Fluxo de caixa é a movimentação das entradas (a receber) e das saídas (a pagar) de uma empresa em um determinado período.
Se ao final desse período o valor for positivo, indica que a empresa tem um número maior de receitas do que de gastos. Por outro lado, se o valor for negativo, a empresa está gastando mais do que está recebendo.
Podemos dizer que o fluxo de caixa é um indicador que oferece uma visão ampla da saúde financeira do negócio. Porém, muitas empresas negligenciam essa análise, principalmente micro e pequenas empresas.
Isso porque trata-se de um controle financeiro comumente confundido com lucro, mas, na verdade, apenas mostra a quantidade de dinheiro que entra e que sai do negócio no período estipulado. Dessa forma, um empresário que não utiliza fluxo de caixa pode ter a ilusão de que está tendo mais lucros.
Por exemplo: uma empresa tem uma previsão de vendas de R$ 10.000,00, mas vendeu e recebeu R$ 15.000,00.
A princípio, pode-se pensar que o resultado foi excelente. Mas, ao avaliar as despesas no mesmo período, a empresa percebeu que gastou R$ 16.000,00 em vez dos R$ 7.000,00 de costume. Ou seja, o saldo final acabou sendo negativo.
Se os valores e a origem de todos os gastos não estiverem registrados, a empresa pode ter dificuldade em identificar onde gastou mais, sendo que o fluxo de caixa poderia auxiliá-la a programar essas despesas de acordo com as provisões de receitas.
Veja o passo a passo para o uso correto do fluxo de caixa
1. Controle de naturezas ou planos de contas
Apenas registrar os valores dos gastos e as receitas não é suficiente para tomar boas decisões em uma empresa. É preciso classificar os valores de acordo com sua origem, ou seja, criar um controle de naturezas ou plano de contas. Do contrário, fica fácil identificar com o quê a empresa está gastando mais ou de onde vêm as receitas.
Não existe uma regra geral para a criação das categorias. O empresário deve usar as naturezas de acordo com o tipo do negócio e com as análises que deseja fazer.
2. Controle dos saldos de contas
A empresa deve manter o controle das contas que possui (contas bancárias, poupança, caixinha etc.) em registro interno, seja por meio de planilhas ou, de preferência, utilizando um software de gestão (ERP).
Para cada despesa e receita registradas, é necessário indicar a conta de onde o dinheiro vai sair ou onde vai entrar. A conciliação das movimentações bancárias e o acompanhamento dos saldos de contas são essenciais para manter o fluxo de caixa atualizado e real.
3. Lançamento das despesas
Aqui são provisionados todos os gastos que a empresa terá no período determinado para a análise do fluxo de caixa, como compras, aluguel, conta de água, luz, telefone, salários etc., já indicando a que natureza a despesa se refere e qual conta da empresa será utilizada para pagamento.
4. Lançamento das receitas
Assim como as despesas, são provisionadas as vendas e outras receitas (como aluguéis e aplicações) previstas para os próximos meses. Lembrando que é preciso separar vendas à vista e a prazo (provisionando cada parcela).
Além disso, vale lembrar a importância de evitar otimismo nas provisões das receitas, considerando descontos, sazonalidades e um percentual de inadimplência.
Após seguir esses 4 passos, basta montar o relatório de fluxo de caixa do período desejado. Para isso, utilize o saldo inicial no período, adicione as receitas que entraram e diminua as despesas do mesmo período. Você terá um saldo final de contas e o resultado do fluxo de caixa.
Por que é importante fazer fluxo de caixa?
O fluxo de caixa permite que o empresário tenha conhecimento de como está o saldo final entre receitas e despesas de um período determinado ou até mesmo em um dia específico.
Assim, é possível se antecipar a eventuais desequilíbrios financeiros. Por exemplo, ao avaliar o fluxo de caixa, o empresário pode adiar despesas para períodos em que existem mais entradas em caixa, negociando com o fornecedor prazos e valores que se adequem melhor à realidade do fluxo de caixa.
Além disso, o fluxo de caixa aponta se a empresa vai precisar de captação de recursos de terceiros, possibilitando ao empresário se organizar em tempo hábil para buscar as melhores opções do mercado para não cair no cheque especial e pagar taxas altíssimas pela captação de recursos imediatos.
Algumas vezes, é possível renegociar prazos com fornecedores com os quais existe um maior relacionamento, aliviando o fluxo de caixa e eliminando a necessidade de busca de capital.
Em resumo, o fluxo de caixa é importante para:
- Antecipar-se a eventuais desequilíbrios financeiros;
- Identificar disponibilidade financeira para efetuar gastos;
- Identificar oportunidades de aplicações e investimentos com sobras de caixa;
- Negociar, em tempo hábil, menores custos na captação de recursos de terceiros.
Quais são as melhores práticas para fazer fluxo de caixa?
O ideal é que as projeções do fluxo de caixa aconteçam para um período mínimo de três meses. Normalmente, softwares de gestão já possuem esse relatório pronto, puxando as informações automaticamente a partir de lançamentos de receitas, despesas, classificação de naturezas e conciliações bancárias.
Os lançamentos das movimentações financeiras e bancárias, controle do saldo de contas e conciliações devem ser feitos diariamente para que o fluxo de caixa se mantenha atualizado e a saúde financeira da empresa se mantenha controlada.
Outra prática importante: não misture pessoa jurídica com pessoa física. Não utilize as contas da empresa para gastos pessoais porque isso pode dificultar o controle.
Principais causas de fluxo de caixa negativo
Ao fazer esse controle, também é importante estar atento aos motivos que podem levar a um fluxo de caixa negativo. Os principais são:
- Prazos para receber de clientes maiores que os prazos para pagar fornecedores;
- Retiradas de dinheiro excessivas dos sócios;
- Compras elevadas para composição de estoques (giro não foi suficiente);
- Valor das parcelas de compras realizadas em datas sazonais (como Natal e Dia das Mães) mais altos que o saldo de caixa;
- Pagamento de juros excessivos.
Como fazer fluxo de caixa usando um ERP?
Quando a empresa conta com um bom ERP, o controle de fluxo de caixa é facilmente realizado, bastando fazer os registros e os lançamentos necessários para gerar informações para análises e tomada de decisão.
O primeiro passo é a elaboração de um plano de contas para a empresa, de forma a criar categorias que classifiquem as receitas e as despesas.
Em seguida, é preciso organizar as contas da empresa de forma a utilizar conta corrente e caixa para pagamentos e recebimentos.
O terceiro passo é o lançamento de todas as despesas da empresa, como compras, aluguel, conta de água, luz, telefone, salários etc. Para os lançamentos ainda sem valores reais, devem ser utilizadas provisões.
Como último passo, devem ser lançadas todas as receitas, indicando também suas respectivas naturezas e a conta de destino.
Também é fundamental realizar a conciliação bancária diariamente. Afinal, de nada adianta toda essa organização sem a conciliação das movimentações.
Pronto! Agora é só utilizar o relatório que o sistema já possui e que puxa automaticamente todas as informações lançadas.
A partir do fluxo de caixa, é possível fazer diversas análises, como:
- A melhor data para repor o estoque;
- Quanto de capital de giro a empresa precisa;
- Se a empresa pode fazer distribuição de lucros;
- Se será necessária a captação de empréstimos.
E, então, como é feito o controle de fluxo de caixa na sua empresa? Está seguindo as melhores práticas? Fale com um consultor e saiba como é feito o fluxo de caixa no ERP Sankhya.
