A nota fiscal é um documento que registra a venda de produtos ou serviços, comprovando a transação para fins fiscais e contábeis. Ela é necessária para formalizar negócios, garantir direitos do consumidor e cumprir com as obrigações tributárias.
A emissão da nota fiscal pode ser feita de forma eletrônica (NF-e) por meio de sistemas integrados à Receita Federal ou softwares específicos.
Para emitir, a empresa precisa estar cadastrada nos órgãos competentes e possuir certificado digital, assegurando autenticidade e validade jurídica ao documento.
Neste artigo, saiba mais sobre o conceito de nota fiscal, para que serve, quem pode emiti-la e por onde fazer esse processo. Confira!
- O que é nota fiscal?
- Para que serve uma nota fiscal?
- Quem pode emitir nota fiscal?
- Onde emitir a nota fiscal?
- Quais são as consequências de não emitir nota fiscal?
- Qual é o valor que se paga por nota fiscal?
- Conheça o Sistema Fiscal da Sankhya
O que é nota fiscal?
A nota fiscal é um documento oficial que registra a venda de produtos ou serviços, formalizando a transação entre empresa e cliente.
Trata-se de um comprovante para o recolhimento de impostos que garante direitos tanto ao consumidor quanto ao vendedor. Além de manter a transparência nas operações, a nota fiscal facilita o controle financeiro e a contabilidade das organizações.
Sua emissão pode ser física ou eletrônica (NF-e), sendo obrigatória para evitar sonegação fiscal e assegurar a legalidade das atividades comerciais. A ausência da nota fiscal pode resultar em multas e complicações jurídicas.
Para que serve uma nota fiscal?
A nota fiscal serve para formalizar uma transação comercial, garantindo que a venda de produtos ou serviços esteja em conformidade com a legislação tributária.
Documenta-se a operação, possibilitando o recolhimento correto de impostos e oferecendo segurança jurídica tanto para o vendedor quanto para o comprador.
Além disso, a nota fiscal é importante para a contabilidade do negócio, ajudando no controle de estoque, na prestação de contas e no combate à sonegação fiscal.
Também funciona como um comprovante que resguarda os direitos do cliente e facilita o processo de devolução ou troca.
Quem pode emitir nota fiscal?
A emissão de nota fiscal é uma exigência legal para formalizar transações comerciais e garantir a transparência nos processos fiscais. Dependendo da atividade exercida, diferentes perfis de contribuintes podem emitir esse documento. Veja quem está autorizado:
- Empresas registradas: devem emitir nota fiscal sempre que realizarem vendas de produtos ou prestação de serviços;
- Profissionais autônomos: podem emitir notas fiscais para serviços prestados, mediante inscrição na prefeitura ou na junta comercial;
- Microempreendedores Individuais (MEI): têm permissão para emitir notas fiscais, desde que prestem serviços ou vendam mercadorias a outras organizações;
- Comerciantes e prestadores de serviços: devem emitir notas fiscais para qualquer venda ou prestação de serviço, com ou sem CNPJ, conforme exigido pelas autoridades locais;
- Indivíduos com atividades esporádicas: podem ser obrigados a emitir nota fiscal, especialmente em serviços prestados de forma eventual e não contínua;
- Prestadores de serviços sujeitos à retenção de impostos: quando oferecem serviços sujeitos a retenção de impostos como ISS, devem obrigatoriamente emitir nota fiscal para regularizar a operação.
Onde emitir a nota fiscal?
A nota fiscal pode ser emitida por meio de diferentes canais, dependendo do tipo de contribuinte e do serviço prestado.
Empresas com CNPJ devem utilizar a plataforma da Secretaria da Fazenda (SEF) ou a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), disponível em sistemas específicos.
Profissionais autônomos e microempreendedores podem utilizar sistemas disponibilizados pela prefeitura ou pela Receita Federal.
A emissão de nota fiscal também pode ser feita por plataformas de gestão online, que oferecem soluções simplificadas e integração com órgãos fiscais.
Além disso, alguns estados e municípios oferecem sistemas próprios para facilitar o processo, como a nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e).
Quais são as consequências de não emitir nota fiscal?
A não emissão de nota fiscal pode trazer sérias consequências para empresas e profissionais autônomos. Primeiramente, há o risco de multas e penalidades fiscais, que variam conforme o valor da operação e a legislação de cada estado ou município.
A organização também pode ser enquadrada em crimes de sonegação fiscal, o que pode resultar em processos judiciais e sanções mais graves.
Outro impacto é a perda de credibilidade no mercado. Sem a emissão de notas fiscais, os clientes podem desconfiar da legalidade das operações, prejudicando a reputação da marca.
A falta de documentação fiscal também impede a dedução de despesas e o aproveitamento de créditos tributários, aumentando os custos operacionais.
Por fim, não emitir notas fiscais dificulta o controle financeiro e contábil, comprometendo a gestão do negócio. A prática, além de ilegal, compromete o crescimento sustentável e a regularidade da empresa no mercado.
Qual é o valor que se paga por nota fiscal?
O valor que se paga por nota fiscal varia dependendo do tipo de serviço, operação e do sistema utilizado. Para microempresas ou autônomos, a emissão de notas fiscais geralmente é gratuita em plataformas municipais ou estaduais.
No entanto, empresas maiores, que precisam emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), podem ter custos com softwares de gestão e integração com a Receita Federal.
Além disso, a emissão de notas fiscais no Brasil envolve o pagamento de impostos que variam conforme o tipo de operação e a localização da empresa.
No âmbito federal, há tributos como o PIS/PASEP, com alíquota de 0,65% sobre o faturamento para negócios no regime de Lucro Presumido, e o COFINS, que incide em 3% sobre o faturamento no mesmo regime.
Nos estados, o principal imposto é o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), com alíquotas variáveis de acordo com o estado e o tipo de produto ou serviço.
Já no nível municipal, destaca-se o ISS (Imposto Sobre Serviços), que incide sobre a prestação de serviços e tem alíquotas que variam entre 2% e 5%, dependendo do município
Em alguns estados e municípios, também podem existir taxas específicas para a emissão de Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas (NFS-e).
Por isso, é preciso verificar as regras locais e as necessidades do negócio para entender todos os custos envolvidos na emissão de notas fiscais e evitar surpresas que possam impactar a saúde financeira da corporação.
Conheça o Sistema Fiscal da Sankhya
O Sistema Fiscal da Sankhya é uma solução que proporciona às empresas um controle eficiente e preciso das obrigações fiscais, alinhando-se às constantes mudanças na legislação contábil brasileira.
Com ele, é possível realizar uma apuração correta de impostos, garantindo a integridade das informações e evitando inconsistências que possam gerar multas ou penalidades.
A ferramenta permite uma análise aprofundada da real disponibilidade financeira, proporcionando uma visão clara dos custos operacionais e da apuração de crédito e débito de tributos junto ao fisco.
Isso assegura que todos os lançamentos de entradas e saídas estejam corretos e alinhados com as exigências legais, promovendo a transparência nas operações fiscais da organização.
Com o Sistema Fiscal da Sankhya, é possível estar sempre em dia com as obrigações tributárias, reduzindo o risco de aborrecimentos e prejuízos financeiros.
A solução automatiza processos, eliminando retrabalhos e erros manuais, o que contribui para uma maior segurança nas informações fiscais.
Ao garantir informações assertivas e atualizadas, a Sankhya ajuda empresas a apurar custos de forma mais ágil, resultando em uma gestão tributária mais ágil e assertiva.
Dessa forma, a organização cumpre com suas obrigações legais e também fortalece sua posição no mercado ao manter uma gestão fiscal sólida e confiável.
