Os avanços tecnológicos voltados para a área de recursos humanos vêm ganhando força no mercado e facilitando o dia a dia das empresas ao otimizar o tempo e aumentar a produtividade em muitas tarefas. A admissão digital é um exemplo: um grande passo para profissionais de RH que convivem diariamente com processos lentos, complicados e passíveis de erros.

Neste artigo, explicamos o que é a admissão digital, seus benefícios e como utilizar uma solução que ajude a sua empresa a transformar a maneira de fazer a contratação dos funcionários, ganhando vantagem competitiva no mercado.

O que é admissão digital?

Ao fazer a contratação de um novo funcionário, o setor de recursos humanos da empresa precisa seguir diversos procedimentos (muitas vezes, burocráticos), de acordo com as normas da CLT. Nesse processo, é necessário solicitar ao novo colaborador uma série de documentos e o preenchimento de formulários. 

Esses processos são demorados principalmente porque grande parte dos meios utilizados são tradicionais, havendo a necessidade de documentos impressos e da presença do funcionário para o preenchimento das informações pessoalmente. Com o avanço da tecnologia e o desenvolvimento de soluções específicas para essa área, hoje é possível fazer tudo de maneira virtual através da admissão digital.

Por meio de um portal online, o RH consegue fazer todo o processo de contratação digital e se comunicar com o novo funcionário, otimizando todos os procedimentos com a integração de informações em um único ambiente.

O colaborador consegue fazer a digitalização dos seus documentos necessários sem precisar estar pessoalmente na empresa, um recurso fundamental em tempos de crescimento do modelo de trabalho home office.

Segundo pesquisa realizada pelo Instituto Locomotiva, em um ano, seis em cada dez empresas brasileiras passaram a usar a digitalização na hora de contratar. Entre essas, 97% pretendem manter essa forma de admissão digital.

Dessa forma, a organização adquire excelência nos processos, otimiza o trabalho de seus gestores, aumenta a produtividade e agiliza o início do funcionário em suas atividades.

Empresas que utilizam essas facilidades tecnológicas aprimoram as tarefas cotidianas, geram uma visão positiva da organização para os novos funcionários e agregam valor não apenas para o RH, mas para todos os setores da organização.

Admissão tradicional x admissão digital

Listamos algumas características da admissão tradicional e da contratação digital, que apontam para a importância de as empresas agregarem esse recurso com a utilização de softwares que facilitem o trabalho dos gestores.

Tradicional

Por muito tempo, as empresas utilizavam apenas os meios tradicionais (mais burocráticos e com alto consumo de papel) para fazer suas contratações.

Ainda hoje, mesmo com os avanços tecnológicos, muitas organizações ainda seguem exclusivamente esse formato de contratação, que nem sempre apresenta processos eficientes.

De acordo com a pesquisa do Instituto Locomotiva, em 2021, uma em cada três empresas perderam candidatos por excesso de burocracia e demora nas contratações.

Veja algumas características de admissão tradicional que atrapalham a produtividade do RH:

  • Processo longo;
  • Trabalho manual e demorado;
  • Risco de erros em questões burocráticas e trabalhistas;
  • Grande quantidade de documentos impressos e necessidade de espaço para armazená-los;
  • Baixa produtividade nos processos.

Digital

Por outro lado, a admissão digital torna o processo mais fácil tanto para o funcionário quanto para os gestores. É possível ter um monitoramento tecnológico de toda a jornada de contratação, com automação de processos que beneficiam o desenvolvimento da empresa.

Aderir à admissão digital eleva o nível da empresa, possibilitando que se torne referência no campo de inovação tecnológica, além de destacar a organização perante a concorrência em um mercado ainda alienado digitalmente.

É possível observar benefícios como:

  • Processos mais rápidos, eficazes e com menos burocracia;
  • Facilidade para o recrutador e o novo funcionário, melhorando a experiência de ambos;
  • Mais foco e dinamismo nas estratégias de RH;
  • Resultados positivos para todos os setores, graças à integração de dados.

Quais são as vantagens da admissão digital?

Além desses benefícios que acabamos de citar, listamos outras importantes vantagens de aderir à admissão digital:

Maior agilidade

Uma das grandes vantagens de utilizar a tecnologia nos processos de admissão digital é a agilidade nas tarefas diárias do setor de RH.

Etapas de contratação feitas de forma rápida motivam os candidatos e contribuem para um bom employer branding, atraindo profissionais interessados em trabalhar na empresa. Quanto mais ágil e menos burocrática, mais competitiva a empresa se torna.

Inovação nas contratações

Através da inovação da admissão digital, a empresa mostra aos novos funcionários todo o seu desempenho e maior produtividade com o uso da tecnologia, além de criar uma melhor experiência durante o processo de contratação, diminuindo burocracias, evitando deslocamentos desnecessários e motivando os novos colaboradores.

Sustentabilidade com redução do consumo de papel

Com a admissão digital, deixa de ser necessário o consumo de uma enorme quantidade de papel. Isso porque as informações são integradas em um único sistema, de forma dinâmica e, principalmente, sustentável.

Assim, a empresa consegue reduzir gastos com materiais para escritório e passa a ser mais valorizada no mercado pela conscientização ambiental.

Além disso, ao diminuir o consumo de papel, também é possível reduzir custos com espaço para armazenamento de documentos físicos, uma vez que tudo fica digitalizado e seguro, sem risco de perda.

Tempo para ações estratégicas de relacionamento

A admissão digital otimiza o tempo de tarefas diárias em um setor de recursos humanos e aumenta a produtividade, o que permite que os gestores consigam ter mais horas para focar em uma ação organizacional muito importante: as estratégias de relacionamento.

Ter mais foco nessas ações faz com que os gestores tenham mais oportunidades para integrar o novo funcionário na empresa e apresentar toda a cultura dela.

Como o ERP atua na admissão digital?

Ter um software de qualidade para atuar de forma eficaz em uma contratação digital é essencial para empresas que desejam se destacar no mercado trabalhando de maneira tecnológica, ágil e sem burocracias.

Com o uso do ERP, os processos de admissão digital passam a ser integrados, automatizados, efetuados sem riscos de falhas humanas e executados de forma mais segura. 

Listamos algumas vantagens de integrar um software no setor de RH:

  • Integração dos processos;
  • Substituição de trabalhos manuais demorados e burocráticos;
  • Facilidade no fluxo de informações;
  • Redução de gastos;
  • Diminuição de falhas humanas;
  • Segurança de dados;
  • Processos disponíveis em tempo real.

Com a utilização do ERP na admissão digital, é possível integrar todas as ações que dizem respeito aos funcionários, como: acessar informações trabalhistas, acompanhar os turnos e horas extras, registro de ponto, fazer avaliações, pagamentos, entre outros. 

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