Quanto melhor for a gestão de uma empresa, mais rentável e competitivo o negócio será. Mas como alcançar a máxima qualidade? Uma forma simples e que pode garantir um resultado positivo é por meio do gerenciamento de projetos! Independentemente da área de atuação da companhia, um fato é certo: gerenciar os projetos de maneira eficaz causa impacto direto no seu sucesso.
Antes de mais nada, já podemos adiantar que um projeto pode ser definido como a aplicação de esforços para a produção de um produto com características únicas, podendo ser um produto, serviços e/ou processo, tudo em uma iniciativa temporária que possui começo, meio e fim definidos. É, assim, uma forma eficaz de garantir que se alcance o resultado desejado.
Mas para que serve exatamente o gerenciamento de projetos e qual é o ciclo de vida de um projeto? Ficou curioso para conhecer essas respostas? Para descobrir, acompanhe nosso post de hoje!
Para que serve o gerenciamento de projetos?
O gerenciamento de projetos serve para viabilizar que o produto, serviço e/ ou processo seja entregue da forma mais efetiva possível. Mas esse é um conceito bem amplo, aborda várias dimensões, indo de custo, prazo e qualidade a pessoas e benefícios gerados pelo resultado do projeto.
Segundo Fabio Pitorri, professor mentor de cursos da Fundação Instituto de Administração (FIA), é importante entender que gerenciar projetos é significativamente diferente de fazer a gestão de operações. Afinal, a primeira atividade lida com incertezas que não estão presentes em uma atividade contínua — como equipes que nunca trabalharam juntas ou tecnologias que ainda não são plenamente dominadas, por exemplo.
Quais são as fases de um projeto?
Segundo Luis Henrique Stockler, sócio-fundador da ba}Stockler, existe uma sequência lógica para a implementação de qualquer projeto, sendo que tudo começa com a definição do escopo (objetivo). Afinal de contas, não é possível executar nada sem saber aonde se quer chegar e quais recursos precisa usar para esse fim.
Stockler explica que, para implementar um projeto, é importante encontrar o caminho ideal, aquele pelo qual se atinge o objetivo no menor tempo possível, com o menor gasto e com o mínimo de esforço. Também é preciso conhecer o caminho crítico, que inclui as etapas que constituem os gargalos do projeto. Necessitam, portanto, de um maior cuidado na sua gestão, já que têm menor margem de manobra em sua execução.
Pensando na implementação de processos tecnológicos, por exemplo, podemos dividir o ciclo de vida de um projeto da seguinte maneira, de acordo com a coach Vivian Sant’Anna:
Iniciação
Fase em que é feito um diagnóstico com todas as informações e os recursos iniciais. Nessa etapa também são conhecidas as necessidades em relação a recursos, pessoas e prazos para sua efetiva realização.
Planejamento
O objetivo dessa fase é criar um plano estruturado e viável para a realização do projeto, fazendo com que ele alcance o resultado esperado. É feito um cronograma, um plano de gerenciamento de todas as áreas necessárias para a condução do projeto, incluindo riscos e qualidade, bem como o que mais for preciso de acordo com a necessidade da iniciativa.
Execução
O intuito dessa etapa é realizar as ações que foram estabelecidas no plano da melhor maneira possível e no prazo previamente determinado. Lembrando que a fase do planejamento é tão importante por causa de possíveis mudanças e imprevistos pelo meio do caminho. Aqui, o que deve ser bastante observado é a qualidade prevista. Então nada de dar andamento a qualquer ação apenas para alcançar o prazo desejado!
Monitoramento e controle
O monitoramento e o controle devem ser feitos ao mesmo tempo em que a execução caminha, uma vez que constituem maneiras de garantir que o que foi planejado efetivamente aconteça. Eles se desenrolam à medida em que a execução avança e são medidos de acordo com métricas previamente estabelecidas.
Encerramento
Após o término do projeto, passa-se para a mensuração dos resultados e para a documentação das informações relevantes, aquelas que serão usadas em iniciativas similares no futuro. Por isso, as falhas precisam ser identificadas e analisadas para dificultar sua repetição. Desse processo, a companhia pode tirar lições para definir estratégias mais apropriadas nos próximos projetos.
Em um processo dinâmico e na necessidade de projetos que respondam às urgências e demandas de mercado de forma rápida, fases podem ser feitas de forma simultâneas e/ou coordenadas para que determinada entrega de uma fase já seja utilizada em outra, ainda que, a fase anterior não tenha sido completamente finalizada, como exemplo o planejamento com a execução.
Como implementar o gerenciamento de projetos?
Pitorri explica que existem diversas formas de se atingir o resultado ideal ao final de um projeto, sendo que cada área de atuação costuma ter um modelo próprio, baseado em experiências de sucesso (e fracasso) e nas características do produto e/ou serviço a ser desenvolvido.
Mas o professor ressalta que existem algumas similaridades nos modelos disponíveis no mercado: todos eles estão muito preocupados no que se refere à interface com as partes interessadas — principalmente o cliente. Visam estabelecer controles e instituir atividades de planejamento, além de recomendarem o aprendizado contínuo e pregarem que o gestor de projetos possua soft skills compatíveis com essa atividade.
Quais são os benefícios?
Na verdade, são muitos os benefícios trazidos por um projeto bem gerido, mas vamos destacar um em especial: a transparência. De acordo com Fabio Pitorri, trata-se de “transparência em relação ao que vai ser entregue, ao método que vai ser aplicado para a obtenção desse produto, aos custos, aos resultados esperados e muitos outros elementos”.
Sant’Anna ainda complementa, dizendo que o gerenciamento de projetos permite que as empresas administrem e organizem uma grande quantidade de pessoas, objetivos e ações em busca de um objetivo, um resultado esperado.
Ter um setor ou uma empresa específica para acompanhar esse trabalho facilita a cobrança e a busca pelos resultados. “Por outro lado, não contar com um responsável por isso pode fazer com que o prazo, a qualidade e até mesmo o resultado esperado não seja atingido”, afirma a coach. Nesse cenário, ter umsoftware de gerenciamento de projetos pode trazer enormes benefícios para a companhia.
Stockler chama a atenção para um outro benefício fundamental: a economia tanto de tempo como de dinheiro. Reforça que “administrar é gerenciar recursos escassos. Como um administrador nunca tem todos os recursos de que precisa, tem que fazer escolhas para otimizar o uso do que tem disponível”.
Para isso, segundo ele, é preciso planejar as ações. E planejar significa desenhar e estudar o porquê de cada detalhe. É dentro do planejamento que se cria o gerenciamento de projetos. “Todo projeto precisa ser documentado para existir a possibilidade de identificar erros e acertos na sua execução, executando-o da maneira mais eficiente em uma próxima vez, se for o caso”, alerta Stockler.
Para se aprofundar ainda mais nesse assunto, aproveite para conferir este nosso post com tudo o que você precisa saber sobre gerenciamento de processos! Prepare-se para implementar agora mesmo esse conceito vencedor na sua empresa!
