O eSocial é um projeto do governo federal que unifica o envio de informações fiscais e previdenciárias pelo empregador em relação aos seus empregados, o que deverá resultar na redução de fraudes contra o sistema previdenciário e trabalhista brasileiro e na maior agilidade no atendimento aos trabalhadores, que poderão gozar de seus direitos com maior rapidez e plenitude.
Recentemente, o Diário Oficial da União publicou a Resolução nº 1 que aprova a versão 2.0 do layout do eSocial, que já se encontra disponível no site da Receita Federal. Na prática já está correndo o prazo para o início da obrigatoriedade do eSocial, que deverá ser em 12 meses à partir de 24.02.2015
Preparamos nesse material um guia com todas as etapas que você deve seguir para que a sua empresa esteja em dia com o Fisco e atenda à legislação de forma correta.
Quais as etapas para implantar o eSocial na sua empresa?
Gerar folhas de pagamento e enviar informações previdenciárias, trabalhistas e fiscais de seu negócio ganharam um novo formato digital, instituído em janeiro de 2014 pelo Governo Federal.
O panorama de implantação nas empresas
Com base em um levantamento realizado em 48 empresas pela consultoria PwC.
42% iniciaram a estruturação da empresa em abril de 2014, mesmo sem o edital publicado.
35% apesar de ainda em fase inicial, já havia iniciado esta estruturação de forma parcial.
45% das empresas respondentes apontaram os Recursos Humanos (RH) como departamento mais afetado pela mudança.
33% das empresa indicaram a mudança de cultura como fator de maior desafio, enquanto.
21% atrelam esta dificuldade às adequações dos processos internos.
As etapas de implantação do eSocial
Para que a sua empresa esteja em dia com o Fisco e atenda à legislação de forma correta, é preciso concluir todas as etapas a seguir com sucesso:
1 – Avaliar o que se aplica à sua empresa
As informações (eventos e arquivos) que serão enviadas para o sistema do eSocial podem variar de uma empresa para a outra, a depender do segmento de atuação (indústria, comércio, etc.). Por isso, é preciso atentar-se às necessidades específicas ao seu negócio, evitando não conformidades com o Fisco.
2 – Conscientização e mudança de cultura
É necessário realizar um trabalho de conscientização em toda a empresa. Esse processo de mudança cultural poderá ser implementado com o apoio dos líderes, gestores e do RH. Essa não é uma mudança pontual, e sim algo que vai refletir diretamente no cotidiano da companhia, com regras e prazos mais rígidos por parte do governo.
3 – Ajuste de dados e informações
Serão enviadas informações sobre Eventos Trabalhistas, Folhas de Pagamento e informações Tributárias com prazos e períodos distintos. Mas antes disso, a sua empresa precisará cadastrar todos os colaboradores, o que leva tempo e exige que todas as informações sobre eles sejam reais. Por isso, antes mesmo de pensar na tecnologia, há de se preocupar com a organização e ajuste dos dados.
Programe-se ou até mesmo atue com uma força tarefa para não atrasar as atividades em circunstância do cadastro. A carga inicial também deverá conter informações sobre o empregador, tabelas com cargos, horários e funções desenvolvidas.
4 – Identificação de riscos e planejamento de ações
Ser precavido é importante. Como o processos de mudança de cultura e processos internos levam tempo, é preciso considerar possibilidades de riscos planejando ações para apoiar o novo processo interno, bem como potenciais intempéries.
5 – Software de Gestão
O processo de adequação do software de gestão utilizado em sua empresa para envio das informações ao Fisco precisa de atenção redobrada. Se o fornecedor do seu software ainda não cuidou das mudanças e homologações necessárias ou a previsão é arriscada para atender aos prazos do de seu negócio, talvez seja melhor buscar um novo software como alternativa. A sua empresa não pode correr o risco de implicações por falta de atualização de seu fornecedor.
6 – Folha de pagamento deve ser ajustada ao prazo do governo
Para atender os prazos de envio das folhas de pagamento, será necessário adequar o processo interno de fechamento para que até o dia 20 de cada mês estas informações já estejam com o Fisco.
7 – Eventos trabalhistas passam a ser rotina
O envio de eventos trabalhistas passam a ser rotina nas empresas, que antes conseguiam prolongar prazos de recebimento de atestados, aviso de férias, alterações cadastrais, dentre outros. Agora, não tem mais jeito. O registo exige que estas informações sejam repassadas imediatamente.
Conheça nossa solução de Gestão de Pessoas e saiba como podemos contribuir com o eSocial na sua empresa.
