No cenário empresarial contemporâneo, em que a eficiência, a otimização e a precisão são essenciais para o sucesso, a gestão de frotas se torna uma peça-chave no quebra-cabeça operacional de qualquer organização que dependa do transporte para suas atividades.
A movimentação estratégica de veículos e ativos não é apenas uma necessidade logística, mas também uma oportunidade de aprimorar processos, reduzir custos e maximizar a produtividade.
Nesse cenário, o ERP (Enterprise Resource Planning) se destaca como uma ferramenta essencial para a gestão de frotas, oferecendo uma estrutura tecnológica que potencializa a eficácia desse processo.
Neste texto, exploraremos profundamente os elementos essenciais entre a gestão de frotas e o ERP, desvendando como essa união pode transformar as operações empresariais e abrir novos horizontes de sucesso.
O que é gestão de frotas?
Em essência, a gestão de frotas é uma abordagem estratégica e sistêmica que visa coordenar e otimizar todos os aspectos envolvidos na operação de uma frota de veículos, desde automóveis leves até caminhões e máquinas especializadas.
Mais do que simplesmente manter uma coleção de veículos em funcionamento, a gestão de frotas engloba uma gama diversificada de tarefas e estratégias que se entrelaçam para formar uma rede coesa de eficiência operacional.
No cerne dessa prática reside a busca incessante pela maximização do desempenho e da produtividade dos veículos, equilibrando fatores que vão desde a seleção dos veículos, a manutenção preventiva até a escolha das rotas mais eficazes.
Qual é a importância da gestão de frotas?
A importância da gestão de frotas é multifacetada e abrangente. Ela permeia desde os alicerces operacionais até os pilares de eficiência, segurança e responsabilidade ambiental.
Uma gestão de frotas eficiente mantém os veículos em movimento e em ótimas condições, evitando quebras, reduzindo os gastos com manutenção corretiva e evitando interrupções inesperadas nas operações.
Além disso, a gestão de frotas está intrinsecamente ligada à segurança dos motoristas e à preservação dos ativos da empresa, evitando acidentes e prolongando a vida útil dos veículos.
Adicionalmente, a otimização das rotas e a redução do tempo de inatividade dos veículos podem resultar em entregas mais rápidas e satisfação do cliente, fortalecendo a reputação da empresa no mercado.
Implementar estratégias de economia de combustível e redução de emissões de poluentes também é uma abordagem que alinha a empresa aos valores ambientais emergentes e resulta em economia de recursos.
Qual é o principal objetivo da gestão de frotas de uma empresa?
Em síntese, o principal objetivo da gestão de frotas é primar pela eficiência, segurança, economia e sustentabilidade, buscando uma sinfonia harmoniosa entre os componentes complexos que constituem a movimentação de veículos.
Mais do que manter uma frota em movimento, o objetivo da gestão de frotas é impulsionar toda a empresa em direção a um horizonte de operações aprimoradas, resiliência competitiva e responsabilidade corporativa.
Isso significa não apenas garantir que os veículos estejam disponíveis e em boas condições, mas também implementar estratégias para minimizar os desperdícios e maximizar a produtividade.
Também é objetivo da gestão de frotas reduzir o tempo de inatividade e contribuir para a confiabilidade das operações, tornando a empresa mais ágil e responsiva às demandas do mercado.
Frota terceirizada e frota própria: principais vantagens e desvantagens
A decisão entre adotar uma frota terceirizada ou uma frota própria é um dilema estratégico que as empresas enfrentam no cenário complexo dos negócios. Cada abordagem traz consigo vantagens e desvantagens distintas, moldando a dinâmica operacional e financeira da organização.
A opção por uma frota terceirizada pode liberar a empresa de preocupações logísticas e de manutenção, permitindo focar nos aspectos centrais de suas operações.
Por outro lado, a frota própria oferece um maior controle sobre os veículos e processos, mas também exige investimentos significativos em aquisição e manutenção.
A escolha depende da estratégia da empresa e das demandas específicas de seu mercado. É essencial explorar esses dois modelos para que as empresas façam escolhas informadas e alinhadas com as metas e os recursos. Confira algumas vantagens e desvantagens nas escolhas.
Frota terceirizada
Vantagens
- Foco no core business: ao terceirizar a frota, as empresas podem concentrar esforços no desenvolvimento das atividades principais, liberando recursos humanos e financeiros para impulsionar o crescimento e a inovação.
- Redução de responsabilidades: as responsabilidades de manutenção, reparos e substituição de veículos são transferidas para a empresa de locação. Isso pode resultar em menores custos operacionais e menos preocupações administrativas.
- Flexibilidade: a frota terceirizada permite ajustar rapidamente a quantidade e o tipo de veículos conforme as demandas flutuam, sem a necessidade de investimentos significativos em aquisições.
Desvantagens
- Custos a longo prazo: embora os custos iniciais possam ser menores, os custos ao longo do contrato de aluguel podem se acumular e exceder os gastos de uma frota própria em prazos mais longos.
- Limitações de personalização: veículos alugados podem não atender precisamente às necessidades exclusivas da empresa, limitando a personalização e a adaptação de acordo com as demandas específicas.
- Dependência externa: a empresa fica sujeita à qualidade e ao desempenho do provedor de locação, podendo enfrentar problemas caso o fornecedor não cumpra as obrigações.
Frota própria
Vantagens
- Controle total: ter uma frota própria proporciona um controle completo sobre os veículos, permitindo ajustes personalizados, manutenção sob medida e maior alinhamento com as operações.
- Economia a longo prazo: embora o investimento inicial seja maior, a propriedade a longo prazo pode resultar em economias significativas, especialmente se a frota for bem gerenciada.
- Capacidade de marca: veículos personalizados com a marca da empresa podem contribuir para o reconhecimento da marca e a promoção da identidade corporativa.
Desvantagens
- Investimento inicial elevado: a aquisição de uma frota própria requer um investimento considerável em capital para a compra dos veículos, bem como custos contínuos de manutenção e operação.
- Riscos de desvalorização: veículos próprios podem sofrer desvalorização ao longo do tempo, afetando o valor do ativo no balanço patrimonial.
- Complexidade administrativa: gerenciar uma frota própria envolve uma série de tarefas administrativas, como manutenção, gestão de motoristas, seguro e conformidade regulatória.
Como fazer uma gestão de frotas eficiente?
Atingir uma gestão de frotas eficiente envolve uma combinação de planejamento estratégico, tecnologias de rastreamento e monitoramento, manutenção preventiva e uma equipe capacitada.
A integração de um ERP torna-se uma ferramenta crucial nesse processo, permitindo centralização de informações, automação de tarefas, análise de dados em tempo real e geração de relatórios detalhados.
Através dessa integração, a empresa pode tomar decisões informadas e ágeis, adaptando-se rapidamente às variações do mercado e às necessidades em constante mudança. Para atingir esse objetivo, siga o passo a passo a seguir:
1. Planejamento estratégico
Defina metas claras para a gestão da frota. Estabeleça objetivos tangíveis, como redução de custos, aumento da eficiência de combustível, melhoria da segurança e cumprimento de prazos. Isso ajudará a orientar todas as decisões e ações relacionadas à gestão de frotas.
2. Tecnologia e monitoramento
Utilize sistemas de rastreamento GPS e telemetria para monitorar em tempo real a localização dos veículos, o comportamento dos motoristas, o consumo de combustível e outros dados relevantes. Isso fornece informações valiosas para otimizar rotas, melhorar a condução e tomar decisões informadas.
3. Manutenção preventiva
Estabeleça um plano de manutenção preventiva rigoroso para cada veículo da frota. A manutenção regular ajuda a prevenir problemas mecânicos, reduzindo os custos com reparos corretivos e minimizando o tempo de inatividade. Acompanhe os cronogramas de manutenção e realize inspeções regulares.
4. Treinamento de motoristas
Invista em treinamento para os motoristas, promovendo práticas de direção seguras e eficientes. Motoristas bem treinados contribuem para a redução de acidentes, economia de combustível e prolongamento da vida útil dos veículos.
5. Análise de dados
Utilize os dados coletados por sistemas de rastreamento e telemetria para análise. Identifique padrões, oportunidades de melhoria e áreas de preocupação. Isso permite ajustar estratégias, otimizar rotas, identificar motoristas que precisam de treinamento adicional e tomar decisões baseadas em dados.
6. Otimização de rotas
Utilize software de roteirização para planejar as rotas mais eficientes. Isso reduzirá a quilometragem percorrida, economizando tempo e combustível. A otimização de rotas também contribui para entregas mais rápidas e eficazes.
7. Controle de combustível e gastos
Implemente sistemas de controle de combustível para monitorar o consumo e identificar padrões de gastos. Isso ajuda a detectar desperdícios, promover a eficiência e manter os custos sob controle.
8. Sustentabilidade
Integre práticas sustentáveis na gestão de frotas, como a escolha de veículos mais eficientes em termos de consumo de combustível, adoção de tecnologias de baixa emissão e estratégias para redução do impacto ambiental.
9. Comunicação eficiente
Mantenha canais de comunicação abertos e eficazes com os motoristas. Comunique metas, diretrizes de segurança, mudanças nas rotas e outros detalhes relevantes de forma clara e regular.
10. Avaliação e melhoria contínua
Avalie regularmente os resultados da gestão de frotas em relação às metas estabelecidas. Use um sistema ERP para identificar áreas de sucesso e oportunidades de melhoria. A gestão de frotas eficiente é um processo contínuo de ajustes e refinamentos.
Como o ERP Sankhya é aliado na gestão de frotas?
Um Sistema de Gestão Integrado, também conhecido como ERP (Enterprise Resource Planning), desempenha um papel crucial como aliado na gestão de frotas, transformando uma tarefa complexa em uma operação mais eficiente, automatizada e transparente.
Por meio da integração de diversos processos e informações, o ERP Sankhya proporciona uma visão holística da operação da frota, permitindo uma tomada de decisões mais informada e ágil.
O ERP Sankhya se torna um aliado valioso na gestão de frotas por meio de:
- Centralização de dados: reúne informações essenciais em um único local, eliminando a necessidade de alternar entre diferentes sistemas e planilhas.
- Automação de processos: automatiza tarefas manuais e repetitivas, como agendamento de manutenções, cálculo de custos operacionais, geração de relatórios e acompanhamento de prazos de renovação de licenças e seguros.
- Monitoramento em tempo real: a integração com sistemas de rastreamento e telemetria permite o monitoramento em tempo real da localização dos veículos, comportamento dos motoristas, consumo de combustível e outras métricas importantes.
- Otimização de rotas: fornece recursos de roteirização avançados, ajudando a otimizar as rotas de entrega ou deslocamento. Ao considerar fatores como tráfego, distância, prioridades e restrições, o sistema pode propor rotas mais eficientes, economizando tempo e recursos.
- Controle de custos: através da integração de informações financeiras, o ERP Sankhya pode ajudar a controlar e monitorar os custos operacionais da frota. Isso inclui gastos com manutenção, combustível, peças de reposição, seguro e muito mais.
- Manutenção preventiva: com base em dados sobre a quilometragem percorrida, condições dos veículos e históricos de manutenção, o ERP Sankhya pode automatizar alertas para agendamento de manutenções preventivas.
- Análise e relatórios: oferece recursos robustos de análise e geração de relatórios.
- Compliance e regulamentações: ajuda a manter o compliance, emitindo alertas para renovação de licenças, inspeções obrigatórias e outros requisitos legais.
FAQ (Perguntas Frequentes e Respostas) sobre o Gestão de Frotas no ERP Sankhya
1. Qual é o objetivo do Gestão de Frotas Sankhya?
O Gestão de Frotas integrado ao ERP tem o objetivo de registrar e controlar os custos de frota na empresa, considerando as peças e os serviços aplicados nos veículos e nos equipamentos e demonstrando de forma consolidada no demonstrativo de resultado da empresa, classificados como despesas ou custos de gestão da oficina ou manutenção de veículos.
2. O que é o Gestão de Frotas Sankhya?
O Gestão de Frotas integrado ao ERP é um módulo que possui funcionalidades de registrar e controlar a manutenção do estoque de uso e consumo das peças e serviços aplicados nos veículos da frota.
3. O Gestão de Frotas possui integração com o módulo de orçamento?
Sim, o Gestão de Frotas interage com o módulo de planejamento orçamentário do Sankhya W, obedecendo todas as regras de limites e aprovação de compra.
4. O Gestão de Frotas controla a frota administrativa da minha empresa?
Sim, o Gestão de Frotas controla os gastos da sua frota independente do tipo de veículo, podendo ser agrupados por Centro de Resultado, Unidades, Filiais, CDs, Projetos, Empresas ou departamentos.
5. Como o Gestão de Frotas controla a quilometragem rodada?
O Gestão de Frotas é flexível no controle do KM. De forma integrada, o controle de KM é validado através das telas de Portaria, Checklist, Abastecimento ou Ordens de serviço. Estas telas têm interação entre si, efetuando a validação de entrada do KM anterior, que pode ser inserido de forma manual ou automática através de integrações com parceiros de serviço ou através de rastreadores conectados à frota.
6. Tenho que adquirir uma licença de TMS para utilizar o Gestão de Frotas?
Não, o licenciamento do Gestão de Frotas não depende da aquisição de licença do módulo de TMS.
7. O módulo de Portaria tem integração com rastreadores da frota?
Sim, é possível integrar o módulo de Portaria de forma automática aos rastreadores da frota, operadoras de controle de movimentação de entrada e saídas de estacionamento e pátio.
8. Como funciona o módulo de Portaria?
É possível controlar a movimentação de entrada e saída de funcionários, visitantes, fornecedores, candidatos do RH e motoristas.
Também é possível controlar a movimentação de entrada e saída de veículos administrativos e de serviço ou de visitantes.
Com o objetivo de evitar congestionamento no departamento de Portaria, também é possível efetuar o lançamento de entrada dos veículos não cadastrados, informando apenas a placa sem registro no cadastro.
Além disso, o controle de Portaria pode oferecer relatórios detalhados, contendo informações sobre a movimentação de pessoas e veículos, entre outras funcionalidades.
9. Como é feito o controle de abastecimentos e médias no Gestão de Frotas?
Nesta funcionalidade de controle de abastecimentos, além da possibilidade de efetuar os lançamentos manualmente, também temos integrações com operadoras de cartões.
As médias de abastecimentos são calculadas automaticamente no ato do lançamento do abastecimento do veículo considerando o KM atual e anterior do abastecimento.
Temos ainda a possibilidade de utilização de um APP, para registro dos lançamentos através do motorista ou frentista do posto interno, em que uma API permite que sejam aplicados filtros durante as requisições de busca. Sendo assim, caso a entidade consultada possua um parâmetro compatível a este processo, será possível realizar esta busca. Todas as nossas APIs são responsivas e não temos um serviço de retorno ativo por parte da Sankhya.
10. É possível controlar o combustível do posto interno através do Gestão de Frotas?
Sim, é possível controlar o estoque do posto interno através da integração com o Sankhya W.
11. O Gestão de Frotas possui um módulo de gestão de multas? Como ele funciona?
A funcionalidade registra as autuações, com todas as suas regras e datas limites de vencimento e registro de não conformidade junto ao órgão autuador.
É integrada ao módulo financeiro, gerando ainda a possibilidade de aprovação de valores de desconto do motorista terceiro ou de frota própria.
12. Como o sistema controla o KM das carretas?
Através da composição de veículos, atua no controle de Conjunto Logístico “Tracionador” e “reboque”. Também tem interações com o TMS e Gestão de Pneus e atua no controle de KM rodado da carreta, acumulando o KM enquanto a carreta estiver alocada no tracionador.
13. Existe a possibilidade de controlar os veículos por responsável na utilização, efetuando a troca de motorista?
Sim. Através da tela de composição de veículos, o inspetor de frotas pode efetuar a troca de motoristas entre equipamentos, desta forma o sistema gera um log de movimentação e troca de veículo permitindo ao gestor acompanhar a utilização de veículos por motoristas.
14. É possível controlar o grupo de veículos por coordenadores, supervisores, analistas de logística ou gestores de frota?
Sim. Através da tela de composição de veículos, é possível definir o responsável por um determinado grupo de veículos.
15. Como é feito o controle de pneus no Gestão de Frotas?
O controle de pneus no Gestão de Frotas é gerido pela funcionalidade de Movimentação de Pneus. Esta funcionalidade é integrada ao cadastro de veículos e tipo de chassis e ao cadastro de pneus.
A tela de movimentação de pneus também é integrada ao módulo de Compras e Estoque, existindo a possibilidade de enviar pneus para sucata, ressolagem ou retorno para o estoque.
O controle de quilometragem rodada de cada vida dos pneus é atualizada de forma cumulativa e registrada conforme movimentação de cada posição de pneus.
Na tela de Movimentação de Pneus, é possível registrar ocorrências de não conformidades, medição de sulcos e pressão.
16. A Gestão de Pneus é integrada ao Compras?
Sim, o controle de pneus é integrado à gestão de compras e gestão do estoque do ERP Sankhya.
Ao efetuar a entrada da nota fiscal, é exigido o registro dos números de fogo e confirmada a entrada no estoque.
17. Como é feito o controle de número de fogo no Gestão de Frotas?
No ato da entrada da nota fiscal, é exigido o registro dos números de fogo considerando que o conferente de mercadorias já tenha definido o número de identificação dos pneus junto a inspetor de frota, o mesmo repassa as informações ao comprador para que o mesmo efetue o lançamento juntamente com a NF de compra.
No sistema, ao entrar com os dados utilizando um layout específico para o lançamento da NF de Compra, será exigido o número de Fogo dos Pneus declarados para estoque e relacionados a suas quantidades de compra.
18. É possível gerar planos de alinhamento e calibragens dos pneus?
Através do plano de manutenção, é possível efetuar o registro de um plano de calibragens de pneus e alinhamento do veículo de forma periódica. Desta forma o sistema automaticamente gera uma Ordem de Serviço para execução das atividades de revisão pela oficina.
19. Consigo gerar um checklist no Gestão de Frotas?
Sim. Através da tela de checklist, é possível registrar a vistoria eletrônica do conjunto, que também pode ser integrada ao TMS, com a possibilidade de efetuar a abertura de uma Ordem de Serviço interna.
20. Quais tipos de ordens de serviço existem no Gestão de Frotas?
Os tipos de Ordens de Serviço podem ser classificadas como preventivas, corretivas e de socorro.
Na tela de Ordem de Serviço, é possível registrar todas as necessidades de manutenções preventivas e corretivas. Também é possível gerar automaticamente ordem de serviço de acordo com o vencimento de um Plano de Manutenção Preventiva.
No Gestão de Frotas, é possível registrar os planos de manutenção preventiva, categorizando as configurações de execuções periódicas e vinculando os equipamentos e os veículos da frota a estes planos.
O usuário pode agendar as revisões por KM, por tempo ou de forma híbrida, gerando alertas de vencimento por e-mail aos gestores.
21. O Gestão de Frotas possui algum controle de documentação de veículos?
Sim, é possível registrar o lançamento de documentos que têm a necessidade de controle de validade ou vencimento.
Alguns exemplos de documentos: CNH, RENAVAM, ANTT, Contratos, Apólices e Certificados.
22. O Gestão de Frotas possui algum módulo de integração via API?
Sim, aliado ao Gestão de Frotas, temos várias integrações implementadas junto aos nossos parceiros de serviços.
Alguns deles já estão atuando de forma nativa no Gestão de Frotas, bastando efetuar a autenticação via API.
Conclusão
Em um mundo em que a otimização e a eficiência ditam o ritmo dos negócios, a gestão de frotas se revela como um elemento crucial para impulsionar o sucesso das operações empresariais.
Através da coordenação estratégica de veículos, manutenção, motoristas e rotas, as empresas podem reduzir custos, aumentar a produtividade e elevar a segurança e a sustentabilidade das operações.
Com centralização de dados, automação de processos, monitoramento em tempo real e análise de dados avançada proporcionadas pelo ERP Sankhya, a gestão de frotas se torna mais eficiente.
Não perca a oportunidade de otimizar suas operações, reduzir custos e alcançar novos níveis de excelência. Entre em contato conosco hoje mesmo e teste nosso ERP para uma gestão de frotas mais eficiente e estratégica. Sua frota merece o melhor e nós estamos aqui para proporcionar isso.
