A gestão de documentos é um aspecto essencial para a eficiência organizacional e o sucesso empresarial. Adotar práticas adequadas de gerenciamento não só facilita a recuperação de informações, mas também ajuda a manter a conformidade com as regulamentações legais e padrões internos.
Com a crescente digitalização, a gestão de documentos tornou-se ainda mais importante, permitindo uma melhor integração de tecnologias e processos digitais.
Neste artigo, entenda o conceito de gestão de documentos, a sua importância, os principais benefícios e dicas de como fazer esse gerenciamento de forma assertiva. Confira!
O que é gestão de documentos?
A gestão de documentos é o processo de organização, armazenamento, controle e acesso a documentos de forma sistemática e eficiente, tanto em formatos físicos quanto digitais.
Envolve a criação de políticas e procedimentos que garantem a integridade, segurança e disponibilidade das informações, facilitando a recuperação rápida e precisa dos documentos quando necessário. Alguns dos objetivos desse processo são:
- Possibilitar a produção, administração, controle, manutenção, economia e eficiência no arquivamento de dados essenciais;
- Viabilizar a recuperação da informação;
- Preservar a memória institucional;
- Otimizar o uso de dados.
Qual é a importância da gestão de documentos?
A gestão de documentos é essencial para a eficiência e organização de uma empresa, pois garante que informações mais importantes estejam sempre acessíveis e seguras.
Além disso, a gestão eficaz de documentos minimiza riscos de perda de informação, protege contra acessos não autorizados e suporta a tomada de decisões.
Em um ambiente cada vez mais digital, essa prática é fundamental para integrar novas tecnologias e manter a competitividade.
Entre os documentos que entram nesse processo de gerenciamento estão:
- Contratos e acordos empresariais;
- Notas fiscais, recibos e comprovantes de operações financeiras;
- Relatórios contábeis e gerenciais (controles de fluxo de caixa, balancetes, demonstrativos de resultado de exercício etc.);
- Análises;
- Orçamentos e previsões orçamentárias;
- Registros de cadastro dos clientes;
- Contas;
- Guias de recolhimento de impostos;
- Manuais;
- Planos e projetos;
- Cópias de documentos trabalhistas dos funcionários;
- Documentos virtuais (conteúdos de divulgação e de comunicação, e-mails dos funcionários e de clientes ou fornecedores, backups dos atendimentos etc.);
- Entre outros.
Principais benefícios da gestão de documentos
Implementar práticas eficazes na gestão de documentos pode transformar a maneira como as empresas operam, gerando inúmeros benefícios. A seguir, listamos os principais.
Acesso rápido e eficiente
A gestão de documentos permite a rápida localização e recuperação de informações, reduzindo o tempo gasto na busca. Isso aumenta a eficiência operacional e permite que os colaboradores se concentrem em tarefas mais estratégicas.
Melhoria na segurança da informação
Implementar um sistema de gestão de documentos garante que os dados sejam armazenados de forma segura, com acesso controlado. Isso protege contra perdas acidentais, roubo de informações e acessos não autorizados, assegurando a confidencialidade e integridade dos documentos.
Conformidade com regulamentações
A gestão precisa de documentos ajuda a organização a manter a conformidade com leis e regulamentações, facilitando auditorias e inspeções, além de evitar penalidades legais e melhorar a reputação da empresa junto a clientes e parceiros.
Redução de custos
A redução de custos acontece ao centralizar e automatizar processos que antes eram manuais e dispersos. Com a digitalização dos contratos, eliminam-se gastos com papel, impressão e armazenamento físico, além de reduzir o tempo e os recursos humanos necessários para gerenciar e localizar documentos.
A automação permite uma administração mais precisa, minimizando erros e o retrabalho. Além disso, a visibilidade aprimorada sobre os prazos e obrigações contratuais evita multas e penalidades por não conformidade, além de facilitar a negociação de melhores termos e condições, otimizando os custos operacionais.
Suporte à tomada de decisões
Com um sistema centralizado, as informações contratuais estão facilmente acessíveis e organizadas, proporcionando uma visão clara e detalhada dos compromissos, prazos e termos acordados.
Assim, os gestores conseguem analisar dados de desempenho e conformidade em tempo real, identificando rapidamente oportunidades de otimização e áreas de risco. A transparência e a precisão dos dados facilitam a elaboração de estratégias e a negociação de melhores condições com parceiros e fornecedores.
Aumento da produtividade
Com um sistema ágil, a criação, monitoramento e renovação de contratos tornam-se mais rápidos e precisos, liberando os colaboradores de tarefas repetitivas e demoradas.
A acessibilidade imediata às informações contratuais reduz o tempo gasto na busca de documentos e na verificação de dados, permitindo que a equipe se concentre em atividades estratégicas e de maior valor agregado. Além disso, a redução de erros e retrabalhos, associada a processos automatizados, contribui para uma operação mais fluida e eficaz.
8 dicas de como fazer uma boa gestão de documentos
Implementar boas práticas na gestão de documentos garante a segurança, acessibilidade e integridade das informações. A seguir, apresentamos 8 dicas essenciais para realizar esse processo com excelência.
1. Digitalize documentos físicos
Converta documentos em papel para formatos digitais usando scanners e software de OCR. Dessa forma, facilita o armazenamento, reduz a necessidade de espaço físico e melhora a acessibilidade e a organização dos documentos, tornando-os pesquisáveis e fáceis de recuperar.
2. Categorize e classifique documentos
Crie uma estrutura clara para categorização e classificação de documentos. Utilize uma nomenclatura consistente e pastas hierárquicas, permitindo que os usuários encontrem rapidamente os documentos necessários, melhorando a organização e a eficiência.
3. Defina políticas de retenção
Estabeleça políticas de retenção que especifiquem por quanto tempo os documentos devem ser mantidos antes do descarte. Isso evita o acúmulo desnecessário de dados, assegurando que apenas informações relevantes e atuais sejam armazenadas, e ajuda na conformidade com as regulamentações.
4. Controle o acesso
Implemente um sistema de controle de acesso baseado em permissões, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam visualizar, editar ou excluir documentos. Isso protege informações sensíveis e mantém a segurança dos dados empresariais.
5. Realize backup regularmente
Faça backups regulares dos documentos para prevenir a perda de informações devido a falhas de sistema, desastres naturais ou ataques cibernéticos. Armazene os backups em locais seguros e diferentes da localização principal, garantindo a recuperação rápida em caso de necessidade.
6. Treine os funcionários
Ofereça capacitação contínua aos funcionários sobre as melhores práticas de gestão de documentos. Ensine-os a usar corretamente o DMS, seguir políticas de categorização e retenção, e a importância da proteção das informações, promovendo uma cultura de eficiência e responsabilidade.
7. Audite e revise periodicamente
Conduza auditorias e revisões regulares dos processos de gestão de documentos para identificar áreas de melhoria. Verifique a conformidade com as políticas estabelecidas, avalie a eficiência do sistema e implemente ajustes necessários para otimizar o desempenho e a eficácia do gerenciamento.
8. Invista em um sistema ERP
Segundo pesquisa realizada pela Mordor Intelligence, o mercado de sistemas de gestão de documentos é estimado em US$ 7,52 bilhões em 2024, com expectativas de alcançar US$ 14,82 bilhões até 2029.
Por isso, investir em um sistema ERP para gestão de documentos é fundamental para empresas que buscam otimizar suas operações e assegurar uma administração eficiente e integrada.
Essa solução centraliza e automatiza diversas funções essenciais, como gerenciamento contábil, registro de informações sobre colaboradores, monitoramento de desempenho e controle de vendas.
Ao consolidar todos esses dados em uma única plataforma, o ERP melhora a precisão e a acessibilidade das informações, facilitando a tomada de decisões estratégicas. A capacidade de acompanhar contratos em tempo real e integrar dados de diferentes departamentos resulta em processos mais ágeis e eficientes.
