A automatização de processos internos é importante para facilitar o crescimento de empresas, mas você já se perguntou qual o intuito da integração de cobranças e pagamentos em seu ERP?
Neste artigo você irá se deparar com um overview de qual o papel de um sistema de gestão na gestão financeira e, além disso, vai descobrir por que integrar e automatizar suas cobranças e pagamentos.
Somente através de uma gestão financeira é possível analisar cenários, estabelecer metas, prazos e também acompanhar os resultados corporativos que indicam quanto sua empresa tem para receber, para pagar e – assim – entender se existe uma harmonia e tudo corre bem.
Continue lendo este artigo e descubra como melhorar a sua gestão financeira utilizando um sistema de gestão.
O papel do ERP na gestão financeira
Apesar de grande parte das médias e grandes empresas contarem com uma área destinada ao controle e planejamento financeiro, ainda é possível ocorrer erros graves quando as ações são feitas de forma manual.
O ERP entra na gestão financeira justamente para diminuir a ocorrência de erros por parte da mão de obra humana, além de – obviamente – ser extremamente importante para a agilidade dos processos.
Com menos tempo gasto preenchendo e conferindo planilhas, é possível utilizar seus colaboradores da área financeira de forma muito mais estratégica, não somente reduzindo o tempo da execução de tarefas, mas também reduzindo o custo gasto em cada um desses procedimentos.
Apesar de os fatores citados acima serem, de fato, grandes benefícios, neste artigo iremos te apresentar ainda mais motivos para automatizar e integrar os seus processos financeiros.
Foque na escalabilidade
O principal e mais claro motivo para você implantar essa automatização é a escalabilidade, afinal, você não pode depender de um batalhão de pessoas para ficar fazendo lançamentos de cobranças e lançamentos de pagamentos à medida que o seu negócio cresce.
É necessário que você tenha uma estrutura que, quando seus negócios duplicarem, triplicarem ou qualquer que seja o crescimento esperado, você não precise contratar três, quatro ou dez vezes mais pessoas para cuidarem de seus processos.
Ou seja, a sua operação tem que ser escalável.
E a escalabilidade, quando feita de forma sustentável para a empresa, tem que ser automatizada. Isso nos leva ao próximo benefício abordado neste artigo.
Pagamentos automáticos
Atualmente já existem diversos recursos que permitem a automatização de todos os pagamentos e recebimentos – de forma completamente integral no sistema, quando as coisas dão certo.
Quando algo não ocorre da forma correta, no entanto, o sistema detecta o que houve de errado e notifica o usuário para que ele faça uma intervenção e desenvolva uma solução que somente é capaz por meio da inteligência e do raciocínio humano.
Um exemplo elementar é o de cobrança dos clientes: você pode fazer uma automação da sua cobrança de modo que ninguém precise sequer apertar um botão para que as coisas saiam do sistema e sigam para o banco.
Basta você parametrizar e programar, todos os dias depois do evento do faturamento, que o sistema se integra com o banco e entrega à instituição financeira tudo aquilo que é preciso para fazer a cobrança.
Assim, o banco já manda automaticamente para os clientes todos os documentos necessários para que ele realize o pagamento. Seja o boleto, extrato do que está sendo cobrado, a cópia da nota fiscal, ou da DANFE, ou do recibo de prestação de serviço… O que quer que seja que funcione como fundamento daquela cobrança.
Desta forma, fica tudo bastante automático.
Você pode parametrizar no seu sistema também aquilo que muitos ERP’s chamam de regra de cobrança.
Faltando dois dias para ocorrer o vencimento do boleto, é possível enviar uma notificação para o seu cliente por e-mail ou por outro meio que você utilize como contato oficial com seu consumidor.
Desta forma, sua empresa realiza a lembrança de que, em dois dias, o boleto correspondente à sua operação vence.
É possível também enviar uma notificação para o seu cliente no dia do vencimento do boleto, tudo isso de forma automática, sem gastar tempo e energia de seus colaboradores.
Inclusive, é possível que você realize uma segmentação de quem irá receber esse tipo de comunicação, afinal, existem pessoas que não gostam de receber essas notificações.
Você consegue segmentar para diversos tipos de clientes, seja o tipo A de crédito, tipo B de crédito, tipo C de crédito e por aí vai.
Quando ocorre algum atraso, é possível que você envie também um e-mail, avisando que não consta nos registros de sua empresa o pagamento de tal título especificado na mensagem, requisitando o contato e enviando uma segunda via do boleto.
O fato é que todos os processos são automatizados, até que chegue o momento no qual é necessário realizar uma intervenção humana, de pessoa para pessoa.
Uma situação que exemplifica bem essa suposição é a de um cliente que atrasa por dez dias o pagamento, então é necessário que você entre em contato diretamente com esse consumidor – que pode ser iniciado por meio de uma mensagem direto no ERP, com todos os dados do CRM relacionados àquela cobrança e os contatos de quem ela deve procurar.
Assim, a intervenção humana é inserida no processo automatizado somente quando estritamente necessária.
Dessa maneira é possível que você faça todos os pagamentos, recebimentos, liquidações, conciliações e, além disso, tudo que você considera que deve ser notificado irá, de fato, ser notificado.
Por exemplo, uma situação da qual o ERP poderia cuidar sem problema algum, mas que talvez você opte por receber a notificação é quando entra um depósito não identificado na conta da empresa.
Alguém foi no banco e fez um depósito de 10.000 reais, porém não existe nenhum título de dez mil reais, nenhuma identificação dessa pessoa e o sistema não tem contra o que fazer o lançamento desse valor para fazer uma conciliação automática.
Assim, o sistema poderia automaticamente recepcionar esse dinheiro, alterar o saldo e contabilizar em uma conta de depósito não identificado, como parte do seu passivo, pois, pode acontecer de ser um erro e você ter a necessidade de devolver o valor a qualquer momento.
Mas, ainda assim, você quer ser notificado e quer que o sistema te avise que tem um depósito não identificado em sua conta.
Quando ocorre de um cliente realizar depósito não identificado, geralmente ele está pagando um título, mas não especifica que título é este que está sendo pago.
Aí ele receberá uma notificação automática dizendo que não consta nos registros da empresa o pagamento desse título, mas o cliente irá dizer que, sim, consta e mostrará o recibo.
Quando estiver com o recibo em mãos, você identifica o depósito anteriormente não identificado e casa manualmente essa informação no sistema, pois isso o ERP não tem condições de fazer – ainda.
No entanto, os benefícios de automatização dos seus pagamentos e processos financeiros são diversos para serem simplesmente ignorados devido a um pequeno detalhe.
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