Ter uma gestão eficiente e um controle financeiro em dia são questões chaves para que um negócio obtenha sucesso, portanto, neste artigo você irá entender um pouco mais sobre controle financeiro, principalmente levando em consideração a provisão de pagamentos.
Uma das questões mais relevantes quando falamos de controle financeiro é o dinheiro, afinal, esse é um pilar essencial que faz parte do dia a dia das empresas e, sem uma gestão financeira adequada, não é possível fazer planejamentos para o crescimento de seu negócio.
Para que você obtenha um planejamento financeiro de sucesso, é necessário ter controle de todos os custos e despesas de sua empresa, além de um controle rígido dos seus fluxos de entrada e saída. Confira abaixo os pontos principais a serem realizados para melhorar seu controle financeiro:
- Fazer o controle do seu fluxo de caixa diariamente
- Registrar todas as movimentações financeiras de sua empresa
- Realizar a provisão de pagamentos
- Manter um fundo de reserva financeira para seu negócio
- Definir projeções de custos e orçamentos
- Realizar uma gestão e análise de riscos
Um dos pontos mais relevantes a serem considerados para realizar seu planejamento financeiro é a provisão de pagamentos, que iremos abordar no decorrer deste artigo, inclusive com exemplos práticos.
O que é a provisão de pagamentos?
A provisão de pagamentos é o controle feito a partir dos lançamentos financeiros estimados, que podem ser utilizados tanto para o planejamento orçamentário quanto para o caixa.
A partir do momento que são registrados os valores previstos para pagamentos – com até três meses de antecedência – fica mais fácil realizar novos compromissos a curto e médio prazos, graças ao conhecimento antecipado e da reserva da quantia ideal de dinheiro necessária para garantir uma boa capacidade de pagamento nos próximos períodos.
A ação de provisionar consiste em identificar valores a serem desembolsados no futuro e informá-los ao controle financeiro interno da empresa.
Esses lançamentos podem ser realizados pela área financeira quando, normalmente, referem-se a lançamentos de despesas periódicas, ou pela área comercial, quando são gerados por pedidos de compras realizados pelo comprador. Sendo assim, esse procedimento terá duas origens:
1ª – Provisão de saídas financeiras recorrentes
Esse lançamento é feito diretamente pelo funcionário da área financeira que, baseado no histórico daqueles pagamentos recorrentes realizados no passado (energia elétrica, água, aluguel, seguro, manutenção etc.), faz estimativas mais reais sobre eles e registra todos estes gastos futuros que acontecem regularmente.
2ª – Provisão de obrigações assumidas junto a um fornecedor
Acordos junto a fornecedores sempre irão gerar outras provisões eventuais, portanto, sempre que uma obrigação é assumida, deve-se provisionar o gasto estimado, registrando e fazendo a reserva de valores.
Nesse caso, a informação será gerada a partir das negociações efetivadas, ou seja, assim que é feita uma solicitação formal de produtos ou serviços junto a um fornecedor, é emitido um pedido de compra.
Todos os pedidos de compra emitidos sinalizam um gasto que irá ocorrer, logo é necessário registrar, no controle financeiro interno da empresa, a provisão dos valores que estão presentes no pedido.
Feito isso, todos os gastos supostos são lançados, gerando informações muito valiosas para a empresa e muitas vantagens ao gestor do negócio:
- Facilita a elaboração de projetos;
- Apoia planejamentos para os próximos períodos;
- Possibilita identificar o capital necessário para o cumprimento das obrigações;
- Ajuda na pontualidade do cumprimento das obrigações financeiras;
- Permite antecipar possíveis problemas com o capital de giro futuro.
Abaixo você confere as formas de execução dessa tarefa e em quais situações elas são recomendadas:
Controle financeiro e provisão de pagamentos com um Sistema Integrado
Você pode utilizar um software integrado de gestão, conhecido também como ERP, que irá te permitir realizar o lançamento prévio dos pagamentos estimados.
Assim, o sistema atualiza automaticamente o financeiro e fluxo de caixa, até que seja formalizado o compromisso através do pagamento do título.
É recomendado o uso de um ERP para empresas que possuem grande quantidade de movimentações de compras e despesas.
Controle financeiro e provisão de pagamentos de forma eletrônica e manual
Ao utilizar planilhas eletrônicas ou programas a parte onde são incluídos todos os pagamentos provisionados, é possível organizá-los de forma independente das demais operações internas.
Esse tipo de controle é recomendado para empresas com volume baixo de movimentações de compras e despesas, pois a não integração dos processos faz com que o procedimento fique sujeito a erros no momento de registro das informações, podendo comprometer o fluxo de caixa da empresa.
Controle financeiro e provisão de pagamentos de forma manual
Utilizando controles em papel para fazer as anotações de todos os possíveis pagamentos da empresa, ou mesmo controlando-os de acordo com a lembrança, é um processo extremamente arriscado que está sujeito a diversos tipos de erros.
A mudança da forma de controle financeiro vem ocorrendo há tempos, mesmo que seja manual em planilhas ou sistemas eletrônicos, mas a realidade é que utilizar um ERP pode te custar bem menos quando falamos de longo prazo.
Confira um exemplo prático sobre controle financeiro com a provisão de pagamentos
Juliana trabalha no departamento financeiro de uma empresa e uma de suas responsabilidades é o lançamento diário, no sistema, de todas as despesas provisionadas que não tiveram origem em uma compra, como contas de água, aluguel, tarifas bancárias etc.
Como essas despesas são mensais e variam pouco, elas são lançadas como provisão de gastos futuros, considerando um valor aproximado baseado nos mesmos meses do ano anterior.
A empresa utiliza um sistema integrado de gestão (ERP) que facilita muito sua atividade, já que as provisões eventuais, frutos de negociações de compras, já são alimentadas automaticamente no sistema de acordo com os pedidos de compra que são confirmados pelos compradores. Assim, basta a Juliana lançar as demais provisões, ou seja, as que são periódicas.
A vantagem de ter essas informações disponíveis e de fácil acesso é que, à medida que esses dados são registrados no sistema, os gastos estimados já poderão ser considerados nas análises da disponibilidade financeira da empresa.
Juliana acompanha a saúde financeira da empresa em uma tela que a permite verificar as contas a receber, a pagar, pagas, recebidas e provisões, facilitando a visualização para tomada de decisão.
A visualização de todos os lançamentos financeiros provisionados no sistema é necessária para um controle das contas a pagar, conhecendo assim, previamente, todos os compromissos a serem liquidados.
Esse controle é muito importante para obter informações necessárias à tomada de decisões sobre os compromissos assumidos pela empresa, garantindo assim o cumprimento de todas as suas obrigações.
Quando a conta chega à empresa com seu referido título, seu valor real é conhecido, momento em que ela deixa de ser uma provisão e passa a ser efetivamente uma conta a pagar.
Os ERP’s são essenciais para simplificar o trabalho quanto à provisão de pagamentos em sua empresa, sendo responsáveis por tornar o processo mais eficiente, rápido e confiável.
Na Sankhya, possuímos uma solução de gestão que irá diminuir o esforço gasto em sua empresa para manter um planejamento financeiro, tornando toda a gestão financeira em sua empresa mais ágil.
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