Conquistar novos clientes e manter os atuais satisfeitos são desafios de qualquer prestador de serviços, seja em que ramo da economia for. Quanto mais uma empresa cresce, mais importante é o acompanhamento e a gestão de contratos. Essa gestão começa com o estabelecimento das condições de fornecimento, passa pela assinatura de contrato, operação interna, entrega do serviço, faturamento e suporte. Tudo isso costuma ser regido por um contrato, que deve ser acompanhado diariamente.

Para uma pequena empresa prestadora de serviços, por exemplo, é possível administrar manualmente os contratos de seus poucos clientes. Mas na medida em que ela cresce, a automação se faz necessária. Imagine uma imobiliária, negócio que todos nós conhecemos. Ela tem centenas de contratos com datas variáveis, condições específicas, renovação automática, tributos repassados ao inquilino, geração de boletos, etc. Seria impossível gerenciar tudo manualmente.

Gestão de contratos: Quais são os problemas que a sua empresa pode resolver?

01 – Orçamento

Durante o relacionamento comercial é feito um diagnóstico da necessidade do cliente diante de determinado problema, quais recursos serão alocados (humanos, tecnológicos, imobilizados, etc.) e quanto o serviço vai custar. Uma ferramenta de gestão de contratos permite analisar relatórios que oferecem parâmetros de precificação, que vão incluir riscos, margens desejadas, histórico de clientes semelhantes, etc. Com essa análise, o valor proposto estará embasado não apenas na estrutura de custos e objetivos estratégicos, mas nos aprendizados anteriores, nos acertos e erros e no correto dimensionamento de recursos.

02 – Acompanhamento operacional

Uma vez assinado o contrato, há processos internos que precisam ser controlados. Isso possibilita que a prestadora de serviços saiba exatamente quais recursos precisa aplicar para atender cada cliente. Na medida em que um contrato é gerado pelo sistema de gestão, toda e qualquer atividade desse cliente é registrada e as informações se transformam em indicadores. Imagine uma locadora de equipamentos de informática (computadores, impressoras, etc.). Os contratos contemplam locação e serviço de suporte, mas não consideram defeitos e substituições. Em determinado mês, um equipamento locado queimou. O técnico deslocou-se mais vezes que o contratado e o custo do reparo não estava previsto contratualmente. Nessa situação, ao invés de dar lucro, o contrato pode resultar em prejuízo, pode sair mais caro para a empresa atender aquele cliente do que havia previsto originalmente. A solução de gestão de contratos oferece essas informações para que seja possível tomar uma decisão. Talvez seja hora de reajustar o valor.

03 – Atualização

Normalmente, contratos são reajustados de acordo com indicadores acordados previamente entre cliente e fornecedor. Por serem definidos antes que o cenário de fato aconteça, como por exemplo a inflação, atualização monetária, atrelado ao dólar, etc. O sistema de gestão de contratos possibilita avaliar se esses índices cobrem um possível aumento de custos operacionais. Muitas vezes, o valor cobrado de um cliente pode até ter sido reajustado a partir do indicador pré-estabelecido, mas como os custos subiram muito, surge um desequilíbrio. A gestão automatizada de contratos gera avisos e alertas que indicam a necessidade de uma possível negociação.

04 – Faturamento

Mensalmente, contratos precisam ser faturados. Na gestão manual, algumas datas podem ser esquecidas e os serviços deixam de ser cobrados do cliente. Esse tipo de falha não acontece com um sistema de gestão automatizado, que gera alertas de faturamento. Se ele for integrado a outros sistemas corporativos, gera também a nota fiscal e o boleto para pagamento. Dependendo do nível de complexidade, dialoga também com o sistema contábil, registrando todo o fluxo financeiro.

05 – Encerramento / atualização

Contratos regem condições de fornecimento estabelecidas em determinados períodos de tempo. Quando terminam, podem ou não ser renovados. A perda de prazos de renovação implicam em menos receita e necessidade de ajustes internos. Um sistema de gestão gera informações sobre o andamento dos contratos, prazo de abertura e fechamento, avisos sobre atualização que são direcionados à área comercial para nova negociação.

06 – Aprendizagem dos sistemas

Informações que facilitem a tomada de decisão. Quem não gerencia seus contratos corretamente, tem dificuldades em elencar quais são os mais lucrativos, quais os recursos mais consumidos, onde é possível otimizar processos, etc. As ferramentas de gestão de contratos geram relatórios que permitem avaliar a saúde de cada contrato. É possível medir lucratividade, quantidade de recursos investidos, necessidade de atualização monetária, interações com cliente, custo total do serviço, entre vários outros indicadores. Os relatórios vão ajudar a fazer novos orçamentos, renegociar contratos antigos, conceder benefícios, melhorar processos internos, entre várias outras vantagens.