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Excelentes habilidades de apresentação e um bom produto certamente ajudam a vender. Mas só isso pode não bastar. Também é preciso dominar certas regras ao falar ao telefone, já que esse costuma ser o primeiro passo para efetuar a prospecção de clientes.

O bom desempenho do vendedor em suas ligações é fundamental para conseguir agendar a visita com o prospect e com isso, estabelecer critérios para suas chamadas – saber com quem e como falar, e o que dizer, vai ajudar-lhe a abrir as portas da empresa do comprador.

Não sabe nem por onde começar? Então confira agora mesmo a lista que preparamos, com 10 dicas que podem otimizar essa rotina de ações.

1. Faça uma boa pesquisa prévia

Antes de realmente ligar para um possível cliente, faça sua lição de casa, informando-se sobre a empresa e quaisquer notícias que se relacionem com o que ela vende. Tenha em mente que qualquer dado adicional pode ajudar significativamente na argumentação de venda. O prospect fez um novo investimento, fechou uma parceria promissora, lançou um produto ou serviço inovador? Você precisa saber.

Ainda procure saber com quem você vai falar na empresa. Já pensou que o ciclo de vendas B2B é mais complexo, podendo envolver diversos decisores até que a venda seja realmente fechada? Pois para otimizar seu trabalho e o tempo do potencial cliente, certifique-se de que a pessoa com quem você vai falar tem poder de decisão ou ao menos está muito próxima de quem dá o aval final.

2. Seja breve

Se o objetivo do contato for agendar uma visita, nada de sair oferecendo detalhes do produto por telefone. Informe o motivo do seu contato, diga quem você é, qual é sua empresa e que tipo de soluções tem a oferecer. Nem muito mais, nem muito menos. Procure despertar o interesse por uma conversa mais aprofundada para que chegue a seu objetivo: a visita propriamente dita.

Certifique-se de desligar o telefone com uma data e um horário agendados, colocando-se à disposição para que o prospect entre em contato quando achar melhor. E não se esqueça de fazer a gentileza de confirmar o compromisso um dia antes. Mas essa confirmação não precisa ser por telefone, viu? Envie um e-mail ou mande um SMS. Assim você evita de o prospect querer manter somente contato telefônico.

3. Horários com minutos

Ao ligar para o prospect, em vez de sugerir horas exatas, sugira horas quebradas, com minutos. Acredite: esse detalhe causará a sensação de que a reunião será breve e objetiva. Assim, em vez de marcar uma reunião às 10 horas em ponto, que tal 10h20? Além do mais, tenha o cuidado de chegar com pelo menos 5 minutos de antecedência para demonstrar interesse real no prospect. Ao mesmo tempo, evite chegar muito antes para não demonstrar ansiedade demais. E chegar atrasado não é sequer uma possibilidade, combinado?

4. Ofereça sempre duas opções

Considerando que as agendas dos profissionais modernos têm cada vez mais compromissos, o ideal é sempre oferecer ao menos 2 opções de horários para as visitas. Assim suas chances de conseguir uma data aumentam significativamente. Quando bem aplicada, essa técnica pode induzir o cliente a dar uma resposta positiva. Que tal adotar o seguinte discurso: “o senhor prefere marcar nossa rápida reunião às 10h45 ou às 14h20?”

Alternar os períodos entre manhã e tarde também ajuda o prospect a se organizar e priorizar suas atividades na data marcada. Só se atente para o horário ajustado, a fim de não se atrapalhar com os compromissos e acabar chegando na hora errada!

5. Determine um período diário

Estabeleça um período diário para fazer suas ligações, escolhendo preferencialmente o horário em que você é mais produtivo. Assim, se você costuma reduzir o pique de trabalho por volta das 15 horas, marque suas ligações mais cedo. De toda forma, seja qual for o horário escolhido, certifique-se de que terá tempo suficiente para voltar a ligar para todos os clientes que não tenha conseguido localizar na primeira tentativa.

Além do mais, durante o período em que estiver realizando essas ligações, evite receber outras pessoas ou deixar outros aparelhos funcionando. Tire o volume das notificações do chat interno, coloque o celular no silencioso e feche a aba do e-mail. Afinal, fica muito mais fácil perder o foco se continuar de olho na caixa de entrada ou tiver um colega de trabalho chamando insistentemente no chat.

6. Defina a quantidade de ligações

Defina quantas ligações você precisa fazer, bem como determine o número de visitas que deve marcar para fechar as vendas necessárias e atingir sua meta mensal. Com esse número em mente, não pare de ligar até atingir a cota de chamadas do dia. Nesse caso, usar ferramentas de gestão de processos comerciais a fim de metrificar seus resultados é uma ótima pedida.

De fato, a gestão do tempo é essencial nesse quesito. Afinal de contas, se você demora excessivamente em uma ligação, pode comprometer a qualidade das demais, que necessariamente deverão ser mais breves que o ideal. Vale aqui se lembrar da dica que demos ali em cima e sempre procurar ser breve para manter a produtividade em alta.

7. Fale com a pessoa certa

Busque sempre falar com o responsável pela tomada de decisão. Para conseguir o contato da pessoa certa, tente descobrir quem são as peças-chave na empresa. Tais informações podem ser obtidas por meio de ligações prévias, pesquisas na internet ou mesmo enviando e-mails. E se algum funcionário da organização der o nome do decisor, não se esqueça de mencionar o nome do colaborador que fez a indicação ao entrar em contato.

Como dissemos anteriormente, o processo de vendas no mercado B2B é bem mais complexo. Por essas e outras, os verdadeiros decisores do negócio tendem a estar constantemente ocupados. E aí está mais um motivo para ser assertivo no momento de falar com os decisores, ajudando a conquistar sua confiança.

8. Pegue contatos de referências

Se possível, antes mesmo de falar com o responsável pela tomada de decisão, tente encontrar um amigo ou um outro contato qualquer que trabalhe naquela empresa. As chances de essa pessoa de referência ajudar com informações detalhadas são muitas. Isso sem contar que, quando você fizer a ligação, poderá mencionar esse contato para o cliente, imediatamente criando um diferencial pela simples empatia de conhecer uma pessoa em comum. Assim o prospect ficará mais confortável para recebê-lo.

9. Saiba o nome da pessoa

Pergunte sempre o nome das pessoas com quem você tem contato, chamando-as pelo nome, sempre de forma amistosa. Quando pedir para falar com o tomador de decisão, use seu primeiro nome na apresentação. Essa é uma boa forma de demonstrar familiaridade com o possível futuro cliente.

A personalização na hora da prospecção de clientes por telefone é um excelente recurso para criar empatia e começar uma relação mais leve, sem a pressão da relação comprador e vendedor. Inicie a conversa em tom amigável, comentando sobre amenidades. Uma sugestão para quebrar o gelo: “que ótimo que consegui falar com você, fazia algum tempo que estava tentando”. Valorizar o prospect é uma ótima maneira de começar o papo com o pé direito.

10. Confirme e otimize

Envie um e-mail de acompanhamento agradecendo o prospect por seu tempo ao telefone e confirmando o dia e o horário da visita. Mais uma vez, seja breve e cordial, demonstrando interesse no encontro. Além do mais, avalie sua atuação por meio dos resultados obtidos, como número de ligações, visitas e conversões, por exemplo. Faça testes para verificar se há formas de melhorar a prospecção de clientes por telefone — como horários diferentes dos praticados, tipo de conversa e agendamento de visitas por outros meios, por exemplo.

A partir dessas atitudes simples, o departamento comercial ganha um importante aliado para alcançar as metas de vendas traçadas no planejamento, fator importante que também contribui para aprimorar a metodologia utilizada, impactando diretamente no resultado final do trabalho.