As atualizações fiscais no ERP são uma parte essencial da gestão de empresas. Com a constante evolução das leis e dos regulamentos fiscais, é necessário que os sistemas sejam atualizados para se adequarem às mudanças. 

Hoje, quero conversar com você sobre maneiras de simplificar e agilizar os processos fiscais da sua empresa e como implementar as atualizações no sistema, garantindo conformidade com as leis fiscais vigentes. 

Destaco também alguns benefícios de uma parametrização fiscal eficiente no ERP e como essa prática pode reduzir erros, minimizar riscos e aumentar a eficiência operacional do seu negócio. Confira!

Configurações fiscais no ERP

Com a nova reforma tributária e o debate sobre o novo arcabouço fiscal, as empresas devem estar preparadas para as mudanças. Por isso, o ERP precisa ser simples, fácil e, principalmente, flexível, para fazer a configuração fiscal. Além disso, ele precisa oferecer todos os recursos essenciais, como:

  • Regimes tributários: deve suportar diferentes regimes tributários, como Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real e ser capaz de calcular os impostos corretamente com base no regime selecionado;
  • Impostos e obrigações fiscais: deve incluir os principais impostos e obrigações fiscais aplicáveis ao negócio, como ICMS, IPI, PIS, COFINS, ISS, IRPJ, CSLL, entre outros. Ele precisa calcular os valores desses impostos de acordo com as regras fiscais vigentes;
  • NFe (Nota Fiscal eletrônica): deve ter a capacidade de gerar e emitir notas fiscais eletrônicas de venda de produtos ou prestação de serviços, seguindo o layout padrão definido pela legislação brasileira;
  • SPED (Sistema Público de Escrituração Digital): deve suportar os arquivos digitais exigidos pelo SPED, como EFD, ECD e ECF, permitindo o envio correto das informações contábeis e fiscais para a Receita Federal;
  • Apuração de impostos: deve ser capaz de calcular e apurar os impostos devidos com base nas operações realizadas, considerando alíquotas, deduções e benefícios fiscais aplicáveis;
  • Cálculo de substituição tributária: se a empresa estiver sujeita à substituição tributária, o sistema deve ser capaz de calcular corretamente o valor devido e gerar as guias de recolhimento correspondentes;
  • Controle de obrigações acessórias: deve permitir o controle e o acompanhamento das obrigações acessórias fiscais, como GIA, DCTF, DIRF, entre outras, facilitando o cumprimento das exigências legais;
  • Integração com os órgãos fiscais: possuir integração com os órgãos fiscais, como a Receita Federal e as Secretarias da Fazenda estaduais, para facilitar o envio de informações e o cumprimento das obrigações fiscais.

Uma configuração adequada e atualizada no ERP é essencial para uma gestão fiscal eficiente e em conformidade com a legislação vigente, além de garantir a correta apuração dos impostos, o cumprimento das exigências fiscais e a geração de relatórios precisos.

É importante que o ERP tenha a flexibilidade necessária para que as configurações fiscais sejam feitas de uma maneira simplificada e, sobretudo, para serem automatizadas de modo que o sistema reconheça o que está certo e o que está errado no momento em que algo ocorre.

Auditoria fiscal no ERP

É problemático quando um sistema ERP só identifica erros nas notas e nos lançamentos ao gerar declarações fiscais, como EFD, Bloco K, ECD e outras obrigações acessórias. A empresa precisa lidar com essas correções e ajustes de última hora. É ineficiente que o sistema só avise sobre os erros quando a declaração fiscal está prestes a ser gerada.

Essa auditoria precisa ser online e no momento em que a nota fiscal é recepcionada na importação do XML. Nesse momento, o ERP precisa identificar a incongruência fiscal para a organização corrigir na origem.

É possível que, durante a geração do arquivo EFD e do Bloco K, a empresa não consiga mais corrigir os problemas identificados. Pode ser que o prazo tenha expirado, os custos apropriados ou todo o processo esteja concluído, o que impede qualquer possibilidade de reverter a situação.

Notificações automáticas no ERP

Além de facilitar a parametrização, o sistema ERP deve fornecer à empresa um recurso inteligente e automatizado para alertar sobre o que está certo e o que não está.

Dessa forma, a empresa terá tempo para negociar, corrigir e ajustar antes de descobrir, durante o processo de declaração fiscal, a existência de algum problema. É importante solucionar a falha logo em sua origem.

Considerando a vasta experiência em governo eletrônico ao longo dos anos, a empresa não pode enfrentar problemas e prejuízos causados por um sistema ERP durante o processo de declaração, pois isso só dificulta as operações fiscais.

Atendendo a novas regras fiscais

Outro aspecto que a empresa não pode aceitar é a demora do sistema ERP em incorporar as novas regras fiscais em suas atualizações. Com a iminente discussão sobre a reforma tributária e suas mudanças significativas, é essencial melhorar e simplificar a desordem  fiscal existente.

No entanto, é provável que haja um período de transição em que a desordem possa piorar antes de melhorar completamente. Portanto, é essencial que o ERP seja confiável o bastante para fornecer uma versão que atenda às especificidades fiscais de todas essas mudanças iminentes.

Assim, a empresa tem tempo de se adaptar, de fazer as configurações, de testar e fazer a coisa certa. Existem empresas fornecedoras de ERP, inclusive algumas muito grandes e poderosas, que têm a reputação no mercado de só entregar a versão com as novas aplicações fiscais no último dia da lei.

Já alguns fornecedores não têm questões fiscais e contábeis e dependem de um terceiro. Isso requer uma integração e um teste aprofundado. Por isso, é fundamental que as empresas estejam atentas para fugir dessas situações. 

O correto é procurar um ERP que atenda às questões fiscais de maneira límpida, transparente e que não gere uma confusão na hora de fazer a parametrização fiscal. Assim, a organização vai estar preparada para todas essas novas questões tributárias, munidas de um sistema de excelência e que faz os processos de forma automática.

Aproveite e veja o vídeo que gravei sobre este assunto.

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