No cenário dinâmico dos negócios modernos, a busca por eficiência, agilidade e compreensão dos processos organizacionais tornou-se uma prioridade estratégica. Em busca de diferencial, gestores de processos, gerentes de projetos e CEOs encontram no diagrama BPMN uma saída.
Projetado para proporcionar uma representação visual clara e universalmente compreendida dos fluxos de trabalho, essa notação oferece inúmeros benefícios na modelagem, análise e otimização de processos.
Entenda agora o que é BPMN, qual é o seu objetivo principal e como aplicá-lo de maneira eficaz.
O que é BPMN e qual é o seu objetivo principal?
BPMN, ou Business Process Model and Notation, significa, na tradução livre para o português, Modelo e Notação de Processos de Negócios. É uma notação gráfica padronizada utilizada para modelar processos de negócio em uma organização.
Desenvolvido pelo Object Management Group (OMG), o BPMN fornece uma linguagem comum e compreensível para todos os envolvidos em um processo de negócio, desde analistas de negócio até desenvolvedores de software.
A notação BPMN utiliza símbolos gráficos para representar diferentes elementos de um processo de negócio. Esses símbolos incluem tarefas, eventos, gateways e fluxos de sequência, entre outros.
Cada símbolo tem um significado específico, tornando o BPMN uma linguagem intuitiva e eficiente para descrever processos complexos. O BPMN é amplamente utilizado em diversas indústrias e setores, incluindo finanças, manufatura, saúde e serviços.
Podemos dizer que o principal objetivo do diagrama BPMN é proporcionar uma representação visual clara e consistente dos processos organizacionais, facilitando a compreensão, análise, melhoria e comunicação entre os membros da equipe e partes interessadas.
Sua aplicação vai desde a documentação e análise de processos existentes até o desenho e a implementação de novos processos de negócio.
Como surgiu o BPMN?
Conforme dito anteriormente, a criação do BPMN foi impulsionada pelo Object Management Group (OMG), uma organização sem fins lucrativos que desenvolve e mantém padrões abertos para a computação e tecnologia.
O desenvolvimento do BPMN começou em 2001, quando a OMG percebeu a necessidade de uma notação padronizada que pudesse ser amplamente adotada para modelar processos de negócio.
Na época, diversas abordagens e notações estavam sendo utilizadas, mas a falta de uma linguagem comum estava dificultando a comunicação eficiente entre profissionais de diferentes áreas, como analistas de negócio, desenvolvedores e gestores.
Para superar essa lacuna, a OMG convocou um grupo de trabalho composto por especialistas da indústria, representantes de organizações e fornecedores de ferramentas de BPM.
Esse grupo começou a colaborar no desenvolvimento de uma notação gráfica que fosse compreensível por todos os stakeholders envolvidos nos processos de negócio.
Conhecido como BPMN 1.0, o primeiro padrão oficial do BPMN foi lançado em 2004. Desde então, o BPMN passou por várias revisões e atualizações para aprimorar a eficácia e atender às crescentes demandas das organizações em todo o mundo.
Anos depois, em 2011, o padrão BPMN 2.0 foi lançado e é a versão mais amplamente adotada e reconhecida, incorporando melhorias significativas em relação à versão anterior.
Qual é a diferença entre BPM e BPMN?
É importante salientar que BPM e BPMN são conceitos relacionados, mas referem-se a aspectos diferentes no contexto da gestão de processos de negócio. Veja as principais diferenças:
BPM (Business Process Management)
BPM é uma disciplina de gestão que envolve identificação, modelagem, execução, monitoramento e otimização de processos de negócio para atingir os objetivos organizacionais.
Ele abrange todo o ciclo de vida dos processos de negócio, desde a concepção e o desenho até a execução e a melhoria contínua.
Também concentra-se em práticas, métodos e tecnologias para gerenciar eficientemente os processos, visando aumentar a eficiência, a agilidade e a adaptabilidade da organização.
BPMN (Business Process Model and Notation)
Já o BPMN é uma notação gráfica padronizada utilizada para representar visualmente os processos de negócio em um formato compreensível por todas as partes interessadas, incluindo analistas de negócio, desenvolvedores e gestores.
Foca na representação visual dos processos por meio de símbolos gráficos padronizados, oferecendo uma linguagem universal para descrever as etapas, as decisões, os eventos e os fluxos de um processo.
O BPMN é uma ferramenta específica dentro do âmbito mais amplo do BPM, sendo uma notação visual que auxilia na modelagem e na comunicação eficiente dos processos.
As diferenças chave entre os dois são:
- Abordagem x notação: BPM é uma abordagem geral de gestão de processos, enquanto BPMN é uma notação gráfica específica usada para representar processos visualmente.
- Escopo: BPM abrange todo o gerenciamento de processos, desde estratégias até execução, enquanto BPMN está focado na representação gráfica dos processos.
- Níveis de abstração: BPMN é mais detalhado e específico, lidando com a representação visual de cada elemento do processo. BPM, por outro lado, abrange estratégias, políticas e práticas de gestão em um nível mais abstrato.
Em resumo, enquanto BPM é uma abordagem holística para gerenciar processos de negócio, BPMN é uma ferramenta específica dentro desse campo, fornecendo uma notação gráfica padronizada para representar visualmente os processos.
Reforçamos que ambos desempenham papéis complementares na gestão eficaz dos processos organizacionais.
Aproveite e entenda mais sobre o guia PMBOK >
Em qual momento é mais recomendado utilizar o BPMN?
Recomenda-se utilizar o BPMN em diferentes momentos ao longo do ciclo de vida dos processos de negócio. Elencamos alguns momentos nos quais é particularmente benéfico empregar o diagrama.
Modelagem inicial de processos
Utilize o BPMN no início do ciclo de vida de um projeto para modelar e fazer o mapeamento de processos de negócio de forma visual. Isso ajuda a estabelecer uma compreensão clara dos fluxos de trabalho e das interações entre diferentes atividades.
Análise e diagnóstico
Ao realizar análises de processos existentes, o BPMN é útil para representar visualmente o estado atual dos processos. Identifique possíveis gargalos, redundâncias ou áreas de melhoria por meio da análise dos modelos BPMN.
Compreensão e comunicação
Use o BPMN para se comunicar efetivamente com partes interessadas de diferentes áreas, como analistas de negócio, desenvolvedores, gerentes e equipes operacionais. A notação padronizada facilita a compreensão mútua e promove uma visão compartilhada dos processos.
Desenho de novos processos
Ao desenvolver novos processos de negócio, o BPMN é essencial para criar modelos que sirvam como base para a implementação futura. Isso permite uma abordagem mais estruturada e eficiente no desenho e na execução de novos fluxos de trabalho.
Treinamento e documentação
O BPMN é uma ferramenta valiosa para treinamento e documentação. Utilize-o para criar manuais, guias e recursos de treinamento visuais, proporcionando uma referência clara e compreensível para as equipes.
Automação de processos
Ao implementar soluções de automação e otimização de processos, o BPMN serve como ponto de partida para traduzir os modelos visuais em fluxos de trabalho automatizados. Muitas ferramentas de BPM são projetadas para interpretar modelos BPMN e executar processos de forma eficiente.
Melhoria contínua
Durante as fases de melhoria contínua, o BPMN é útil para modelar propostas de otimização e validar mudanças antes da implementação. Isso ajuda a garantir que as alterações planejadas resultem nas melhorias desejadas nos processos.
Quais são os tipos de diagramas e elementos do BPMN?
É certo que o diagrama BPMN oferece diversos tipos de diagramas e elementos que permitem representar visualmente os diferentes aspectos dos processos de negócio. Nós separamos alguns exemplos.
- Diagrama de Processo (Process Diagram): é o tipo mais básico de diagrama BPMN, usado para modelar o fluxo geral de um processo. Inclui elementos como tarefas, eventos e gateways para representar atividades e decisões.
- Diagrama de Colaboração (Collaboration Diagram): utilizado para mostrar como os processos de diferentes participantes (papel, departamento, sistema) interagem entre si. Inclui pools (piscinas) para representar cada participante e linhas de comunicação para mostrar as trocas de mensagens.
- Diagrama de Conversação (Conversation Diagram): descreve a interação entre diferentes participantes, focando nas conversas e nas trocas de mensagens. É útil para representar a comunicação de alto nível entre processos.
Como aplicar o BPMN?
Aplicar o BPMN de maneira eficaz implica em integrar a notação em uma abordagem mais ampla de gestão de processos de negócio (BPM).
O primeiro passo para aplicar o BPMN é identificar e mapear os processos de negócio relevantes para a organização. Isso envolve colaboração com as partes interessadas para compreender atividades, decisões e interações que compõem cada processo.
Lembre-se de utilizar a notação BPMN para criar modelos visuais dos processos identificados. Use elementos como eventos, tarefas, gateways e fluxos de sequência para representar visualmente as etapas e a lógica do processo. Esses modelos servirão como uma representação clara e padronizada dos fluxos de trabalho.
Certifique-se de que os processos modelados estejam alinhados com os objetivos estratégicos da organização. A aplicação do BPMN deve refletir a missão e a visão da empresa, garantindo que as atividades estejam contribuindo para metas organizacionais mais amplas.
Após a modelagem, a aplicação do BPMN pode se estender à implementação e à automação dos processos. Ferramentas de BPM podem traduzir modelos BPMN em fluxos de trabalho automatizados, garantindo uma execução consistente e eficiente dos processos.
Utilize o BPMN como parte integrante do ciclo de vida de gestão de processos, monitorando continuamente a execução dos processos. Identifique áreas de melhoria, ajuste modelos conforme necessário e promova uma cultura de melhoria contínua.
Aplique o BPMN como uma ferramenta de treinamento e documentação. Os modelos criados podem servir como recursos educacionais para novos funcionários, facilitando a compreensão dos processos e das responsabilidades.
Faça integração com um Sistema Integrado de Gestão Empresarial (ERP). Os sistemas ERP desempenham um papel crucial na automação e na integração de processos de negócio.
A aplicação do BPMN, quando integrada a sistemas ERP, proporciona uma abordagem holística para a gestão de processos de negócio.
Isso facilita a compreensão e a comunicação dos processos, permite a automação eficiente, a integração com sistemas de informação e a busca constante por eficiência operacional e estratégica.
Ao entender plenamente o que o diagrama BPMN representa e como utilizá-lo de maneira estratégica junto ao ERP, sua organização estará pronta para moldar o futuro de seus processos, impulsionando a inovação e a eficiência em cada etapa do caminho. Veja no vídeo abaixo como funciona no ERP Sankhya:
Essa abordagem combinada contribui significativamente para a eficácia e a agilidade empresarial.
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