A conciliação bancária é um processo fundamental para qualquer empresa que deseja manter um controle financeiro preciso e evitar surpresas desagradáveis nas contas.
Trata-se de uma prática que envolve a comparação minuciosa entre os registros financeiros, como extratos bancários e registros contábeis, a fim de garantir que todas as transações estejam corretamente registradas e conferidas.
A conciliação bancária pode ser uma dor de cabeça para o financeiro da empresa, mas não precisa ser assim.
Se você conhecer a fundo esse processo, seguir as melhores práticas para realizá-lo, possuir ferramentas de apoio e entender o passo a passo de sua realização, ele pode ficar muito mais fácil e você perde menos tempo. Este artigo é para te ajudar nisso. Vamos lá?
O que é conciliação bancária?
Resumidamente, conciliação bancária é um comparativo entre os lançamentos da conta corrente bancária e as movimentações do controle interno do negócio.
Ou seja, ela é a comparação entre o que a empresa tem registrado no controle de contas e o que é apresentado nos extratos bancários.
Erros, omissões ou até mesmo atividades fraudulentas podem ocorrer nos registros contábeis, e a conciliação bancária age como um mecanismo de verificação, permitindo a identificação de discrepâncias entre os registros internos e os extratos bancários.
É um processo que contribui para a transparência e a eficiência financeira, permitindo um melhor controle dos recursos e uma base sólida para o planejamento financeiro.
Para que serve a conciliação bancária?
A conciliação bancária serve para diversos fins essenciais na gestão financeira de empresas e indivíduos. Aqui estão algumas das principais finalidades e benefícios desse processo:
- Detecção de erros e fraudes;
- Manutenção da precisão financeira;
- Controle de fluxo de caixa;
- Tomada de decisões informadas;
- Prevenção de cheques sem fundos;
- Conformidade com a lei;
- Reconciliação de transações pendentes;
- Facilitação de auditorias, e muito mais.
Em resumo, a conciliação bancária ajuda a manter a integridade das finanças, a detectar e corrigir erros e a fornecer informações precisas para tomada de decisões financeiras bem fundamentadas.
Qual é a importância da conciliação bancária?
A prática de conciliação bancária contribui para o cumprimento de obrigações legais e garante que os registros financeiros internos estejam alinhados com as transações efetivas ocorridas na conta bancária.
Manter registros financeiros precisos e realizar conciliações bancárias regularmente ajudam na transparência das operações financeiras de uma empresa, o que é fundamental para construir credibilidade junto a investidores, credores e parceiros de negócios.
A conciliação bancária pode melhorar a eficiência operacional, uma vez que permite que as empresas identifiquem rapidamente quaisquer problemas financeiros e tomem medidas corretivas de forma ágil.
No caso de auditorias externas ou internas, a conciliação bancária fornece uma base sólida para revisar e validar as transações financeiras da empresa, simplificando o processo de auditoria.
A principal importância da conciliação bancária está em garantir que as finanças da empresa se mantenham em dia, contribuindo assim para a saúde financeira do negócio.
O procedimento também auxilia a evitar problemas na hora de planejar os próximos passos da sua empresa e, ainda, evitar a possibilidade de ocorrerem roubos/desvios de dinheiro, uma vez que, com esse processo, fica mais fácil identificar diferenças de caixa.
Abaixo, listamos as 4 maiores razões que justificam a realização da conciliação bancária em sua empresa:
Identificar gastos e receitas
Realizar conciliação bancária permite que você consiga identificar qual é o destino principal dos gastos da empresa e também quais são as maiores fontes de receita.
Assim, você consegue ter uma visão geral do negócio e tomar decisões assertivas no que se relaciona à saúde financeira da empresa.
Mas, para realizar a conciliação bancária, é preciso que os lançamentos sejam feitos regularmente e registrados da maneira mais adequada possível.
Evitar prejuízos e perdas
Uma das maiores vantagens da conciliação bancária é a capacidade de evitar prejuízos e perdas. Realizando-a, você consegue controlar o fluxo de saídas e entradas de dinheiro.
Esse é um processo muito importante, porque te auxilia a ter uma visão clara de possíveis “gaps” da gestão financeira.
Detectar incoerências no fluxo de caixa
Se você ainda não possui um ERP para apoiar sua gestão, seus processos podem estar suscetíveis a falhas. Nesse contexto, a conciliação bancária se torna ainda mais importante para te ajudar a detectar incoerências em lançamentos e saldos bancários no fluxo de caixa.
Com isso, você pode identificar fraudes, como erros em depósitos e cheques não descontados.
Além disso, com a conciliação bancária você tem em mãos informações sobre todas as movimentações financeiras da empresa, o que facilita o processo de fechamento de caixa.
Contribuir para a realização de um planejamento mais assertivo
A conciliação bancária também é importante para te ajudar a fazer o planejamento financeiro da sua empresa de maneira mais assertiva. Com ela, fica muito mais fácil obter um histórico do orçamento empresarial e, assim, basear a análise de tendências e projeções para o futuro da empresa em informações concretas.
Agora que você já conhece a importância da conciliação bancária para o seu negócio, veja o passo a passo para realizá-la da maneira correta.
Passo a passo: como funciona a conciliação bancária
A conciliação bancária é um processo importante para garantir a precisão e a integridade das informações financeiras, e pode ser realizada em diversos níveis de complexidade, dependendo das necessidades específicas da empresa.
Aqui está um guia passo a passo simplificado sobre como funciona a conciliação bancária:
Passo 1: Coleta de documentos e lançamento de movimentações financeiras
Reúna os documentos necessários, incluindo extratos bancários mais recentes, os registros internos da empresa ou anotações sobre transações financeiras.
Manter o registro de todas as movimentações financeiras de entrada e saída é o primeiro passo para realizar a conciliação bancária. Nesse caso, a melhor prática é realizar o processo diariamente.
As movimentações financeiras a serem registradas incluem pagamento de fornecedores, salários, impostos, recebimento de clientes, juros, multas etc.
Nesse controle, é preciso informar além da categoria/natureza do gasto (salários, compra de matérias-prima, material de escritório etc.), também as datas e as contas bancárias em que houve crédito ou débito.
Essa tarefa é fundamental para realizar a comparação entre o controle de contas e o extrato bancário.
Passo 2: Verificação de saldos
Comece comparando o saldo no seu registro interno com o saldo no extrato bancário. Esses saldos iniciais devem ser idênticos.
Para verificar os saldos, é necessário que você tenha em mãos o extrato bancário do período determinado e também o registro interno do mesmo período.
Com minuciosidade, analise se o saldo final do controle interno referente à última conciliação é igual ao saldo inicial apresentado no extrato.
Passo 3: Registre transações bancárias e confira lançamentos
Registre todas as transações bancárias que aparecem no extrato bancário no seu registro interno. Isso inclui depósitos, saques, cheques emitidos, transferências e taxas bancárias. Certifique-se de que cada transação esteja claramente documentada e datada.
Verifique, então, se cada lançamento presente no extrato bancário foi também registrado no controle financeiro interno da empresa. Lembre-se de verificar se os valores e as datas estão iguais.
Nesse passo, você pode identificar divergências de valores, datas e até mesmo lançamentos que não foram registrados no controle interno.
Passo 4: Identifique divergências
Compare cuidadosamente as transações registradas no seu registro interno com as transações no extrato bancário. Se houver divergências, como transações ausentes ou valores diferentes, marque-as para investigação.
Passo 5: Verifique transações pendentes
Analise se há transações pendentes, como depósitos que ainda não foram processados pelo banco ou cheques que ainda não foram compensados. Essas transações pendentes podem criar discrepâncias temporárias.
Passo 6: Faça os ajustes necessários e corrija diferenças nos lançamentos
Para as divergências identificadas, faça os ajustes necessários em seu registro interno para refletir as transações corretamente. Isso pode incluir adicionar transações ausentes, corrigir erros de registro ou ajustar saldos.
Se durante a conciliação bancária você identificar valores incorretos ou inexistentes, entenda por que isso aconteceu e descubra se o erro está no controle interno da empresa ou no banco. Em seguida, organize-se para saber o que deve ser feito para corrigir essas divergências.
Durante esse passo, o mais importante não é igualar os saldos, mas localizar a origem dessas divergências e corrigi-las.
A seguir, algumas situações que podem ocorrer:
Lançamentos incorretos no controle interno
Procure o documento arquivado que comprove a movimentação e corrija o lançamento no controle financeiro interno, mantendo-o igual ao extrato bancário. Atente-se para situações em que existam juros ou multas na baixa do título.
Créditos/débitos indevidos por parte do banco
Comprovado que o erro é do banco, procure a gerência para estorno do valor.
Cheques emitidos ainda não compensados e transferências não processadas
Nesse caso, prossiga com a conciliação bancária mantendo esse lançamento pendente no controle interno até que seja comprovada a sua compensação.
Débitos de impostos ou tarifas bancárias e rendimentos de aplicações financeiras
Ao identificar esses débitos ou tarifas, certifique-se de verificar sua legitimidade e as registre no controle interno da empresa.
Depósitos não identificados
No caso de depósitos sem identificação, é importante registrá-los com uma origem padrão, por exemplo “a identificar”. Quando o depósito for reconhecido, relacione o seu crédito com a origem correta.
Assim que você corrigir as diferenças de lançamento, o saldo final do extrato bancário e do controle interno devem estar iguais.
Passo 7: Atualize o saldo final
Após fazer todos os ajustes necessários, atualize o saldo final no seu registro interno. Ele deve ser igual ao saldo final no extrato bancário.
Passo 8: Registre observações
Faça observações detalhadas sobre qualquer discrepância significativa ou transações pendentes que ainda não foram resolvidas. Isso ajudará a documentar ações futuras.
Passo 9: Verifique regularmente
Conforme dito anteriormente, a conciliação bancária deve ser um processo regular. Realize-o periodicamente, de preferência mensalmente, para garantir que as informações financeiras estejam sempre atualizadas e precisas.
Passo 10: Mantenha registros
Mantenha registros detalhados de todas as conciliações bancárias realizadas, bem como de quaisquer ajustes feitos ao longo do tempo. Isso é útil para auditorias futuras e para rastrear o histórico financeiro.
Importância do ERP na conciliação bancária
A conciliação bancária é uma prática que exige atenção aos detalhes e consistência, e o uso de tecnologia e ferramentas disponíveis no mercado podem facilitar muito o processo.
A integração de um sistema ERP (Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Empresariais) desempenha um papel significativo na otimização e na eficácia do processo de conciliação bancária, como:
- Automatização de transações financeiras;
- Acesso a dados em tempo real;
- Rastreabilidade de transações;
- Integração bancária;
- Reconciliação automatizada;
- Gestão de fluxo de caixa;
- Segurança de dados;
- Relatórios financeiros precisos, entre outros.
Em resumo, a integração de um sistema ERP torna o processo de conciliação bancária mais eficiente, preciso e seguro.
A tecnologia de um ERP permite que as empresas mantenham um controle financeiro mais rigoroso, identifiquem problemas rapidamente e tomem decisões financeiras mais embasadas.
Portanto, para organizações que buscam melhorar sua gestão financeira, a integração de um ERP é uma estratégia importante a ser considerada.
Fazer conciliação bancária é um processo trabalhoso, mas precisa ser feito com muito cuidado. Se você tiver um ERP, ótimo. Com ele, você consegue registrar com mais praticidade as receitas e as despesas e realizar a conciliação bancária com muito mais agilidade.
Comunicação bancária no ERP Sankhya
No contexto do ERP Sankhya, um software de gestão empresarial amplamente utilizado, a comunicação bancária é uma funcionalidade vital que ajuda a automatizar e otimizar as operações financeiras.
Aqui estão alguns aspectos importantes da comunicação bancária no ERP Sankhya:
1. Integração bancária
O ERP Sankhya oferece recursos de integração com bancos, permitindo que as informações financeiras sejam importadas diretamente dos extratos bancários. Isso elimina a necessidade de inserção manual de dados e reduz os erros humanos.
2. Automação de transações
O sistema Sankhya permite a automação de várias transações bancárias, como pagamentos a fornecedores, recebimentos de clientes e transferências internas. Isso economiza tempo e minimiza a probabilidade de erros.
3. Gestão de contas
O ERP Sankhya facilita a gestão de contas bancárias, permitindo que as empresas acompanhem saldos, transações e conciliações em tempo real. Isso é fundamental para uma gestão eficaz do fluxo de caixa.
4. Pagamentos eletrônicos
Com a comunicação bancária integrada, o ERP Sankhya suporta pagamentos eletrônicos, como transferências bancárias e pagamentos de contas, simplificando a gestão de pagamentos e melhorando a eficiência financeira.
5. Conciliação bancária
A conciliação bancária é uma parte importante da comunicação bancária no ERP Sankhya. O sistema ajuda a reconciliar as transações registradas internamente com os extratos bancários, identificando discrepâncias e facilitando a correção.
6. Segurança de dados
A segurança dos dados financeiros é uma prioridade, e o ERP Sankhya oferece medidas robustas de segurança para proteger as informações financeiras da empresa contra acesso não autorizado.
7. Relatórios financeiros
O sistema gera relatórios financeiros detalhados e precisos, fornecendo uma visão abrangente da situação financeira da empresa. Isso é fundamental para a tomada de decisões informadas e a prestação de contas.
8. Compliance financeiro
O ERP Sankhya ajuda as empresas a cumprirem regulamentações financeiras e fiscais, garantindo que todas as transações estejam de acordo com as normas governamentais.
9. Facilitação de auditorias
A comunicação bancária integrada simplifica a preparação para auditorias financeiras, uma vez que fornece um registro detalhado e preciso de todas as transações bancárias.
10. Acesso móvel
O ERP Sankhya oferece acesso móvel, permitindo que os usuários monitorem e realizem transações financeiras a partir de dispositivos móveis, garantindo flexibilidade e agilidade na gestão financeira.
E não é só isso! Veja na prática como funciona a comunicação bancária no ERP Sankhya.
Conclusão
Se você chegou até aqui, já entendeu que a conciliação bancária é um processo crucial para manter a saúde financeira de empresas e indivíduos. Ela garante que os registros financeiros estejam alinhados com as movimentações bancárias reais, evitando erros e fraudes e oferecendo uma visão precisa do fluxo de caixa.
Seguir um conjunto de passos bem definidos pode tornar esse processo mais eficaz e preciso. Se você deseja simplificar ainda mais a conciliação bancária e otimizar a gestão financeira da sua empresa, entre em contato conosco.
Não deixe que erros contábeis ou dificuldades na gestão financeira atrapalhem o seu sucesso. Solicite um orçamento personalizado e descubra como podemos ajudar você a alcançar uma gestão financeira mais sólida e tranquila.
