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GPD: o que é e como aplicar no seu negócio

O Gerenciamento Por Diretrizes (GPD) é uma metodologia que implementa um sistema de gestão que transforma as diretrizes organizacionais em metas estratégicas e de fácil acesso aos colaboradores, auxiliando todos os setores organizacionais do negócio. É uma forma de fazer com que os líderes sejam entendidos por toda a empresa.

No conteúdo abaixo, detalhamos melhor o que é o GPD, seus pilares, suas ferramentas e como aplicar na sua empresa. Continue lendo para saber mais!

O que é GPD e como foi desenvolvido no Brasil?

O conceito de GPD (Gerenciamento Por Diretrizes) foi desenvolvido no Japão, baseado na técnica denominada Hoshin Kanri, que tem como propósito implementar um modelo de gestão pela qualidade total, disseminando de forma estratégica as metas organizacionais no âmbito geral.

No Brasil, o autor e consultor de gestão, Vicente Falconi, foi um dos disseminadores dessa ferramenta. Na década de 80 era difícil falar em planos de ação e definição de metas, mas, a partir dos anos 90, a gestão passou a ser mais abordada nas organizações.

Vicente Falconi avaliou e entendeu que as empresas não deveriam focar apenas na qualidade dos processos. Era necessário um método que destrinchasse metas em submetas. Assim, as ações são palpáveis para chegar à conquista de resultados, além de facilitar o entendimento dos processos para os colaboradores.

Pilares do Gerenciamento por Diretrizes

Falconi desenvolveu o método GPD contendo três pilares fundamentais para um gerenciamento bem sucedido:

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Os resultados estão totalmente interligados com habilidades como a dedicação e a criatividade dos profissionais envolvidos no processo.

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A inovação é um fator que deve estar presente a todo momento da execução das atividades, além de ser incentivada com frequência.

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As mudanças estipuladas precisam acontecer sempre com foco na evolução e no aprimoramento.

O desenvolvimento de planejamentos de maneira prática é um dos pontos principais do GPD, que tem como objetivo executar os processos etapa por etapa, de forma sensível e aberta às possíveis mudanças para melhorias que possam ocorrer no caminho. Por isso, uma das principais ferramentas, que faz parte da gestão por diretrizes, é o PDCA.

PDCA

O PDCA (Plan-Do-Check-Act) tem o intuito de proporcionar contínuas melhorias à organização do GPD, tendo em vista que seu maior foco é no aprimoramento dos processos com qualidade.

Para o planejamento estratégico, existem três possibilidades de planos. Saber em qual a empresa se encaixa é fundamental para conseguir determinar as rotinas internas tanto para o atual momento quanto para os próximos anos. Esses planos se dividem em:

Plano atual: planejamento para os próximos meses;

Plano de médio prazo: planejamento entre o anual e os de curto prazo. Atende um período de aproximadamente 3 anos;

Plano de longo prazo: visão macro que mostra o caminho entre 5 e 10 anos.

Uma pesquisa realizada pela consultoria Falconi com 100 empresas (de médio porte) mostrou que apenas 10% delas têm estratégias e metas bem definidas a longo prazo, enquanto 47,6% sabem da necessidade de ter um planejamento estratégico.

Um dos maiores problemas enfrentados pelas empresas é não colocar em ação estratégias organizacionais de forma que seus colaboradores entendam o que é preciso ser feito de forma eficiente e com qualidade.

Por isso, para facilitar tanto na comunicação e no alinhamento dos gestores quanto no entendimento dos colaboradores, é preciso destrinchar esses objetivos em metas menores, mas utilizando ferramentas GPD como auxílio.

Acesse o blog da Sankhya e saiba como atingir metas com o uso do GPD.

Algumas das mais importantes ferramentas da gestão por diretrizes, que ajudam no cumprimenta das metas com mais clareza a todos os setores, são:

 Indicadores de desempenho;

 PDCA;

 Análises de causas e efeitos;

 Dashboards para o acompanhamento de indicadores, métricas e dados;

 Reuniões para feedbacks do andamento e dos resultados das metas.

Ferramentas de GPD

Utilizando as ferramentas do GPD para auxiliar as etapas de cada processo, a empresa consegue mais qualidade de maneira geral.

A seguir, confira as principais

Como usar o GPD na sua empresa?

A implementação de um modelo de gestão baseado no GPD precisa ser bem instituída na empresa para que as metas sejam alcançadas com sucesso. Por isso, é importante ter um alinhamento estrutural entre gestores e colaboradores e seguir corretamente cada etapa para que a empresa conquiste vantagens contínuas, como:

Incentivo à inovação e à criatividade;

Melhora na dedicação dos profissionais;

Melhores planejamentos e maiores mudanças;

Organização da gestão;

Clareza e objetividade de trabalho.

Os estágios de aplicação precisam estar de acordo com o nível de maturidade da empresa. E para isso é necessário que as lideranças saibam em que patamar a organização se encontra e sigam os passos a seguir para conquistar as metas estipuladas:

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Prepare a empresa para o GPD

Na metodologia GPD é necessário ter um líder responsável pela gestão por diretrizes. É preciso ter atenção, visão geral e acompanhar todas as etapas da implementação do GPD na organização.

Esta pessoa responsável fica encarregada de desenvolver o Padrão Gerencial, um documento que tem a participação dos altos cargos da empresa e precisa conter os objetivos, o formato do controle do GPD, um fluxograma e um plano do desdobramento das metas.

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Estipule a primeira meta principal

Após ser feita a avaliação dos negócios, comparando análises internas com situações externas envolvendo o mercado e os concorrentes, é hora de entender e definir a atual situação da empresa.

Nessa fase da aplicação, a análise SWOT é uma ótima aliada para ajudar o líder responsável e os altos cargos da empresa a definirem qual será a meta principal, ou também chamada de meta de sobrevivência.

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Acompanhe a execução das ações

A execução das ações definidas precisa ser acompanhada, monitorada e analisada constantemente. É importante que o líder saiba conduzir todos os processos através da boa comunicação com a equipe, porque bons resultados vêm através de uma boa liderança.

O gestor precisa ter um bom conhecimento da ferramenta PDCA para motivar os funcionários e saber lidar com possíveis erros e problemas inesperados.

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Padronize o GPD

Para a boa organização de todas as etapas e processos da gestão por diretrizes, o ideal é ter documentado em sistema os dados e as informações de forma didática para que os colaboradores de todos os setores entendam e consigam executar suas atividades sem complicações ou dúvidas. O fluxograma e os pilares estruturais do PDCA são ótimos aliados no desenvolvimento desses documentos.

Benefícios do GPD Sankhya

O uso do GPD Sankhya traz direcionamentos e resultados revolucionários para os negócios quando aplicado com coerência e estrategicamente bem estruturado.

A gestão por diretrizes conta com inúmeros benefícios para o sucesso organizacional. Confira os pontos que destacamos a seguir:

Metas integradas

A tela de apuração de resultados busca informações que estão no sistema. Ela funciona como um agregador de informações e não como mais um trabalho a ser feito pela equipe. Dessa forma, é possível economizar tempo e custos, além de ter mais qualidade e segurança nos dados e aumento da produtividade.

Painel de resultados intuitivo

Faróis como indicadores que sinalizam a situação de cada meta, se os resultados estão sendo satisfatórios ou se é preciso fazer uma análise de causa e efeito, oferecem o modelo de cascata com as metas maiores quebradas em metas menores, em uma tela visualmente ampla e prática.

Gestão em tempo real

Os indicadores são atualizados em tempo real com os dados do sistema. Dessa forma, os gestores não precisam esperar o fim do período para descobrir o que precisa ser corrigido. Tenha mais agilidade no tempo de resposta e mobilidade, podendo acessar os dados de qualquer lugar com um computador, tablet ou celular.

Cultura de evolução

À medida que os resultados não são alcançados, novos planos de ação são propostos pelo time. Dessa forma, aumentam a cultura de evolução e a responsabilidade dos colaboradores com a conquista das metas propostas.

O GPD Sankhya ajuda a otimizar processos com planejamento estratégico e acompanhamento de resultados pelos indicadores gerenciais, tudo em tempo real e com a mobilidade de ter acesso ao sistema de qualquer lugar através de computador, notebook ou celular.

Como um sistema de gestão ajuda o GPD?

Os níveis de gestão do GPD passam por três áreas organizacionais, sendo elas: a alta gestão da empresa (estratégico), a gestão intermediária (tático) e a supervisão e coordenações ligadas à produção (operacional).

Na aplicação do método, para facilitar todos os processos e desdobramentos das metas em cada um desses níveis, o GPD fornece dois sistemas de gerenciamento: o gerenciamento interfuncional e o funcional.

O primeiro visa as estratégias e as metas com foco prioritário no futuro da empresa.

No sistema Sankhya, a tela de metas gerenciais é totalmente visual, rápida e prática. Ela permite configurações e traz a tela de farol para ajudar os gestores no direcionamento das ações.

Com um gráfico de evolução, o sistema mostra mês a mês o resultado das performances, fazendo uso da sinalização do farol.

A sinalização dos faróis é representada por cores, que facilitam para os gestores o entendimento sobre os resultados e as situações dos processos:

Apuração dos Resultados

Com um gráfico de evolução, o sistema mostra mês a mês o resultado das performances, fazendo uso da sinalização do farol.

A sinalização dos faróis é representada por cores, que facilitam para os gestores o entendimento sobre os resultados e as situações dos processos:

Farol Azul

Mostra os resultados que estão acima dos objetivos propostos;

Farol Verde

Resultados que estão próximos de alcançar as metas ou em cima;

Farol Amarelo

É um sinal de alerta, resultados que estão abaixo do objetivos;

Farol Vermelho

Está totalmente distante dos objetivos e precisa de um nível redobrado de atenção.

Pelo sistema, é possível visualizar os resultados tanto de forma acumulada quanto por período e ter o controle de metas com uma visão geral dos negócios. De forma clara, fácil e automática, os gestores conseguem acompanhar e identificar os pontos que precisam de mudanças ou melhorias nas ações.

Já o segundo, tem o foco nas metas de melhorias contínuas da empresa, além da manutenção das rotinas (controle diário da qualidade na execução das atividades).

Apuração dos Resultados

Já o segundo, tem o foco nas metas de melhorias contínuas da empresa, além da manutenção das rotinas (controle diário da qualidade na execução das atividades).

Além do monitoramento geral da execução das metas, através dos índices de desempenho, os gestores precisam dar uma maior atenção aos dois últimos faróis citados anteriormente (amarelo e vermelho).


Esses sinalizadores, que estão com baixa qualidade de execução e resultados, são o foco na análise de causa e efeito e na construção do plano de ação, para fazer com que esses indicadores cheguem próximo ou acima dos objetivos propostos.

Análise de Causa e Efeito

Na análise de causa e efeito é executado o Diagrama de Ishikawa, que é a identificação das principais causas que levaram a empresa a não alcançar os objetivos propostos. Essa ferramenta analisa todas as fases de um processo com baixos resultados de forma detalhada.

No plano de ação vinculado às metas que estão com baixo índice de desempenho, é possível delegar tarefas específicas para os colaboradores, independente do setor, com toda a estrutura de informações de como deverão ser executadas as ações.

Plano de Ação

No plano de ação vinculado às metas que estão com baixo índice de desempenho, é possível delegar tarefas específicas para os colaboradores, independente do setor, com toda a estrutura de informações de como deverão ser executadas as ações.

Para aprofundar ainda mais a análise, os gráficos levam a um dashboard que mostra a raiz dos eventos de cada indicador. São relatórios com análise histórica de drill down, que permitem aos gestores ver dados e informações com riqueza de detalhes e em níveis hierárquicos, além de analisar com precisão os gargalos que impedem o alcance dos resultados.

 

Após fazer a análise de causa e efeito com todos esses recursos, os gestores conseguem chegar a um consenso sobre a estruturação do plano de ação. Para obter resultados otimizados nos negócios, é importante direcionar as metas em um único sistema que permite a integração de todos os dados.

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