • Ganha visibilidade total do processo de aquisição, desde a requisição até o pagamento;
  • Melhora a governança e controle interno, garantindo transparência e compliance;
  • Facilita a negociação e gestão de fornecedores, promovendo relações comerciais mais vantajosas;
  • Reduz custos operacionais e melhora a margem de lucro;
  • Aprimora a comunicação entre setores como compras, finanças, produção e logística.

Ao implementar um ERP especializado, as empresas conquistam mais competitividade e crescimento sustentável, garantindo que suas decisões sejam baseadas em dados e alinhadas às melhores práticas do mercado.

Quer transformar sua gestão de compras? Entre em contato com nossos especialistas e descubra como o ERP Sankhya pode tornar seu negócio mais inteligente e eficiente!