Planejamento orçamentário: o que é e como fazer?

Deixar de organizar e controlar os recursos financeiros da empresa é um caminho para a mortalidade precoce do negócio. Assim, ter um planejamento orçamentário é essencial para cuidar do seu futuro empresarial.

A competitividade, a incerteza econômica e as mudanças no mercado são ameaças constantes à estabilidade financeira das organizações e desafios que os gestores e os empresários costumam enfrentar. Contudo, é possível obter o sucesso com uma abordagem orçamentária eficaz para minimizar riscos e garantir a eficiência da gestão financeira da sua empresa. 

Neste artigo, exploraremos o que é planejamento orçamentário, sua importância para a saúde dos empreendimentos, as etapas envolvidas e dicas práticas para ajudar e assegurar que o orçamento seja não apenas cumprido, mas também um instrumento assertivo de previsão financeira. Continue conosco!

O que é planejamento orçamentário?

O planejamento orçamentário é um processo estratégico que envolve a previsão e a alocação de recursos financeiros para atingir os objetivos do negócio, seja de curto, médio ou longo prazo. Em outras palavras, é uma projeção de receitas, custos, despesas e investimentos que norteiam a definição das metas financeiras e o seu acompanhamento ao longo do tempo.

Pode-se entender como uma contabilidade “ao revés ou ao contrário”. Enquanto a atividade contábil registra as movimentações financeiras ocorridas em determinada época, o planejamento busca antecipar um cenário futuro projetando vendas, deduções, custos, gastos e investimentos para distribuir os recursos com eficiência.

Na prática, o orçamento é um documento formal com metas e objetivos financeiros. Mas ele não se resume apenas às despesas e às receitas esperadas, por também considerar os riscos e as oportunidades. Ele funciona como um guia ou uma rota financeira e deve estar ligado ao planejamento estratégico da empresa para uma gestão financeira eficiente, ajudando a direcionar as atividades do negócio.

Quais são os tipos de planejamento orçamentário?

Cada plano orçamentário é feito com base na demanda e no modelo organizacional. Há vários formatos, e caberá ao gestor escolher o mais adequado para a empresa. Conheça alguns:

Estático

No orçamento estático, o plano não se altera, independente dos resultados obtidos. Ele possibilita um maior controle do dinheiro que circula na empresa e ajuda a identificar desvios na estratégia para uma tomada de decisão rápida.

Flexível

É um planejamento que trabalha com margem para mudanças na distribuição das verbas. Assim, o plano se mantém atual, pois possibilita flexibilizar os recursos para acompanhar as variações da economia e as sazonalidades.

Contínuo

Os orçamentos costumam ser revisados a cada trimestre, semestre ou anualmente, mas, neste formato, ele é revisto ao final de cada mês, sendo acrescentado um novo mês, continuando com 12 meses planejados.

Ajustado 

É um modelo que possibilita o ajuste da rota quando o realizado é diferente do projetado. Por exemplo, se uma previsão de venda não se concretiza ou os custos de produção ficam mais altos do que o esperado, a empresa precisará adaptar o orçamento para o restante do período.

Matricial

O nome vem de uma matriz feita a partir do cruzamento de dados subdivididos entre os diversos departamentos. Assim, quando um gestor identificar que as despesas estouraram o valor estipulado, ele poderá recorrer a outra área com menos gastos.

Base zero 

É o planejamento feito sem considerar um histórico por entender que situações e eventos anteriores não se repetirão. A ideia é analisar o custo-benefício e a real necessidade das verbas de determinados processos, projetos, contas e atividades da empresa, obtendo um uso mais eficiente dos recursos.

Qual é a importância do planejamento orçamentário?

Independentemente do porte ou do estágio de vida do negócio, é essencial organizar como a empresa gastará e ganhará dinheiro. O planejamento orçamentário é um instrumento que ajuda a fazer uma distribuição eficiente de recursos para alcançar os objetivos do negócio.

Com um plano sólido, os gestores podem prever e controlar despesas, maximizar receitas, garantir que o orçamento seja cumprido e, o mais importante, reduzir riscos.

Veja a seguir alguns motivos que justificam sua importância para o negócio:

Reduz riscos e evita surpresas desagradáveis

O planejamento orçamentário permite que gestores estejam preparados para desafios financeiros ao identificar problemas antes que eles se tornem crises. Assim, torna-se possível evitar surpresas desagradáveis, levantar riscos, como variações nas receitas ou despesas, e adotar ações corretivas para minimizar os impactos à saúde do empreendimento.

Permite uma visão estratégica

Com um plano orçamentário, os gestores financeiros têm uma ferramenta valiosa para a tomada de decisões estratégicas, ao decidir baseado em informações e não suposições. Logo, ao ter uma visão clara das finanças da empresa, é possível alocar recursos de maneira mais eficaz, investir em áreas de maior retorno e identificar oportunidades de crescimento, impulsionando a sustentabilidade da empresa.

Contribui com o engajamento da equipe

O planejamento orçamentário também desempenha um papel fundamental na comunicação e no engajamento da equipe. Quando os funcionários compreendem aonde a empresa quer chegar, eles se tornam mais propensos a colaborar na busca das metas financeiras.

Garante maior estabilidade financeira

Um bom orçamento permite que a empresa mantenha as finanças em dia e se prepare para períodos de alta e baixa demanda, evitando surpresas desagradáveis e problemas financeiros. 

Neste contexto, os gestores contam com uma ferramenta vital para:

• Controlar e diminuir as despesas desnecessárias, o que pode levar a uma economia significativa;
• Identificar oportunidades de crescimento para aumentar as receitas e otimizar os recursos;
• Melhorar a eficiência operacional ao verificar as áreas em que é possível reduzir os custos. 

Contribui para alcançar as metas 

Sabemos o quanto é frustrante estabelecer metas e não conseguir cumpri-las. Portanto, prever o desempenho financeiro do negócio ajuda a manter o foco e a disciplina necessários para atingir as metas financeiras.

Quais são as etapas do planejamento orçamentário?

O planejamento orçamentário é um processo estruturado com várias etapas. Entretanto, o nível de detalhe vai depender da maturidade organizacional, dos sistemas de gestão utilizados no processo e do nível de instrução dos profissionais envolvidos.

Reunimos a seguir cinco etapas para ajudar a iniciar o processo orçamentário. Confira:

1. Coleta de dados

Levante o histórico financeiro da organização, o que inclui demonstrações financeiras, relatórios de despesas e projeções de receita. É também essencial analisar tendências e identificar fatores internos e externos que podem afetar as finanças da empresa.

2. Defina as metas financeiras

Com base nos dados levantados, é hora de considerar os objetivos de negócio. Assim, procure definir aonde a empresa quer chegar, quais são as metas importantes e o que alcançar no próximo ano financeiro.

Para tornar as metas mais claras, aplique a o método de metas SMART – a sigla para specific, measurable, achievable, realistic, timely (em português, específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais).

3. Elaboração e aprovação

Após definir as metas, é preciso alocar os recursos necessários para alcançá-las. Isso implica na distribuição orçamentária para diferentes departamentos e projetos, garantindo que cada área da empresa tenha recursos para atingir os objetivos da empresa. 

Enfim, crie um orçamento que inclua todas as despesas e receitas previstas para o período. Depois de elaborado, é o momento de fazer uma revisão minuciosa do planejado e obter a aprovação do responsável, geralmente a alta administração.

4. Implementação

Coloque o plano em prática, apresentando os detalhes aos gestores de cada departamento ou líderes de projetos para que ele seja alinhado com as respectivas equipes. É importante que o orçamento seja executado de acordo com o planejado.

5. Acompanhamento e adaptação

Acompanhe de tempos em tempos o desempenho real (realizado) em relação ao projetado. Portanto, realize análises regulares, defina os indicadores-chave de desempenho (KPIs – Key Performance Indicators) e crie relatórios para monitorar. Esta é uma forma para garantir o cumprimento do que foi planejado, pois, com as análises, é possível fazer correções de processos e reajustar as metas. 

Um orçamento não é um documento estático, por isso ele requer monitoramento e revisão constante à medida que o período avança, para se adaptar às mudanças do mercado e às circunstâncias da empresa, quando necessário.

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Dicas para fazer um planejamento eficaz

Pronto para iniciar o planejamento orçamentário da sua empresa? Antes, confira algumas dicas valiosas para garantir que ele seja eficaz:

Envolva a equipe

Planejar o orçamento não é apenas uma responsabilidade do departamento financeiro. Envolva setores-chave da empresa, como vendas, produção, marketing, finanças. Contar com a participação de outras áreas garante um plano mais realista, pois aumenta a precisão e o comprometimento com as metas estabelecidas. O diálogo entre todos os setores é essencial, por isso mantenha a comunicação aberta.

Seja realista

Estabelecer metas ambiciosas é bom e inspirador, mas elas devem ser realistas. Lembra das metas SMART? Um orçamento inatingível só levará a frustração e desmotivação. As estimativas de receitas e despesas precisam levar em consideração as condições atuais da empresa e do mercado, por exemplo.

Considere cenários alternativos

O que acontece se as vendas aumentarem ou despencarem inesperadamente? Simule e planeje diferentes cenários, incluindo projeções otimistas e pessimistas. Estar preparado para mudanças com planos de contingência pode salvar sua empresa de situações financeiras difíceis.

Utilize a tecnologia adequada

Aqui é onde um sistema de gestão, como o ERP Sankhya, entra em cena. Os ERPs simplificam processos, automatizam tarefas, facilitam o acesso a dados e relatórios. Logo, com uma solução tecnológica inteligente, gestores e empreendedores obtêm informações precisas para monitorar o desempenho financeiro do negócio e tomar decisões mais assertivas.

Como o ERP é aliado no planejamento orçamentário?

Um ERP é um sistema integrado de gestão empresarial que reúne dados de diferentes áreas da empresa, melhorando a precisão do planejamento. Ele oferece ainda recursos que simplificam e agilizam a coleta, a análise e a projeção de dados financeiros, economizando tempo no momento de elaborar, monitorar e ajustar a rota orçamentária.

Conheça como o ERP pode ser um aliado na gestão do orçamento:

• Centralização de dados: reúne todos os dados financeiros e operacionais em uma única plataforma, proporcionando uma visão holística das finanças da empresa e reduzindo a necessidade de outros softwares e planilhas.
• Automatização de processos: automatiza os processos manuais ou repetitivos, economizando tempo e diminuindo erros humanos, como cálculos incorretos e a demora no registro de vendas e da emissão de notas fiscais.
• Análise de dados avançada: os mais modernos contam com recursos de business intelligence – BI, que oferecem uma análise avançada, possibilitando aos gestores fazerem previsões mais precisas.
• Relatórios atualizados: com informações em tempo real, os gestores e os empreendedores podem tomar decisões rápidas baseadas em informações seguras e atuais. 

As lições aprendidas de um planejamento orçamentário

Depois do período planejado, é o momento de conhecer a eficiência do orçamento. Comparando o realizado com o projetado e outros históricos, reflita se a empresa esteve atenta aos movimentos do mercado, se soube aproveitar as oportunidades ou errou na hora de planejar os cenários. 

A reflexão é essencial para o aprendizado. E, para te ajudar nessa prática, aqui estão algumas questões a considerar:

• A empresa gastou mais do que orçou?
• Quais foram os possíveis problemas?
• Houve erro no planejamento? 
• Os fatores incontroláveis foram graves demais? 
• As metas eram muito agressivas?
• Se a empresa lucrou mais do que orçou, será que houve medo na hora de estabelecer as metas? 

Lembre-se, com sistemas ERP, como o desenvolvido pela Sankhya, é possível obter dados com facilidade, bem como ter acesso às informações complementares sobre mercado que responderão às perguntas sugeridas.  

Por fim, mais do que números e planilhas, o planejamento orçamentário é uma ferramenta estratégica que pode impulsionar o sucesso financeiro de sua empresa. Seguindo as etapas adequadas, adotando boas práticas e aproveitando as vantagens de um ERP eficaz, você pode melhorar a eficiência financeira da empresa e garantir mais estabilidade ao negócio.

Quer ter tudo isso de forma prática com o ERP Sankhya? Entre em contato com um de nossos especialistas e entenda como sua empresa pode se beneficiar.