O BPMN (sigla do inglês Business Process Model and Notation) é a linguagem ideal para organizar, modelar e comunicar os processos para toda a equipe e, desta forma, obtém-se o resultado desejado para o processo.
Os processos de negócios são a base de qualquer empresa, pois geram maior eficiência e mais valor ao cliente. Contudo, para que todas as atividades do processo sejam entendidas por todos os envolvidos, é preciso utilizar a modelagem de processos.
Os profissionais e as empresas que usam a modelagem de processos agilizam etapas, constroem negócios mais sólidos e aumentam receita, fomentando a economia e reduzindo custos. Portanto, é importante saber o que é BPMN e como usá-lo com eficiência.
O que é BPMN?
BPMN ou Business Process Model and Notation significa “Modelo e Notação de Processos de Negócios”, em tradução livre para o português e é uma representação gráfica usada para descrever as etapas de forma ordenada de um processo de negócio.
Ou seja, é uma metodologia que ilustra de forma visual e sequenciada as tarefas, atividades, regras e responsabilidades de um ou vários processos por meio de símbolos padronizados para as mensagens fluírem entre os diferentes envolvidos no processo.
Sendo assim, a abordagem BPMN cria uma linguagem comum que facilita a compreensão dos procedimentos internos da empresa pelos gestores, líderes e demais profissionais, sejam eles técnicos, analistas, desenvolvedores ou outros colaboradores.
Enquanto o BPMN é a técnica usada para modelar os processos, o Business Process Management (BPM) é um método de gestão de processos de negócios.
A abordagem BPMN foi criada, originalmente, pela Business Process Management Initiative e é mantida pela Object Management Group® (OMG) após a fusão das duas companhias, em 2005. A OMG é um consórcio internacional e sem fins lucrativos destinado a gerar padrões de tecnologia, sendo responsável por oferecer diversas certificações.
Qual é o objetivo do BPMN?
Imagine uma loja virtual de artigos de decoração. São necessários diversos processos para o funcionamento e o sucesso do negócio.
Compra de mercadorias para revenda ou insumos para fabricação, gestão de fornecedores e estoque, cadastro de produtos, estratégias de marketing, entrega e pós-venda são algumas das atividades de um e-commerce.
Com tantas etapas e procedimentos, a chance de erros por falta de conhecimento ou informação pode aumentar e trazer prejuízos para a empresa. Aqui entra a modelagem de processos que tem a finalidade de tornar os processos mais claros e ordenados para serem compreendidos por todos e executados com eficiência.
De acordo com o site oficial da metodologia, o BPMN contribui para que “as empresas entendam seus procedimentos de negócios internos em uma notação gráfica, bem como dá às organizações a capacidade de comunicar esses procedimentos de maneira padrão”.
Outro ponto é que sua aplicação também “facilitará a compreensão das colaborações de desempenho e transações comerciais entre as organizações. Isso garantirá que as empresas entendam a si mesmas e aos participantes de seus negócios e permitirá que as organizações se ajustem rapidamente às novas circunstâncias de negócios internos e B2B”.
Quais são as vantagens e os benefícios de usar o BPMN?
Entre as vantagens e os benefícios de usar o BPMN, podemos apontar pelo menos dez.
- Padronização da linguagem e auxílio na gestão de comunicação;
- Viabilização da visão completa de um projeto, possibilitando automação de processos;
- Determinação de responsáveis por atividades e tarefas;
- Foco em encontrar gargalos e falhas, melhorando resultados;
- Otimização do tempo e aumento da eficiência operacional do negócio;
- Promoção de maior transparência estratégica e estrutural;
- Flexibilização e implantação da cultura de inovação;
- Ampliação de versatilidade e aumento na competitividade do negócio;
- Organização, padronização e eficiência;
- Fomento da economia, reduzindo custos.
Quais são os submodelos dentro de um diagrama BPMN?
Os gráficos e os diagramas BPMN são utilizados para fazer a comunicação entre vários públicos (especializados ou não). Para um diálogo mais efetivo e com o público correto, são usados submodelos que permitem, em seções do diagrama, a visualização de temas de interesse.
Os submodelos são divididos em três categorias.
Privados
O submodelo denominado “privado” trata de processos, atividades e negócios internos de uma organização e delimitam responsabilidades. Eles não atravessam limites organizacionais e determinam qual departamento fará a tarefa e qual atividade será executada.
Abstratos
Além de fazer a interação entre os próprios processos internos, os submodelos de BPMN chamados de “abstratos” são responsáveis por fazer o contato entre processos privados e outros participantes ou processos.
Colaboração
O submodelo “abstrato” é insuficiente para mostrar toda a configuração organizacional, portanto, o submodelo “colaboração” cumpre a função de mostrar todos os processos de negócios entre duas ou mais instituições de negócios.
Ou seja, este submodelo é responsável por mostrar todas as interações do processo para pelo menos 2 pools (um pool representa um participante em um processo, podendo ser uma entidade de negócio ou uma responsabilidade).
Qual é a diferença entre BPM, BPMN e BPMS?
Antes de implementar a notação BPMN em uma empresa, é importante saber que existem as nomenclaturas BPM, BPMN e BPMS e entender a relação e a diferença entre elas.
BPM
O BPM (Business Process Management, ou Gerenciamento de Processos de Negócio, aborda tudo o que envolve a padronização de processos de uma empresa, de forma generalizada. Ele tem como objetivo sistematizar e descomplicar processos organizacionais.
Antes de implementar o BPM na empresa, é necessário fazer um levantamento e a revisão da forma como o negócio funciona, elencando possíveis erros e potencializando os acertos.
Por meio do BPM, é possível conectar e agregar estratégias à tecnologia e aos objetivos da empresa, gerando resultados consistentes e satisfatórios.
BPMN
Já o BPMN é usado para estruturar os processos utilizando ícones, linguagens padronizadas, em forma de símbolos e que representam os fluxos do processo. O BPMN faz parte do BPM e gera diagramas que são mapeados em quatro grupos de elementos da notação (objetos de fluxo, objetos de conexão, raias e artefatos).
BPMS
Resumidamente, enquanto o método BPM controla processos internos de forma generalizada, o BPMN facilita a interpretação de análises, por meio da forma gráfica, e o BPMS é o software que esquematiza e acompanha processos, seguindo o BPM, e automatizando processos com BPMN.
Juntos, BPM, BPMN e BPMS tornam os processos mais inteligentes, integram os departamentos da empresa, apressam a transformação digital, melhoram a gestão de informações e ajudam na supervisão de desempenho.
BPMN no ERP Sankhya
Administrar processos pode ser um grande desafio dentro de uma empresa e, a princípio, colocar a modelagem de processos em prática muitas vezes pode ser desafiador para gestores e funcionários.
Mas é importante salientar que, na medida em que os processos são implementados na rotina diária do negócio, facilitam a visualização de todo contexto pelos envolvidos, antes mesmo de serem aplicados, dando mais clareza aos processos.
Uma vez que os envolvidos enxergam cada etapa da modelagem de processos, podem atuar efetivamente e de forma proativa e mais eficiente nos processos.
É aconselhável investir em treinamentos, porque eles reduzem a resistência dos colaboradores em usar o BPMN e os ensinam a criar, visualizar, interpretar, ler e modificar os diagramas, otimizando processos.
Conforme dito anteriormente, o BPMN auxilia na padronização de processos, torna a comunicação mais clara e garante a execução de processos e atividades. Portanto, é fundamental ultrapassar com paciência a fase de implementação e organização.
Pode-se fazer isso usando um software confiável, rápido e 100% online. O ERP Sankhya permite reunir todos os dados da modelagem de processos de forma prática e ágil, padronizando atividades e informando todos os departamentos.
Digitalmente, todos os funcionários e gestores acompanham os fluxos de trabalho de forma automática e autônoma, sem a dependência de empresas terceiras ou consultores externos. Todo processo é interno e interligado.
Quer saber como fazer a integração do BPM e seu sistema de gestão? Baixe o guia completo “Gestão baseada em processos BPMN” da Sankhya. Nele você vai entender os conceitos básicos sobre gerenciamento de processos, compreender onde se aplica, por onde começar a fazer gestão de processos e ainda conhecer exemplos práticos.
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