O Brasil tem hoje um sistema tributário complexo, que envolve a cobrança de impostos municipais, estaduais e federais. O modelo, questionado há anos por empreendedores e pelo próprio governo, passa nesse momento pela possibilidade de revisão, com a reforma tributária sendo discutida no Congresso Nacional. 

Contudo, as propostas da Reforma Tributária tem vantagens e desvantagens, agradam a alguns negócios, desagradam a outros. A discussão promete ser  longa e enquanto não segue para votação, as empresas brasileiras seguem com sua prestação de contas ao Fisco, em obediência à legislação atual. Uma dessas leis é a que trata do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

O que é o SPED?

O Sped ou Sistema Público de Escrituração Digital é um instrumento que unifica, digitalmente, os arquivos de escrituração contábil e fiscal que as empresas devem enviar à Receita. 

Em resumo, é uma ferramenta tecnológica para envio e arquivamento dos livros e documentos fiscais exigidos das pessoas jurídicas.

Como enviar o SPED

O SPED é gerado pela própria empresa, com informações extraídas de seu sistema contábil. O arquivo pode ser enviado de duas maneiras: digitando as informações diretamente nos campos disponíveis dentro do Sistema de Escrituração, o que gera uma espécie de espelho de cada um de seus registros contábeis.

Por outro lado, existe uma maneira bem mais simples e ágil. A empresa que possui um sistema automatizado de gestão empresarial, pode gerar o arquivo no formato especificado pela Receita e importar para dentro do SPED. Isso fica ainda mais fácil para quem utiliza um ERP, que normalmente já vem parametrizado de acordo com os padrões da Receita Federal. 

Assim, uma vez enviado, o arquivo é assinado digitalmente e passa por uma verificação de validade. Caso aconteçam erros, é possível retificar dentro de um prazo que chega a cinco anos e permite às empresas aproveitar algumas oportunidades, como possíveis recuperações de créditos tributários. 

Vantagens

Do ponto de vista dos governos federais, estaduais e municipais, a principal vantagem do SPED é a integração dos fiscos, mediante a padronização e compartilhamento das informações contábeis e fiscais, respeitadas as restrições legais. Isso traz mais segurança sobre as informações enviadas pelas empresas,  reduz a possibilidade de sonegação e facilita processos de auditoria, pois todos os arquivos ficam armazenados digitalmente. 

Da mesma forma, para as empresas, o SPED traz mais segurança nos processos tributários, permite fazer o resgate de créditos (quando possível) e elimina a geração de arquivos em papel. A recuperação tributária, quando bem acompanhada, pode ter um impacto significativo para o caixa da empresa.

Tipos de SPED

Existem quatro tipos básicos de arquivos eletrônicos que são transmitidos pelo SPED. Eles variam de acordo com o regime tributário adotado pela empresa. O processo de validação e envio é o mesmo. O que varia é o tipo e o nível de detalhamento dos dados.

SPED Contábil 

Também denominado de Escrituração Contábil Digital (ECD) é um conjunto de documentos contábeis que inclui o envio dos seguintes livros (se houver): Diário e seus auxiliares; Razão e seus auxiliares; Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento.

São obrigadas a declarar: 

  • empresas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no lucro real;
  • empresas tributadas com base no lucro presumido, que distribuírem lucros sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF); 
  • empresas imunes e isentas que tenham sido obrigadas à apresentação da Escrituração Fiscal Digital das Contribuições;
  • Sociedades em Conta de Participação (SCP), como livros auxiliares do sócio ostensivo.

As empresas possuem até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração.

SPED Contábil/Fiscal 

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) corresponde à Declaração de Imposto de Renda para pessoas jurídicas. São obrigadas a declarar todas as empresas, inclusive imunes e isentas, sejam elas tributadas pelo lucro real, lucro arbitrado ou lucro presumido. 

Estão isentas de fazer a declaração: 

  • Empresas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional);
  • Órgãos públicos, autarquias e fundações públicas;
  • Empresas inativas.

O prazo para essa Escrituração é o último dia útil do mês de julho do ano posterior ao do período da escrituração.

SPED Contribuições

É obrigatório para empresas que contribuem para o PIS / Pasep (Programa de Integração Social e o Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público), Cofins (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social) e contribuição previdenciária incidente sobre a receita.  

O arquivo específico é chamado EFD Contribuições e deve conter o registro dos seguintes documentos fiscais: 

  • Faturamento mensal, ou seja, todas as receitas brutas de vendas de bens e serviços, independente da classificação contábil;
  • Despesas com aquisições de bens para revenda, bens e serviços utilizados como insumos e demais custos, despesas e encargos, sujeitas à incidência e apuração de créditos próprios do regime não-cumulativo;
  • Valores de impostos retidos na fonte em cada período, outras deduções utilizadas.

As empresas têm até o 10.º dia útil do 2.º mês subsequente como prazo final de envio da Escrituração.

SPED Fiscal 

Deve ser gerado por empresas que contribuem para o ICMS (Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação), IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) e ISS (Imposto sobre Serviços).  

O arquivo é chamado EFD Fiscal e deve conter o registro dos seguintes documentos fiscais: 

  • Escrituração;
  • Demonstrativos de apuração dos impostos IPI e ICMS de cada período de apuração;
  • Outras informações de interesse econômico-fiscais.

Caso a empresa tenha filiais ou outras unidades, ela deve gear uma EFD Fiscal para cada estabelecimento, com todas as informações geradas no período de apuração. Além disso, os documentos fiscais que deram origem a escrituração precisam ser guardados. 

Prazo: envio mensal.

ERP e SPED

Definitivamente, o cumprimento das chamadas Obrigações Acessórias consome uma parcela significativa de tempo das organizações. Isso porque muitas ainda fazem controles manuais ou inserem os dados diretamente na plataforma do SPED.

Para reduzir esse desperdício de tempo, muitas empresas já usam o ERP, que gera todas as informações de maneira automática, na medida em que o negócio gira no dia a dia. Nos prazos especificados, basta gerar os arquivos no formato adequado, exportar e inserir no Sistema Público.

O uso do ERP, além da economia de tempo, permite à empresa ter maior assertividade na prestação de contas e fazer um acompanhamento mais próximo no que diz respeito à carga tributária. É possível simular cenários, acompanhar as oportunidades de aproveitamento de crédito e garantir o cumprimento das regras dos diferentes Estados e Municípios. 

Em suma, o ERP é um grande aliado da área contábil e do próprio negócio, que pode manter sua governança e se beneficiar das oportunidades que o complexo sistema tributário brasileiro oferece.