A gestão financeira é indispensável para qualquer empresa. Na hora de melhorar esse setor, é muito importante entender as diferenças entre despesas operacionais, não operacionais e pré-operacionais.

Embora sejam fundamentais, nem todos os gestores sabem, ao certo, a que se referem cada um desses termos e nem como calcular e analisar corretamente esses pontos. É o seu caso? Então veja as dicas importantes que separamos!

O que são despesas operacionais?

As despesas operacionais são todos os custos de uma empresa que não se relacionam à produção de um produto, por exemplo: folha de pagamento, aluguel, material de escritório, marketing, seguros, impostos, etc.

Assim, podemos entender essas despesas operacionais como os custos para manter o negócio em funcionamento. Controlar essas despesas é extremamente importante, pois, se elas forem muito altas, poderão impactar a saúde financeira da empresa e consumir a sua lucratividade.

Tipos de despesas operacionais

Dentro de uma empresa, podem existir diversas despesas operacionais, cada uma de um tipo diferente. De forma geral, todas essas despesas podem ser organizadas em três grandes categorias distintas: as despesas administrativas, as despesas comerciais e demais despesas, que não se encaixam nos grupos anteriores.

Despesas administrativas

São as despesas relacionadas à operação do negócio que não estão diretamente associadas aos processos de venda. Por exemplo: impostos, salários, benefícios (vale-refeição, vale-transporte, plano de saúde, etc.), contas de água e de energia, seguros, contabilidade, etc.

Despesas comerciais

São os custos referentes aos processos de vendas realizados pelos colaboradores e os materiais necessários para essas atividades. Por exemplo: gastos com propaganda, marketing, comissão dos vendedores, brindes, transporte para visita a clientes, fretes e outras.

Demais despesas

São as que não se enquadram nas demais categorias, em geral são custos específicos da empresa e podem não ser tão comuns em outros setores.

É importante destacar que, embora sejam recorrentes todos os meses, nem sempre as despesas operacionais se enquadram nos custos fixos. Afinal, alguns valores podem se diferenciar de tempos em tempos.

Em geral, valores como campanhas de marketing e salários dos colaboradores são pagos em quantias iguais todos os meses. Mas outros como contas de água e de energia e manutenção de máquinas, por exemplo, podem ser diferentes mês a mês.

Como calcular as despesas operacionais

Para calcular as suas despesas operacionais, basta somar todas as listas de despesas separadamente. As mais comuns são:

  •         despesas de escritório;
  •         consultorias;
  •         honorários advocatícios;
  •         marketing e propaganda;
  •         seguros;
  •         salários e vencimentos;
  •         despesas de contabilidade;
  •         atendimento ao cliente;
  •         despesas com viagens e veículos;
  •         suprimentos;
  •         manutenções e reparos.

Conhecer suas despesas operacionais é extremamente importante para que você consiga gerenciar melhor seu fluxo de caixa e orçamento. O ideal é tentar manter esses custos o mais baixo possível, sem danificar o negócio ou interferir na qualidade do produto ou serviço comercializado.

O que são despesas não operacionais?

As despesas não operacionais são aquelas que não se associam ao funcionamento ou a atividade principal da empresa. Ou seja, não estão ligadas ao que o negócio oferece aos seus clientes e nem as atividades acessórias da companhia.

É importante diferenciar a despesa operacional da não operacional. A primeira está ligada aos custos da operação e, por isso, são divididas em comerciais e administrativas. As despesas operacionais são necessárias para que a empresa continue a desempenhar suas atividades.

Já as despesas não operacionais são aquelas que não estão relacionadas à natureza da empresa. Por exemplo: subvenções para investimentos, inclusive isenção ou redução de impostos, implantação de um empreendimento, receita com dividendos, indenização de seguros e juros sobre empréstimos.

Importância da análise das despesas não operacionais

As despesas influenciam diretamente no lucro das empresas. Em geral, essas informações podem ser acompanhadas pelo DRE, que mostra o desempenho da companhia, a produtividade e os custos da mesma.

É por meio desse documento que você poderá analisar a influência de cada grupo de despesa, incluindo as despesas não operacionais. Se elas estiverem muito altas, também podem impactar nos resultados do negócio, por isso devem ser sempre controladas.

Assim como existem as despesas não operacionais, também há as receitas não operacionais. Elas estão ligadas a uma sobra de caixa temporário, ou seja, a entrada e saída de dinheiro no caixa.

Também existem casos de caixas relacionados ao mercado financeiro, como o ganho de dividendos. O lucro, nesse caso, ajudará no operacional da companhia e entrará como resultado não operacional.

O que são despesas pré-operacionais?

As despesas pré-operacionais são as mais fundamentais para um negócio e permitem que a empresa consiga desenvolver ou ampliar suas atividades. Essas despesas podem ou não estar diretamente ligadas à produção. Isso porque também podem incluir os gastos com o setor administrativo.

De um modo mais simples, podemos entender as despesas pré-operacionais como todas aquelas necessárias na fase de implementação do negócio. Por exemplo: elaboração do projeto, instalação, honorários dos profissionais, capacitações dos funcionários, compra de maquinário, abertura de empresa, etc.

As despesas pré-operacionais são, portanto, aquelas que, invariavelmente, devem ser pagas antes de a produção ter início. É impossível fugir dessas despesas, uma vez que, sem elas, a empresa não terá como funcionar.

Algumas das despesas pré-operacionais mais comuns são:

  •         estoque inicial;
  •         licenças e permissões;
  •         abertura de empresa e alvará de funcionamento;
  •         aluguel do prédio e reformas;
  •         compra de veículos;
  •         custos de desenvolvimento dos produtos;
  •         taxas de franquia;
  •         custos com promoção antes da abertura do negócio;
  •         custos com equipamentos;
  •         custos com reformas e consertos;
  •         custos com decoração e melhoramentos;
  •         contratação de mão-de-obra e treinamento dos funcionários;
  •         plano de marketing;
  •         entre outros.

Importância das despesas pré-operacionais

Essas despesas podem estar relacionadas tanto com a abertura do negócio como com a expansão da empresa, por exemplo para abrir uma nova filial.

De qualquer forma, conhecer e controlar as despesas pré-operacionais é extremamente importante. Afinal, esse dinheiro virá do capital inicial do seu negócio – e se você não tiver um controle sobre esses custos, já poderá iniciar suas operações no negativo.

Assim como é essencial conhecer o quanto você precisará para poder expandir seu negócio, planejando melhor e estruturando adequadamente o crescimento da empresa.

Por que entender e controlar todas as despesas da empresa?

Uma gestão financeira bem feita depende, sobretudo, do controle preciso de todas as despesas da empresa. Definir cada uma delas ajuda o gestor a analisar melhor de que forma os custos do negócio impactam nos resultados obtidos.

Assim, também é mais fácil planejar cortes de forma precisa. Por exemplo, cortar os custos operacionais pode ser mais complicado, uma vez que eles estão diretamente relacionados a qualidade do seu produto ou serviço.

Ao ter em mãos todos esses dados, será mais fácil organizar um fluxo de caixa consistente, sabendo, exatamente, o quanto a sua empresa precisa por mês para continuar operando e, assim, determinar a sua capacidade para criar dívidas ou realizar empréstimos, caso seja necessário.

Sistema de gestão

Na hora de controlar todas essas variáveis, é essencial contar com a ajuda da tecnologia, automatizando vários passos. Um bom ERP é muito importante no processo. Afinal, ele consegue captar os dados de todos os seus setores, gerar relatórios e analisar diversas informações, tornando mais fácil e acertada a tomada de decisões.

O ERP Sankhya é bem completo e oferece mais controle e precisão para a sua gestão financeira, ajudando a controlar todas as suas despesas, analisar a margem de contribuição, controlar a inadimplência, gerir o fluxo de caixa e compreender melhor todos os seus processos financeiros.

Conclusão

Neste conteúdo você descobriu o que são as despesas operacionais, não operacionais e pré-operacionais e entendeu o quanto é essencial compreendê-las a fundo no seu negócio, para se planejar melhor, ter um fluxo de caixa mais consistente e até elaborar políticas de contenção de gastos que não interfiram na qualidade do seu produto ou serviço.

A tecnologia é uma grande aliada na hora de controlar todas essas despesas e de melhorar a sua gestão financeira. Conheça o ERP Sankhya e descubra como a nossa solução é capaz de ajudar a melhorar os resultados do seu negócio!