Você conhece o papel de cada membro da equipe que você precisa montar para a implantação do ERP na sua empresa? Sabe quantas são as pessoas necessárias e quais funções elas devem desempenhar? Em que momento elas entram e saem?

Naturalmente, algumas dessas questões vão depender do tamanho do seu projeto. Afinal, uma coisa é você implantar um ERP em uma grande empresa, que tem várias filiais distribuídas no país ou no mundo. Outra coisa é você implantar um ERP em uma empresa que tem 60 funcionários, que tem um único escritório e um único galpão. Então, tudo depende do dimensionamento do escopo do seu projeto.

No entanto, existem 5 figuras essenciais que devem fazer parte de qualquer implantação de ERP. Eventualmente, uma mesma pessoa desempenha mais de um papel, mas é importante ter claro quais são esses papéis para que, na hora em que estiver sendo executado o processo, exista a perfeita compreensão do que está sendo feito. Então, vamos ver quais são esses 5 papéis.

Conheça 5 papéis indispensáveis na implantação do ERP

1. Patrocinador

O primeiro é o patrocinador, também conhecido como sponsor. É a pessoa que é responsável pela aquisição do ERP. É importante que essa pessoa tenha um papel definidor da estratégia e que deixe bem claro o resultado que deseja, dentro de determinado tempo e conforme determinado custo.

Essa pessoa deve cobrar o retorno do investimento (ROI) de um resultado necessário no tempo adequado. Como essa pessoa é quem vai pagar pelo ERP, ela também tem autoridade sobre vários pontos de vista para cobrar os resultados.

2. Gerente de projeto

Junto do patrocinador, mas abaixo dele, nós temos um gerente do projeto ou gestor do projeto. É a pessoa que vai administrar os prazos, direcionar as demais responsabilidades às pessoas da equipe e que vai, inclusive, priorizar as tarefas, determinando o que fazer primeiro e cobrar por essas tarefas.

Ou seja, é a pessoa que vai gerenciar as tarefas que precisam ser executadas. Deve ter poder de decisão, capacidade de organizar e administrar a equipe e canal aberto com o patrocinador para, eventualmente, dirimir problemas que certamente vão acontecer no decorrer do processo.

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3. Implantador

Em seguida, vem uma figura bastante operacional, que é a figura do implantador. É a pessoa que vai realmente fazer a implantação do ERP. Por isso, deve ser alguém que conheça de tecnologia, que vai se certificar no ERP, fazer os treinamentos, compreender o ERP tão profundamente quanto possível e que vai colocar a mão na massa para configurar o sistema.

É a pessoa que vai de fato determinar como vai funcionar cada processo e os tipos de acesso que cada usuário vai ter.

Por fim, esse implantador é aquele que vai se sentar ao lado dos consultores da empresa fornecedora de ERP para fazer a parametrização do sistema no dia a dia e conforme a vida real.

Em alguns casos, pode ser que o gerente de projeto e o implantador sejam a mesma pessoa, mas é fundamental que os papéis estejam claros: em que momento ele está fazendo o gerenciamento de projetos e em que momento está fazendo a parametrização de ERP.

A propósito, é importante lembrar o quanto é relevante escolher uma empresa fornecedora de ERP que disponha de consultores e técnicos especializados em implantação, que fazem a verificação de todos os processos, buscando erros de registros, cadastros que tenham sido feitos em duplicidade por engano, dados errados de tributação, conflitos de interesse entre as áreas da empresa etc.

4. Usuário-chave

Agora, temos a figura que é definidora do sucesso do ERP: o usuário-chave. Pode ser que existam vários usuários-chave nas diversas áreas da empresa, como compras, financeiro, fiscal e contábil, vendas, produção, estoque etc.

O que esse processo vai determinar é o passo a passo que deve ser executado no sistema ERP em aliança com aquilo que é a meta definida pelo patrocinador.

5. Usuário final

Por fim, temos o usuário final, que é o beneficiário de todo esse processo porque é ele quem vai executar o sistema e fazer com que as tarefas sejam realizadas dentro dele. É importante que esse usuário final participe, valide e confirme que o ERP está funcionando.

E, claro, embora ele seja a última peça no encadeamento da implantação do ERP, a opinião dele é importante e não pode ser menosprezada ou ser considerada como detalhes desimportantes. Muitas vezes, um pequeno detalhe que é esquecido pode ser definidor para um processo ser bem executado ou mal executado ou para um processo depender ou não depender de um arremate final.

Então, essas são as 5 pessoas que participam da implantação do ERP: o patrocinador, o gerente de projeto, o implantador, o usuário-chave e o usuário final. São essas 5 figuras que você vai precisar colocar como parte da equipe no seu projeto, ainda que algumas pessoas desempenhem mais de um papel, desde que eles estejam claros e o que é que cada um deve fazer no momento em que está desempenhando sua tarefa.

E, na sua empresa, você já teve alguma experiência de implantação de ERP? Sentiu que faltou alguma dessas figuras? Para saber mais sobre como proporcionar uma implantação de sucesso, confira o vídeo que gravei com este assunto: