Um gestor de RH precisa garantir que todos os funcionários recebam os salários corretamente, considerando horas extras, benefícios e deduções legais. Sem um sistema de folha de pagamento eficiente, essa tarefa pode se tornar extremamente complexa.
Em 2024, no Brasil, 1,24 milhão de empresas de médio porte deverão fechar a folha de pagamento no novo sistema do eSocial, e o empregador que não cumprir o cronograma de implantação para a adesão ao eSocial estará sujeito a punições previstas na legislação.
Além disso, a irresponsabilidade de gestores quando o assunto é folha de pagamento pode gerar penalidades judiciais e até condenação de prisão por fraude.
A integração de um sistema de folha de pagamento robusto facilita a administração desses aspectos, assegurando que todas as informações estejam atualizadas e acessíveis.
Saiba agora o que é a folha de pagamento, como calculá-la corretamente e como sistemas automatizados podem transformar esse processo, trazendo eficiência e precisão para sua empresa.
O que é folha de pagamento?
A folha de pagamento, como o próprio nome sugere, é o documento em que são registrados todos os dados referentes aos pagamentos dos funcionários ou prestadores de serviços de uma empresa.
Este documento essencial abrange informações operacionais sobre a jornada de trabalho, além de dados fiscais, contábeis e trabalhistas de cada funcionário.
Ele possui periodicidade mensal e é obrigatório no Brasil desde 1999, conforme os artigos 464 e 225 do Decreto 3048/1999. Esta obrigatoriedade foi instituída para garantir os direitos e deveres das partes envolvidas.
Aliás, a folha de pagamento é muito importante em casos de ações na justiça trabalhista, fornecendo diversas informações e comprovantes importantes nessas situações.
Ao final do processo de elaboração da folha de pagamento, é emitido o holerite. Este documento contém as informações salariais e os descontos aplicados, servindo como comprovação de que o colaborador recebeu seu salário corretamente.
Passo a passo de como fazer a folha de pagamento
Conforme dito anteriormente, elaborar uma folha de pagamento é uma tarefa básica para garantir a correta remuneração dos funcionários e cumprir as obrigações legais de uma empresa. A seguir, confira um passo a passo detalhado para realizar essa tarefa com precisão:
1. Coleta de dados dos funcionários
Reúna todas as informações necessárias, como nome, CPF, cargo, salário base, e jornada de trabalho de cada funcionário. Dados adicionais, como dependentes e benefícios, também devem ser coletados.
2. Registro da jornada de trabalho
Registre as horas trabalhadas de cada funcionário, incluindo horas extras, adicionais noturnos e faltas. Utilize sistemas de controle de ponto ou planilhas detalhadas para garantir a precisão dos dados.
3. Cálculo dos proventos
Calcule os valores devidos aos funcionários, incluindo salário base, horas extras, adicionais (periculosidade, insalubridade, noturno), gratificações, e benefícios (vale-transporte, alimentação etc.).
4. Descontos legais e contratuais
Aplique os descontos obrigatórios, como INSS, IRRF, e contribuições sindicais. Inclua também descontos por faltas não justificadas, adiantamentos salariais e empréstimos consignados.
5. Conferência e ajustes
Verifique todos os cálculos para garantir que não haja erros. Ajuste qualquer discrepância encontrada e valide os valores finais com base nas regras da empresa e na legislação vigente.
6. Emissão da folha de pagamento
Gere a folha de pagamento, que deve incluir todos os proventos e descontos detalhados. Certifique-se de que o documento esteja claro e compreensível para os funcionários.
7. Emissão dos holerites
Após finalizar a folha de pagamento, emita os holerites individuais. Este documento deve conter informações salariais, descontos, e o valor líquido a ser recebido pelo colaborador.
8. Registro e arquivamento
Registre a folha de pagamento em sistemas contábeis ou planilhas de controle. Arquive o documento e os holerites em local seguro para futuras consultas e auditorias.
9. Pagamento dos salários
Realize o pagamento dos salários conforme as datas estabelecidas pela empresa, utilizando transferência bancária ou outros meios de pagamento acordados com os funcionários.
10. Cumprimento das obrigações acessórias
Envie as informações da folha de pagamento aos órgãos competentes, como o eSocial, cumprindo todas as obrigações acessórias exigidas pela legislação trabalhista e previdenciária.
Seguindo este passo a passo, a empresa assegura que a folha de pagamento seja elaborada de forma correta e eficiente, garantindo a satisfação dos funcionários e o cumprimento das obrigações legais.
Como fazer o cálculo da folha de pagamento?
Na elaboração de uma folha de pagamento, é necessário calcular as horas trabalhadas de acordo com o cargo e a frequência dos funcionários. Com esses dados, são lançados os proventos e os descontos correspondentes.
Utilizar um sistema de gestão de pessoas facilita o gerenciamento dessas informações.
Esse tipo de sistema pode lançar automaticamente na folha de pagamento todas as horas trabalhadas, incluindo horas extras, faltas, descontos de DSR (Descanso Semanal Remunerado), atrasos e possíveis adicionais.
Com os dados extraídos do espelho de ponto, o sistema realiza os cálculos necessários para a folha de pagamento, que também deve considerar os adicionais noturnos e os descontos de benefícios, como vale-alimentação e vale-transporte, caso aplicáveis.
É igualmente importante aplicar os encargos e descontos legais, como o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), bem como os benefícios correspondentes.
Dessa forma, a folha de pagamento reflete com precisão a remuneração dos funcionários, garantindo a conformidade com as obrigações trabalhistas e fiscais.
Quais são os proventos da folha de pagamento?
Os proventos, também conhecidos como vencimentos, fazem parte da folha de pagamento e representam os valores de ganho do funcionário. São eles:
Salário
O salário é o valor mensal pago pelo empregador ao empregado em troca das horas de trabalho realizadas.
Horas extras
As horas extras são o tempo adicional trabalhado pelo colaborador além da jornada estabelecida em contrato. Estas horas devem ser remuneradas com um acréscimo de, no mínimo, 50% sobre o valor da hora normal.
Descanso Semanal Remunerado (DSR)
O DSR é um dia de descanso remunerado, geralmente concedido aos domingos, conforme estabelecido pela legislação.
Adicional noturno
O adicional noturno é o valor pago aos funcionários que trabalham entre 22h e 5h (trabalhador urbano) e entre 20h e 4h (trabalhador rural). Por lei, esses funcionários devem receber, no mínimo, 20% a mais do valor da hora normal.
Adicional de insalubridade
Este adicional é calculado sobre o salário mínimo ou sobre o piso da categoria e é devido a atividades ou locais de trabalho prejudiciais à saúde. Segundo o Ministério do Trabalho, é concedido aos trabalhadores expostos a condições insalubres que prejudicam a saúde a curto ou longo prazo.
Adicional de periculosidade
O adicional de periculosidade é devido aos colaboradores que trabalham em condições de risco, como exposição a inflamáveis, eletricidade ou explosivos. Este adicional deve ser de 30% sobre o salário do colaborador.
Outros proventos
Outros proventos podem incluir salário-família, diárias de viagens, adicional por tempo de serviço, auxílio-creche/babá, entre outros. Estes adicionais variam conforme a empresa, cargo e políticas de gestão de RH.
A folha de pagamento deve incluir todos esses proventos para garantir que os funcionários recebam de forma justa e conforme a legislação vigente.
Quais são os principais descontos da folha de pagamento?
Se os proventos representam os ganhos dos funcionários, os descontos são os valores subtraídos da folha de pagamento de cada colaborador. Os principais descontos são:
Desconto do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS)
O desconto do INSS é calculado com base no salário bruto do funcionário e destina-se a aposentadoria, seguro-desemprego, auxílio-doença, pensão por falecimento, entre outros benefícios.
Desconto do Risco de Acidente de Trabalho (RAT)
Este desconto é destinado para possíveis acidentes de trabalho. O valor pago pela empresa é determinado pelo Código de Atividade Econômica, conforme tabela divulgada pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).
Desconto do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS)
Embora o valor do FGTS, correspondente a 8% do salário bruto do colaborador, não seja descontado diretamente do salário do funcionário, deve ser registrado na folha de pagamento. Este valor é referente ao tempo de serviço prestado.
Desconto do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF)
O IRRF é descontado da folha de pagamento por determinação do Governo Federal e é calculado sobre o rendimento do trabalhador. Este desconto não é aplicável a todos os funcionários, variando conforme a faixa salarial.
Desconto do Vale-Transporte (VT)
Este desconto é aplicado apenas aos colaboradores que necessitam de auxílio para transporte. O empregador pode descontar até 6% do salário-base ou o valor destinado ao transporte, prevalecendo o menor.
Desconto do Vale-Alimentação (VA) ou Vale-Refeição (VR)
O vale-alimentação ou vale-refeição são benefícios que podem ou não ser descontados na folha de pagamento. Independentemente de serem descontados ou não, devem constar no documento.
Desconto de faltas e atrasos
As faltas não justificadas e os atrasos resultam em descontos na folha de pagamento. No entanto, esses descontos não são considerados na base de cálculo do INSS, IRRF e FGTS.
Desconto da contribuição sindical
Este desconto é aplicado apenas se for obrigatório pelo setor ou pela classe sindical.
Desconto de férias
Durante o período de férias, os descontos referentes ao INSS, Imposto de Renda, empréstimos, entre outros, devem ser registrados na folha de pagamento.
A correta aplicação e registro desses descontos na folha de pagamento garantem o cumprimento das obrigações legais e asseguram a transparência na remuneração dos colaboradores.
Como automatizar a folha de pagamento?
Automatizar a folha de pagamento é uma estratégia primordial para empresas que buscam eficiência, precisão e conformidade com as obrigações trabalhistas. A seguir, veja como automatizar esse processo:
1. Escolha um ERP com módulo de folha de pagamento
O primeiro passo é selecionar um ERP que inclua um módulo específico para a folha de pagamento.
Existem diversas opções no mercado que oferecem funcionalidades completas para a gestão de recursos humanos, incluindo o cálculo automático de salários, proventos, descontos e geração de relatórios.
Avalie as necessidades da sua empresa e escolha uma solução que se adeque ao seu perfil.
2. Integre sistemas de ponto e recursos humanos
Para garantir a precisão dos dados, é fundamental integrar o software de folha de pagamento com os sistemas de controle de ponto e gestão de recursos humanos (RH).
Dessa forma, informações sobre horas trabalhadas, faltas, atrasos, e benefícios serão automaticamente importadas, reduzindo erros manuais.
3. Cadastre informações dos colaboradores
No software escolhido, cadastre todos os dados dos colaboradores, como nome, CPF, cargo, salário, benefícios, e dados bancários. Mantenha essas informações atualizadas para garantir a precisão dos cálculos e dos pagamentos.
4. Configure regras de cálculo
Defina e configure as regras de cálculo conforme a legislação trabalhista e as políticas internas da empresa. Isso inclui parâmetros para horas extras, adicionais noturnos, descontos de INSS, FGTS, IRRF, e outros encargos.
A configuração correta garante que todos os cálculos sejam realizados automaticamente pelo sistema.
5. Gere e valide a folha de pagamento
Com todos os dados integrados e as regras configuradas, o software pode gerar a folha de pagamento automaticamente. Revise os cálculos para garantir que todos os proventos e descontos estejam corretos.
Alguns sistemas permitem que você simule a folha de pagamento antes de fechá-la definitivamente, ajudando a identificar e corrigir possíveis erros.
6. Emita holerites e relatórios
Após validar a folha de pagamento, o software emite os holerites dos colaboradores de forma automática. Esses documentos podem ser enviados por e-mail ou disponibilizados em um portal online para os funcionários.
Além disso, o sistema gera relatórios detalhados para análise gerencial e cumprimento de obrigações fiscais.
7. Realize pagamentos e cumprimento de obrigações
Fazer a automação da folha de pagamento também facilita a realização dos pagamentos, integrando o software com sistemas bancários para transferências automáticas.
Ademais, o sistema pode gerar guias e declarações obrigatórias, como o eSocial, simplificando o cumprimento das obrigações fiscais e previdenciárias.
8. Atualize e faça backup dos dados regularmente
Manter o software atualizado e realizar backups periódicos dos dados é fundamental para garantir a segurança e a conformidade. Isso também assegura que o sistema esteja sempre alinhado com as mudanças na legislação trabalhista.
Reforçamos que automatizar a folha de pagamento com o uso de um ERP traz inúmeros benefícios, incluindo a redução de erros, economia de tempo e maior precisão nos cálculos.
Com a tecnologia certa, sua empresa pode transformar esse processo complexo em uma tarefa simples e eficiente, garantindo conformidade e satisfação dos colaboradores.
Como funciona a folha de pagamento no ERP Sankhya?
A folha de pagamento da solução ERP Sankhya é projetada para seguir rigorosamente a legislação trabalhista, oferecendo dinamismo e praticidade aos usuários.
Com uma interface simples e intuitiva, é possível realizar cálculos individualizados, coletivos ou autônomos em uma única tela.
A solução de gestão de pessoas da Sankhya, chamada Pessoal Mais, permite a visualização detalhada de proventos e descontos, além de análises com diversos indicadores nativos de RH.
Confira como funciona a folha de pagamento no ERP Sankhya com a solução Pessoal Mais.
O sistema também oferece um resumo completo da folha de pagamento e provisões de 13º salário por departamento ou empresa.
O ERP Sankhya destaca-se pela capacidade de detectar divergências e emitir avisos para análise e ajustes necessários.
A integração financeira e contábil das folhas de pagamento é realizada de forma intuitiva e rápida, garantindo que todas as operações estejam em conformidade e sejam fáceis de gerenciar.
Conclusão
Resumidamente, a folha de pagamento é um documento muito importante que garante a remuneração correta dos colaboradores e a conformidade com a legislação trabalhista.
Calcular a folha de pagamento envolve reunir dados precisos sobre horas trabalhadas, aplicar os devidos proventos e descontos, e garantir que todas as obrigações fiscais e trabalhistas sejam cumpridas.
Automatizar esse processo com ferramentas adequadas, como um ERP, pode trazer eficiência, precisão e segurança para sua empresa.
Para conhecer melhor as vantagens de automatizar sua folha de pagamento e como o ERP Sankhya pode ajudar sua empresa, entre em contato com nosso time de especialistas e peça um orçamento personalizado.
