KPIs: o que são e qual a importância de se acompanhar nas empresas

Em um cenário cada vez mais competitivo, gestores enfrentam um desafio comum: tomar decisões rápidas, embasadas e estratégicas em meio a um volume crescente de dados. Ter visibilidade do desempenho financeiro, operacional, comercial e de pessoas é essencial, mas isso só é possível quando a empresa utiliza indicadores confiáveis e integrados. É aqui que entram os KPIs (Key Performance Indicators), ou Indicadores-Chave de Desempenho.

Eles são fundamentais para medir resultados, corrigir rotas e garantir que a operação esteja alinhada ao planejamento estratégico. Mais do que números, eles são instrumentos de gestão capazes de orientar a evolução contínua do negócio.

Neste artigo, você vai entender o que são KPIs e por que são essenciais para qualquer empresa, como diferenciá-los de métricas e OKRs, quais os tipos e principais exemplos utilizados no mercado, como fazer a gestão eficiente de indicadores e, principalmente, como o ERP Sankhya possibilita acompanhar KPIs em tempo real, de forma integrada e estratégica.

O que são KPIs?

KPIs (Key Performance Indicators) são indicadores-chave de desempenho utilizados para medir quanto uma empresa, área ou processo está progredindo em relação às metas estratégicas definidas. Eles representam os números que realmente importam para avaliar eficiência, produtividade, rentabilidade e qualidade.

Diferentemente de métricas genéricas, que apenas mostram dados isolados, os KPIs têm três características fundamentais:

• Relevância: estão diretamente conectados à estratégia do negócio.
• Clareza: são fáceis de interpretar e acompanhar.
• Ação: permitem tomada de decisão imediata.

Um exemplo simples:

• Métrica: número de visitas ao site.
• KPI: taxa de conversão de visitas em vendas.

Ou seja, KPIs são os indicadores que mostram se a empresa está indo na direção certa.

Qual a importância dos KPIs nas empresas?

Os KPIs são essenciais porque transformam dados brutos em informações estratégicas que orientam a tomada de decisão.

Sem indicadores claros e monitorados com frequência, a empresa opera no “escuro”, reagindo tardiamente aos problemas. Com KPIs bem definidos, líderes conseguem acompanhar a evolução dos resultados e agir com precisão.

Veja os principais motivos que tornam os KPIs indispensáveis:

1. Manter o foco na estratégia

Em empresas com muitas áreas, processos e demandas simultâneas, é comum que equipes priorizem tarefas do dia a dia e se afastem da real direção estratégica do negócio.

Os KPIs funcionam como norteadores: mostram quais resultados devem ser perseguidos e se a organização está no caminho certo. Assim, os times permanecem alinhados aos objetivos macro, como expansão, rentabilidade ou eficiência operacional.

2. Tomar decisões baseadas em dados

Para CEOs, CFOs e COOs, decidir com segurança é fundamental. Os KPIs ajudam a substituir percepções subjetivas por análises objetivas, permitindo:

• prever cenários e tendências com dados históricos e em tempo real;
• corrigir desvios rapidamente, antes que se tornem crises financeiras ou operacionais;
• identificar oportunidades, como produtos mais rentáveis, mercados mais promissores ou processos que podem ser expandidos;
• otimizar recursos e investimentos, direcionando tempo, orçamento e equipes para áreas realmente estratégicas.

KPIs dão clareza sobre o que está funcionando e o que precisa de ação imediata.

3. Melhorar processos continuamente

Uma empresa só melhora o que mede. Os KPIs tornam visíveis gargalos, desperdícios, falhas e lentidões. Por exemplo:

• se o lead time aumenta, é sinal de que a operação está mais lenta, exigindo revisão de processos;
• se a margem de lucro cai, é possível identificar custos inflados ou baixa eficiência comercial.

Esse nível de análise possibilita ajustes constantes e baseados em evidências, o que gera ganho de produtividade e qualidade no longo prazo.

4. Aumentar transparência e responsabilidade

KPIs deixam claro o que se espera de cada área ou equipe. Quando todos conhecem os indicadores e metas:

• há mais alinhamento entre times;
• a comunicação interna melhora;
• cada líder assume responsabilidade pelos seus resultados;
• e a cultura de performance se fortalece.

Isso cria uma gestão mais transparente, colaborativa e orientada a entregas.

5. Criar previsibilidade

A combinação de dados históricos com KPIs acompanhados consistentemente permite que a empresa:

• projete cenários com mais precisão;
• identifique sazonalidades;
• antecipe períodos de baixa ou alta demanda;
• e reduza riscos financeiros, operacionais e comerciais.

Previsibilidade é o que diferencia empresas reativas de empresas estratégicas. KPIs tornam isso possível.

Quais são os tipos de KPIs?

Os KPIs podem ser organizados em categorias de acordo com o papel que desempenham na gestão da empresa. Essa classificação ajuda líderes a definir quais indicadores devem ser acompanhados pela diretoria, pelos gestores de área e pelas equipes operacionais.

A seguir, veja os três tipos principais e suas diferenças na prática.

KPIs primários

Os KPIs primários são os indicadores mais estratégicos da organização. Eles mostram diretamente se a empresa está avançando em direção aos seus objetivos e metas de negócio. 

Por isso, são acompanhados de perto pela alta diretoria e influenciam decisões de longo prazo, como investimentos, expansão, mudança de portfólio ou revisão de processos críticos.

Esses indicadores têm impacto direto na saúde financeira e operacional do negócio, funcionando como uma espécie de “painel executivo”.

Exemplos de KPIs primários:

• margem líquida;
• faturamento mensal;
• churn rate (em modelos de receita recorrente);
• nível de serviço (SLA).

Quando esses KPIs mostram desvios, é sinal de que a estratégia precisa ser revisada ou reforçada.

KPIs secundários

Os KPIs secundários são indicadores que oferecem contexto para a análise dos KPIs primários. Eles ajudam a entender por que um resultado estratégico está bom ou ruim, revelando o desempenho de processos, setores ou atividades específicas.

Em outras palavras, enquanto os KPIs primários mostram o “resultado final”, os KPIs secundários ajudam a explicar as causas.

São muito usados pelos gestores de área, pois permitem enxergar pontos de melhoria e oportunidades de otimização antes que isso impacte a estratégia em nível macro.

Exemplos de KPIs secundários:

• custo por aquisição (CPA);
• taxa de retrabalho;
• índice de absenteísmo.

Esses indicadores permitem investigações mais detalhadas e ajudam a direcionar decisões táticas.

KPIs práticos

Os KPIs práticos (ou operacionais) são indicadores utilizados no acompanhamento diário das atividades da empresa. Eles mostram a performance real das operações e permitem ações rápidas para resolver problemas, corrigir desvios e garantir fluidez nos processos.

Enquanto os KPIs primários e secundários têm foco estratégico e tático, os KPIs práticos são voltados à execução. São acompanhados por supervisores, líderes de operações e equipes que precisam de respostas imediatas.

Exemplos de KPIs práticos:

• tempo médio de atendimento;
• número de produtos produzidos por hora;
• tempo médio de pagamento (TMP).

Eles são cruciais para garantir que as rotinas funcionem sem interrupções, garantindo produtividade e qualidade.

Qual a diferença entre KPIs e OKRs?

Embora ambos estejam relacionados à gestão de desempenho, KPIs e OKRs têm naturezas diferentes.

Isso significa que KPIs mostram o “estado” da operação, enquanto OKRs apontam para onde a empresa quer ir. Ambos são complementares.

Diferença entre KPIs e métricas

Embora muitas empresas utilizem os termos KPIs e métricas como sinônimos, eles têm papéis muito diferentes dentro da gestão. Entender essa diferença é fundamental para que líderes não se percam em excesso de dados e saibam exatamente quais indicadores exigem atenção estratégica.

Métricas: dados gerais do desempenho

As métricas representam qualquer dado que possa ser medido dentro da operação. Elas mostram movimentos, volumes e comportamentos, mas nem sempre têm impacto direto nos objetivos estratégicos da empresa.

Exemplos comuns incluem:

• número de visitas ao site;
• tempo médio de atendimento;
• quantidade de peças produzidas;
• volume de leads gerados.

As métricas são úteis para análises operacionais e para compreender o contexto, mas, isoladamente, não revelam se a empresa está avançando rumo às suas metas.

KPIs: métricas que importam para o negócio

KPIs são um subconjunto das métricas, mas com uma diferença crucial: eles são escolhidos estrategicamente porque influenciam diretamente os resultados e a performance organizacional.

Se o objetivo é aumentar lucro, reduzir churn, melhorar qualidade ou elevar produtividade, os KPIs são os indicadores que mostram se isso está acontecendo.

Enquanto uma métrica apenas descreve um dado, um KPI orienta a ação. Resumindo de forma simples: todas as métricas são dados e KPIs são as métricas estratégicas que o negócio escolhe para acompanhar com prioridade.

Ou seja: todo KPI é uma métrica, mas nem toda métrica é um KPI.

Quais os principais KPIs de uma empresa?

Para tornar a análise mais objetiva, organizamos os indicadores-chave de desempenho por área estratégica. Assim, gestores e analistas conseguem identificar rapidamente quais métricas acompanhar para sustentar decisões mais inteligentes.

KPIs financeiros

Os KPIs financeiros são indispensáveis para CFOs e CEOs avaliarem a viabilidade econômica do negócio e o impacto direto das operações no caixa. Entre os mais usados, destacam-se:

1. Margem de lucro líquida

Representa o percentual de lucro efetivo após a dedução de todos os custos, despesas e impostos, um dos indicadores centrais de rentabilidade.

2. EBITDA

Mede o desempenho operacional antes de juros, impostos, depreciações e amortizações, oferecendo uma visão mais fiel da eficiência do core business.

3. Fluxo de caixa operacional

Demonstra a capacidade real do negócio de gerar caixa a partir das atividades principais, sem considerar financiamentos ou investimentos externos.

4. Retorno sobre Investimento (ROI)

Avalia o retorno obtido diante dos investimentos realizados, servindo como base para priorização de projetos e alocação de recursos.

5. Ticket médio

Mostra o valor médio por venda e apoia estratégias de crescimento baseadas em upsell, mix de produtos e performance comercial.

6. Liquidez corrente

Indica a capacidade da empresa de honrar compromissos de curto prazo, sendo essencial para análises de solvência e riscos financeiros.

KPIs operacionais

Voltados à melhoria contínua, estes indicadores são essenciais para COOs avaliarem produtividade, eficiência e capacidade de entrega.

1. Lead time

Tempo total entre o início e o fim de um processo, um dos pilares para medir velocidade operacional.

2. Índice de retrabalho

Quantifica o volume de erros ou correções necessárias, evidenciando gargalos e problemas de qualidade.

3. Overall Equipment Effectiveness (OEE)

Mede a eficiência geral de máquinas e equipamentos, combinando disponibilidade, performance e qualidade.

4. Taxa de capacidade produtiva

Mostra o quanto a operação é capaz de atender à demanda atual sem comprometer prazos e padrões.

5. Tempo de ciclo

Indica a velocidade de execução de cada etapa de um processo, facilitando a identificação de desperdícios.

KPIs comerciais

Essenciais para equipes de vendas e marketing, esses indicadores dão visibilidade sobre performance, previsibilidade de receita e eficiência do funil.

1. Taxa de conversão

Revela o nível de eficiência das etapas do funil comercial, desde leads até clientes.

2. Custo de Aquisição de Clientes (CAC)

Mostra quanto a empresa precisa investir para conquistar um novo cliente.

3. Lifetime Value (LTV)

Indica o valor financeiro total que um cliente gera ao longo do relacionamento com a empresa.

4. Churn

Aponta a taxa de cancelamento, um dos fatores mais críticos para negócios recorrentes.

5. Receita Recorrente Mensal (MRR)

Fundamental para empresas SaaS, possibilita previsibilidade e análise de crescimento mês a mês.

KPIs de satisfação

Apoiam estratégias de Customer Experience e mostram a percepção do cliente sobre a marca, produto ou serviço.

1. Net Promoter Score (NPS)

Mede a probabilidade de recomendação e sinaliza o nível de lealdade dos clientes.

2. Customer Satisfaction Score (CSAT)

Avalia a satisfação imediata após uma interação, entrega ou compra.

3. Service Level Agreement (SLA)

Compara o nível de serviço prometido com o efetivamente entregue, sendo determinante para gestão de atendimento.

KPIs de produtividade

Focados no desempenho das equipes e na eficiência organizacional, esses indicadores apoiam gestores de RH e líderes de times.

1. Absenteísmo

Mede a frequência de faltas e ausências, importante para prever impactos operacionais.

2. Produtividade por colaborador

Avalia o output individual ou por equipe, facilitando análises de performance e dimensionamento.

3. Tempo médio para execução de tarefas

Indica a agilidade operacional e a eficiência das equipes nas atividades do dia a dia.

4. Turnover

Mostra a taxa de rotatividade de colaboradores, refletindo a capacidade de atração e retenção de talentos.

Como fazer a gestão de KPIs

Gerenciar KPIs vai muito além de coletar números: trata-se de estruturar um processo contínuo, conectado à estratégia e capaz de orientar decisões em todos os níveis da empresa. Para isso, siga um fluxo claro e consistente:

1. Defina objetivos estratégicos claros

Nenhum indicador tem valor se não estiver alinhado a uma intenção estratégica. Antes de selecionar métricas, responda:

• O que queremos alcançar nos próximos ciclos?
• Que transformação buscamos promover no negócio?

Essas respostas definem o norte que guiará todo o acompanhamento de desempenho.

2. Escolha KPIs realmente relevantes

Mais indicadores não significam mais clareza. Na verdade, podem gerar ruído e dispersão. Para selecionar os KPIs certos, priorize:

• KPIs primários, relacionados às metas corporativas;
• KPIs secundários, que complementam análises;
• KPIs operacionais/práticos, usados no dia a dia das áreas.

A curadoria é tão importante quanto a medição.

3. Estabeleça metas mensuráveis

Um KPI sem meta é apenas um dado solto. As metas precisam ser:

Específicas, para evitar interpretações ambíguas;
Mensuráveis, garantindo acompanhamento;
Atingíveis, sem perder ambição;
Relevantes, conectadas à estratégia;
Temporais, definindo prazos claros.

Essa estrutura transforma indicadores em direção.

4. Use ferramentas de integração e automação

Fazer gestão de KPIs em planilhas manuais pode gerar:

• inconsistências e falhas humanas,
• falta de integração entre áreas,
• dificuldade de atualização e validação.

É aqui que o ERP Sankhya se diferencia: ele centraliza dados, automatiza cálculos, integra áreas e entrega insights confiáveis sem retrabalho.

5. Monitore em tempo real

KPIs precisam de ritmo. Acompanhar métricas diariamente ou em tempo real permite detectar desvios antes que se tornem problemas maiores e agir preventivamente.

6. Revise periodicamente

Indicadores não são estáticos. Eles devem evoluir conforme:

• mudanças estratégicas;
• dinâmicas de mercado;
• novas prioridades das áreas.

Revisões trimestrais são uma boa prática para garantir que o conjunto de KPIs siga relevante e alinhado ao momento do negócio.

ERP Sankhya: tecnologia para monitorar KPIs de forma integrada

O ERP Sankhya é uma plataforma completa desenvolvida para unificar informações de todos os setores (financeiro, comercial, operações e RH) e transformar dados dispersos em insights estratégicos.

Com ele, a empresa deixa de depender de relatórios manuais, planilhas desconectadas e processos fragmentados. Tudo passa a ser monitorado de forma centralizada, em dashboards intuitivos, com dados em tempo real e alta confiabilidade.

A seguir, conheça as principais ferramentas que o ERP Sankhya disponibiliza para fortalecer a gestão de KPIs:

1. Aplicativo Sankhya GPD (Gestão por Desempenho)

O Sankhya GPD é uma solução criada especialmente para acompanhamento de metas e indicadores, oferecendo mobilidade para diretores, gestores e analistas que precisam tomar decisões rápidas, dentro ou fora da empresa.

Funcionalidades principais:

Acesso rápido

Basta utilizar o mesmo usuário e senha do ERP para acessar o aplicativo imediatamente.

Filtros avançados de análise

Os filtros possibilitam um acompanhamento extremamente personalizado:

• Exercício: seleção obrigatória do ano desejado.
• Unidade gerencial: foco em equipes, setores ou departamentos específicos.
• Indicadores: escolha dos KPIs mais estratégicos para cada área.
• Hierarquia: visualização de metas por estrutura organizacional.
• Referência: seleção do período de análise (mensal, trimestral ou anual).

Opções de visualização

O gestor pode navegar facilmente entre diferentes perspectivas:

• visualizar a hierarquia superior;
• analisar metas filhas;
• consultar metas por estrutura ou unidade organizacional.

Análise detalhada de resultados

O app oferece recursos visuais que aceleram a interpretação dos dados:

• gráficos por período e acumulados;
• comparação entre metas, valores realizados e valores previstos;
• faróis indicadores (green/yellow/red) para identificar desvios imediatamente.

Essa mobilidade torna o Sankhya GPD ideal para reuniões, visitas externas, auditorias internas e viagens corporativas.

2. Dashboards integrados no ERP Sankhya

Os dashboards do ERP Sankhya substituem relatórios manuais e oferecem uma visão completa, atualizada e customizável sobre o desempenho da empresa.

Principais benefícios:

Dados em tempo real

Acompanhe indicadores financeiros, operacionais e comerciais no exato momento em que eles acontecem.

Customização por área

Cada liderança pode configurar seu próprio painel:

• CFOs visualizam KPIs financeiros e projeções;
• COOs acompanham produtividade, eficiência e operação;
• Diretores comerciais monitoram metas, vendas e conversão;
• Líderes de produção analisam capacidade, OEE e lead time;
• RH acompanha absenteísmo, turnover e performance.

Comparações inteligentes

O sistema permite comparar resultados com:

• períodos anteriores;
• metas atuais;
• projeções futuras.

Isso facilita análises de tendência e identificações de desvios.

Visualização clara e estratégica

Gráficos, indicadores, painéis executivos e análises integradas tornam a leitura simples, mesmo para informações complexas.

3. Monitoramento de indicadores de desempenho

Além dos dashboards e do aplicativo GPD, o ERP Sankhya oferece recursos completos para acompanhamento contínuo de KPIs:

• monitoramento de indicadores essenciais para cada área;
• ajuste ágil de métricas conforme mudanças estratégicas;
• geração de relatórios personalizados;
• visualização de dados que impactam diretamente satisfação do cliente, operação e resultados financeiros.

Assim como outras soluções especializadas do mercado, o ERP Sankhya permite que cada gestor acompanhe seus indicadores-chave com precisão e faça intervenções rápidas quando necessário, mas com o diferencial de tudo estar integrado de ponta a ponta dentro de um único ERP.

Dicas para maximizar o uso dos KPIs no ERP Sankhya

Para extrair o máximo valor dos KPIs dentro do ERP Sankhya, é importante combinar boa estratégia com boas práticas de gestão.

As recomendações a seguir ajudam a garantir que os indicadores realmente impulsionem resultados e não se tornem apenas números em um painel.

1. Escolha KPIs que realmente importam para sua estratégia

O excesso de indicadores gera distração e dificulta a tomada de decisão. Priorize KPIs que estejam diretamente ligados aos objetivos estratégicos da empresa. Quanto mais claro o foco, mais eficiente será o acompanhamento.

2. Estabeleça metas antes de configurar dashboards

Dashboards só ganham força quando estão conectados a metas claras. Defina objetivos mensuráveis, prazos e responsáveis. Assim, a visualização no ERP passa a servir como um guia real de desempenho, e não apenas como um painel de dados.

3. Revise indicadores periodicamente

Estratégias evoluem, prioridades mudam e o mercado avança rapidamente. Revisar KPIs de forma periódica (trimestralmente, por exemplo) garante que o conjunto de indicadores continue relevante, equilibrado e alinhado ao momento da organização.

4. Capacite sua equipe

Ter indicadores bem definidos não basta. É essencial que líderes, analistas e gestores saibam interpretar os dados, entender tendências e agir sobre desvios. Investir em treinamento e troca de conhecimento maximiza o impacto da ferramenta.

5. Utilize sugestões do Sankhya Place

O Sankhya Place oferece recomendações, melhorias e recursos valiosos para evolução contínua dos relatórios e dashboards. Aproveitar esses insights ajuda a manter os painéis sempre otimizados, alinhados às melhores práticas e conectados às necessidades do negócio.

Conclusão

Os KPIs são elementos indispensáveis para CEOs, CFOs e COOs que precisam tomar decisões estratégicas com velocidade, precisão e segurança. Quando bem definidos e acompanhados, eles oferecem uma visão completa da performance organizacional e permitem:

• decisões mais rápidas e assertivas;
• melhoria contínua de processos;
• maior previsibilidade e controle;
• redução de riscos operacionais e financeiros;
• crescimento sustentável, orientado por dados.

No entanto, o verdadeiro diferencial surge quando esses indicadores são integrados em uma única plataforma. É exatamente isso que o ERP Sankhya oferece: centralização de dados, dashboards inteligentes, análises em tempo real e total conexão entre financeiro, operações, vendas e pessoas.

O que antes exigia relatórios manuais e diversas fontes de informação, agora acontece de forma automatizada, consistente e estratégica.

Se o seu objetivo é elevar o nível de gestão, aumentar a maturidade analítica e transformar dados em ações concretas, a Sankhya está pronta para apoiar essa jornada.

Fale com um consultor Sankhya e descubra como transformar seus KPIs em resultados reais.