OTIF (On-Time In-Full): o que é e como calcular

O conceito de OTIF tem ganhado destaque no mercado como um grande aliado na gestão da cadeia de suprimentos. Compreender como calcular o On-Time In-Full é essencial para as organizações que buscam otimizar suas operações logísticas e aprimorar a experiência do cliente. 

Neste artigo, entenda o conceito de OTIF, como funciona, a importância de calcular e analisar o On-Time In-Full, como fazer o cálculo da forma correta e como implementá-lo na operação. Confira!

O que é OTIF?

OTIF, que significa On-Time In-Full ou, em português, No Prazo e Completo, é um indicador-chave de desempenho (KPI) utilizado na gestão da cadeia de suprimentos. Essa métrica avalia a eficiência logística de uma empresa, considerando tanto a pontualidade quanto a integralidade das entregas.

No que diz respeito à pontualidade, o OTIF verifica se os produtos são entregues dentro do prazo acordado, enquanto a integralidade analisa se a totalidade do pedido é entregue sem faltas ou danos. 

O On-Time In-Full é importante na avaliação da eficácia operacional, na identificação de gargalos na cadeia de suprimentos e na garantia da satisfação do cliente, uma vez que reflete a capacidade da organização em atender às expectativas de tempo e qualidade estabelecidas durante o processo de entrega.

Como funciona o OTIF?

O funcionamento do OTIF baseia-se na avaliação simultânea de pontualidade e integralidade das entregas dentro da cadeia de suprimentos. Para calculá-lo, a organização estabelece prazos de entrega acordados com clientes e parceiros, bem como critérios de integridade do pedido. 

A métrica é então calculada comparando o número de pedidos entregues pontualmente e integralmente com o total de pedidos realizados durante um determinado período. 

Uma alta pontuação no On-Time In-Full indica que a empresa está cumprindo o tempo estipulado de recebimento e garantindo que cada pedido seja completo, o que contribui para a agilidade dos processos e a satisfação do cliente. 

Por outro lado, uma pontuação baixa pode sinalizar problemas na cadeia de suprimentos, como atrasos na produção, logística inadequada ou gestão de estoque ineficiente. Dessa forma, o OTIF funciona como um indicador valioso para identificar áreas de melhoria e aprimorar a eficácia da gestão logística.

Qual é a importância de calcular e analisar o OTIF?

Calcular e analisar o OTIF é de fundamental importância para as empresas que buscam aprimorar sua eficácia operacional e garantir a satisfação do consumidor na gestão da cadeia de suprimentos. 

Em primeiro lugar, o On-Time In-Full proporciona uma visão ampla da capacidade das empresas em cumprir prazos estabelecidos. A pontualidade na entrega fortalece relacionamentos comerciais e evita custos adicionais associados a atrasos, como penalidades contratuais e descontentamento do cliente.

Além disso, ao analisar a integralidade do pedido, o OTIF destaca a qualidade dos processos logísticos e a capacidade de atender às expectativas dos consumidores em termos de quantidade e qualidade dos produtos.

Além disso, o cálculo do On-Time In-Full  fornece insights valiosos para aprimorar a agilidade das operações. Ao identificar áreas de não conformidade, as organizações podem tomar medidas corretivas para mitigar atrasos, melhorar a precisão na gestão de estoques e otimizar os processos.

Isso aumenta a competitividade no mercado e reduz gastos associados a retrabalhos, armazenagem excessiva ou insatisfação do cliente devido a pedidos incompletos. 

Como calcular e analisar o OTIF?

O cálculo e análise do OTIF envolvem uma abordagem detalhada na avaliação do desempenho logístico e da cadeia de suprimentos. Para fazer o cálculo, a organização deve inicialmente estabelecer prazos de entrega acordados com clientes e critérios específicos para a integridade do pedido. 

Em seguida, durante um período determinado, a empresa compara o número total de pedidos recebidos pontualmente e integralmente com o número total de pedidos realizados. 

Vamos considerar um exemplo simples para ilustrar o cálculo do OTIF. Suponhamos que uma organização tenha 100 pedidos programados para entrega em um determinado mês. Destes, 90 foram enviados no prazo estabelecido e sem qualquer item faltante, enquanto 10 foram entregues fora do prazo ou com produtos ausentes.

O cálculo do OTIF seria realizado da seguinte maneira:

Substituindo os valores no exemplo:

OTIF = (90/100) x 100 = 90%

Neste caso, o OTIF da empresa seria de 90%. Isso significa que 90% das solicitações foram enviadas conforme programado e sem faltas. 

Esta métrica fornece uma visão quantitativa e mensurável do desempenho da empresa em atender aos compromissos de entrega. A análise do On-Time In-Full permite que as organizações identifiquem áreas de oportunidade e aprimorem sua eficiência operacional. 

Ao monitorar continuamente os resultados, é possível identificar padrões, determinar as causas de não conformidade e implementar estratégias de melhoria. A análise detalhada pode revelar gargalos na cadeia de suprimentos, ineficiências na gestão de estoque, problemas na produção ou desafios logísticos. 

Como implementar o OTIF na operação?

Implementar o On-Time In-Full nas operações logísticas com sucesso requer um passo a passo bem executado. Por isso, listamos a seguir, de forma detalhada, o que é necessário.

1. Avalie a situação atual

É preciso realizar uma análise detalhada da situação atual da operação, identificando pontos fracos e fortes. Meça a taxa de entrega no prazo e a precisão do atendimento de pedidos para estabelecer uma linha de base.

2. Estabeleça metas

Defina metas claras e alcançáveis para o On-Time In-Full como, por exemplo, alcançar 95% de entrega no prazo e 98% de assertividade no atendimento das solicitações.

3. Treine e motive a equipe

É importante comunicar a equipe, de maneira transparente, os objetivos e os benefícios do OITF. Proporcione treinamentos de capacitação, focando em habilidades técnicas e comportamentais necessárias para alcançar as metas.

Estabeleça canais abertos de comunicação para que os profissionais possam compartilhar feedback e sugestões, promovendo um senso de responsabilidade coletiva na busca pela excelência operacional.

4. Invista em uma ferramenta de gestão

Investir em uma ferramenta de gestão, como um sistema ERP, é fundamental para a implementação eficaz do OTIF. Um ERP integra processos, proporcionando visibilidade em tempo real da cadeia de suprimentos e facilitando a tomada de decisões. 

A automação de tarefas reduz erros e melhora a eficiência operacional, contribuindo para a entrega pontual e completa. Além disso, um ERP permite monitorar indicadores-chave e ajustar estratégias rapidamente, promovendo uma gestão mais ágil e responsiva.

5. Defina os KPIs e faça o monitoramento contínuo

Definir KPIs específicos, como taxas de entrega pontual e precisão de pedidos, é necessário para a implementação bem sucedida do OTIF. Esses indicadores fornecem uma medida clara do desempenho dos processos, permitindo uma avaliação precisa do cumprimento das metas estabelecidas. 

O monitoramento contínuo desses KPIs proporciona insights em tempo real, permitindo a identificação de gargalos e a aplicação de ajustes estratégicos para manter a excelência. 

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