Dentro do universo corporativo e de gestão, acabamos nos deparando com muitos termos estrangeiros, os quais nem sempre sabemos exatamente o significado – e nem como usá-los no dia a dia. Uma dessas dúvidas é o que é workflow e quais os benefícios ele pode trazer às empresas.
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Traduzindo para o português, workflow nada mais é do que fluxo de trabalho. Uma expressão relativamente genérica e que pode ser usada em qualquer área dentro da empresa.
Para transformar o fluxo de trabalho em uma estratégia gerencial, contudo, é preciso ir mais a fundo no termo, compreendendo outras questões essenciais sobre as quais abordaremos neste conteúdo.
O que é workflow?
Workflow pode ser traduzido como fluxo de trabalho – e ele se refere à sequência de tarefas necessárias que devem ser empregadas para desempenhar determinados processos, envolvendo o compartilhamento de documentos, informações e projetos entre pessoas e áreas distintas do negócio, a partir de parâmetros pré-definidos.
De uma forma geral, podemos entender o workflow como a maneira pela qual determinada pessoa ou um grupo de pessoas realiza um trabalho, a partir de uma série de etapas que precisam ser concluídas sequencialmente em um diagrama ou lista de verificação.
É uma cadeia de tarefas que acontecem seguindo determinada sequência – e que são realizadas regularmente. O desenho do fluxo de trabalho pode ser feita de maneira manual ou tecnológica, sendo que os sistemas de workflow, atualmente, são os mais usados dentro das empresas.
Quanto mais definido e organizado está o workflow de cada demanda, mais eficaz será a rotina desempenhada, aumentando a produtividade e a eficiência das equipes.
O workflow está presente em vários setores de uma empresa, sendo que cada área possui seu fluxo de trabalho próprio, com rotinas e métodos específicos.
Exemplos de workflows
São muitos os exemplos de áreas que podem usar um bom workflow.
Na contratação de novos funcionários, existe uma série de processos que precisam ser seguidos, como: informar o candidato selecionado pelo processo seletivo, requisitar as informações pessoais desse funcionário e incluí-las no sistema da empresa, realizar os procedimentos legais (assinatura da carteira de trabalho, emissão de benefícios etc.), apresentar o novo funcionário, preparar os materiais de trabalho necessários e treinar o novo funcionário.
Cada uma dessas etapas poderá ser feita por profissionais diferentes, com períodos distintos para começo e fim. Além do RH, o setor de marketing, vendas, produção e muitos outros podem ter seus próprios processos.
Como funciona workflow?
Um sistema de workflow é a aplicação de uma tecnologia capaz de organizar o fluxo de trabalho de uma empresa ou de um departamento, a partir de um passo a passo lógico e compatível com as demandas, de modo a automatizar os processos, integrar as áreas do negócio e ganhar mais produtividade.
Assim, esses softwares conseguem analisar e traduzir os fluxos de trabalho que já existem dentro do negócio, separando os processos que podem ser automatizados daqueles que não permitem esse passo.
Em seguida, ele “quebra” esses processos em tarefas e as distribui entre as pessoas que fazem parte da equipe.
Ao contrário do que muitos imaginam, um sistema de workflow não é apenas uma ferramenta de comunicação ou de troca de informações internas, é um “passo a passo” de tudo que é realizado dentro da empresa – o que ajuda a acompanhar o desenvolvimento do trabalho interno, prever saídas, melhorar a comunicação e muitas outras vantagens que veremos adiante.
Assim, é essencial que haja a integração do manual com a tecnologia. Ou seja, que os gestores consigam definir um workflow para cada uma das suas áreas, mapeando e padronizando o fluxo de trabalho – e depois usem a tecnologia para aplicar esse workflow, sistematizando operações e integrando áreas diferentes da empresa.
Quais as vantagens do workflow?
Agora que você já sabe o que é workflow, com certeza ficou mais fácil encontrar diversas vantagens no uso dessa técnica, não é mesmo? Vamos ver algumas em detalhes.
Melhora o gerenciamento das tarefas
Nem sempre é fácil para os gestores acompanharem a evolução das tarefas ou entenderem qual parte é responsabilidade de qual colaborador. Com a definição do workflow, os processos se tornam mais padronizados e é mais simples compartilhar o conhecimento sobre o fluxo de trabalho.
Assim, você conseguirá detectar o andamento da tarefa, analisar em qual ponto ela está tomando mais tempo do que deveria, avaliar quem é o responsável por cada parte da atividade e distribuir melhor as funções, evitando sobrecarregar seus funcionários.
Economiza capital humano
Reduzir o número de etapas e ter os processos bem claros e definidos ajuda a ganhar mais produtividade e eficiência. Isso faz com que haja uma necessidade menor de capital humano para gerar bons resultados, já que todos os seus setores estão integrados, contam com as informações necessárias sempre à mão e têm de cumprir menos etapas para atingir o objetivo final.
Assim, a automatização proporcionada pelo workflow é uma excelente alternativa para reduzir os custos dentro da empresa, já que ajuda a poupar tempo nas tarefas rotineiras e reduzir o desperdício, tanto de recursos humanos como de materiais.
Aumenta a produtividade
Quantas vezes suas equipes acabam perdidas em atividades que não trazem nenhum retorno à empresa? São horas depreendidas em processos morosos e que não se traduzem em nenhum resultado.
Com o workflow, esse cenário será bem diferente, afinal várias das atividades que são meramente burocráticas passam a ser automatizadas e os seus funcionários poderão dedicar o tempo a realizar tarefas que são realmente importantes e que trazem resultados reais à empresa.
Isso resulta em um aumento da produtividade e da eficiência, eliminando as etapas desnecessárias e trazendo mais agilidade ao fluxo de trabalho.
Melhora a comunicação interna e a integração de setores
Para que determinados processos sejam bem realizados, é indispensável que seus times trabalhem juntos. Contudo, se não há um sistema integrando a empresa, a troca de informações, documentos e até mesmo a comunicação poderá ser uma barreira difícil de transpor.
Com um sistema de workflow, suas equipes estarão muito mais integradas e a comunicação é facilitada, já que cada profissional entende o seu papel e a sua importância dentro do fluxo de trabalho – e sabe quais informações precisa passar adiante para que o processo seja executado com perfeição.
Isso, é claro, também traz outros benefícios importantes, como o aumento da qualidade do trabalho e a redução dos erros e retrabalhos.
Workflow e ERP: qual a relação?
Um ERP é um software de gestão que consegue integrar todos os setores de uma empresa. Algumas dessas soluções, também contam com o sistema de workflow incluído.
Assim, o software desempenhará funções adicionais do que um ERP mais simples, por exemplo, permitindo mapear e desenhar os processos internos da empresa, ajudando a identificar e reparar os gargalos produtivos, obter informações em tempo real melhorando a tomada de decisão, automatizar processos, criar indicadores confiáveis para acompanhar a evolução de cada área, entre outros.
A vantagem de unir um ERP a um workflow é, justamente, conseguir ter essa visão mais sistêmica da empresa, já que o software de gestão captura e analisa dados de todos os seus setores, facilitando na hora de cruzar informações e de tornar a sua gestão mais dinâmica e baseada em dados.
Conheça o Sankhya Flow
O Sankhya Flow é a solução da Sankhya que permite representar, gerenciar e automatizar o fluxo de trabalho de qualquer departamento ou área de um negócio, ou até mesmo, integrar processos junto a outros softwares.
É possível organizar os seus processos de compras, vendas, almoxarifado, RH ou qualquer outro fluxo de trabalho do seu negócio,
A solução divide-se em três personas que demandam atividades diferentes: O modelador, o executor e o gestor.
