É importante que um gestor ou responsável por contratos de terceirização de serviços saiba executar um bom gerenciamento para garantir o sucesso das operações terceirizadas e minimizar riscos.
Hoje, quero conversar com você sobre as regras e as melhores práticas para gerenciar contratos de terceirização de serviços utilizando o ERP para, assim, aumentar a eficiência das operações em sua empresa, realizar uma gestão efetiva e garantir a qualidade e a satisfação dos clientes e usuários. Confira!
Como funciona a gestão dos contratos de terceirização de serviços no ERP?
A gestão de contratos de terceirização de serviços é uma parte fundamental de assegurar operações mais eficientes e assertivas. Semelhante às transações de vendas, a empresa que contrata os serviços atua como o tomador e deve garantir que os acordos sejam cumpridos com rigor.
Por essa razão, a integração de um sistema ERP nesse processo torna-se imprescindível. Ao registrar todos os detalhes e as complexidades inerentes à prestação de serviço no software, a organização garante que o sistema traduza automaticamente essas informações em documentos fiscais, financeiros e comerciais.
Isso simplifica o processo, permitindo um acompanhamento mais preciso e eficaz da terceirização. Além disso, a utilização de um sistema ERP na gestão de contratos de terceirização proporciona uma série de vantagens. Isso inclui otimização do fluxo de trabalho, geração de relatórios detalhados, controle de custos e minimização de erros.
Esses benefícios, por sua vez, permitem que a empresa mantenha o foco em seus objetivos estratégicos, enquanto cumpre seus compromissos com eficiência e precisão.
Como contratar um serviço terceirizado?
Um levantamento realizado pela Confederação Nacional da Indústria (CNI) mostrou que 80% das organizações do Brasil já são adeptas da terceirização de setores ou atividades. Essa prática vem ganhando cada vez mais força no mercado por ser uma aliada no aumento da produtividade e da eficiência do negócio.
Mas contratar um serviço terceirizado envolve uma série de etapas importantes para garantir uma parceria bem sucedida. Inicialmente, é fundamental identificar os objetivos da empresa, determinando exatamente quais serviços são necessários.
Em seguida, o processo de seleção do prestador ideal requer uma pesquisa aprofundada, incluindo análise de currículos, referências e experiências anteriores. A negociação de um contrato detalhado, com prazos, termos e condições claras, é um passo crítico para proteger ambas as partes e estabelecer expectativas claras.
Além disso, a comunicação eficaz e o gerenciamento contínuo da relação com o prestador são fundamentais para garantir que o trabalho seja realizado conforme o acordado e que as metas sejam alcançadas.
Como gerir contratos de terceirização de serviços no ERP?
Um exemplo prático ilustra de forma eficaz o processo de gestão de contratos de terceirização de serviços. Consideremos o caso de um cliente que oferece uma gama variada de serviços em todo o território brasileiro e com o qual colaboramos na implementação do projeto.
Embora tenha funcionários em todas as capitais e filiais e em cidades como Rio Verde, ele opta por terceirizar os serviços. Isso significa que, quando um cliente do setor de agronegócio, por exemplo, necessita de serviços de manutenção, a organização aciona a terceirização em Rio Verde.
Esses serviços, embora possam ser cobrados, nem sempre fazem parte do contrato inicial, mas todos os que são executados pelo prestador terceirizado devem ser pagos separadamente.
Essa abordagem reflete a complexidade da gestão de contratos de terceirização, pois o prestador de serviços não recebe remuneração direta do cliente, mas sim uma compensação por suas atividades executadas.
Esse modelo de negócios é importante para assegurar uma abordagem justa e transparente, ao mesmo tempo em que mantém a flexibilidade necessária para atender às demandas variáveis dos clientes e garantir a eficácia das operações de terceirização.
Como controlar os pagamentos da terceirização de serviços automaticamente?
No decorrer do processo, o prestador de serviços desempenha a tarefa designada e a registra por meio de um aplicativo que integra-se ao sistema ERP da empresa. Isso proporciona à organização uma visão imediata e abrangente das atividades executadas pelo terceirizado, alinhando-se conforme estipulado no contrato.
Com base nos termos do contrato, o prestador recebe sua remuneração, com cálculos precisos de alíquotas e descrições específicas na nota fiscal. No final de cada período, o sistema avalia as tarefas executadas, correspondendo-as às remunerações acordadas, às classificações fiscais pertinentes e às retenções aplicáveis.
O ERP, nesse cenário, fornece um extrato minucioso ao prestador de serviços, contendo todas as informações necessárias para a emissão da respectiva nota fiscal.
A automação é fundamental para esses processos, pois a empresa lida com contratos semelhantes com cerca de 400 prestadores de serviços terceirizados em todo o Brasil, cada um com suas próprias regras fiscais específicas, estabelecidas pelas prefeituras locais.
A gestão dessas variáveis fiscais é uma tarefa complexa e sujeita a falhas quando feita sem o auxílio de um sistema ERP moderno, que viabiliza a administração eficaz dos serviços terceirizados.
Veja o vídeo em que falo sobre esse assunto.
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